Asambleas de los Estados miembros de la OMPI: Sexagésima cuarta serie de reuniones

Participación presencial

Acceso a la OMPI

• La entrada pedestre al recinto de la OMPI se efectuará por el Centro de Acceso a la OMPI, situado en el número 34 del chemin des Colombettes (fachada norte del edificio AB de la OMPI).
• Para la entrada en vehículo, remítase a la sección “estacionamiento”.
• El acceso al recinto de la OMPI y la presencia en el mismo se limitará a quienes tengan el pase de admisión. Los delegados deberán mostrar sus pases en los puntos de entrada y, dado que el acceso es objeto de un control muy riguroso durante las reuniones de las Asambleas, deberán tenerlos a la vista en todo momento.
• Los edificios de la OMPI están habilitados para el acceso de personas con movilidad reducida. Se permite el acceso de perros guía para las personas con discapacidad visual. La sala de conferencias de la OMPI es accesible para sillas de ruedas y está equipada con la tecnología de bucle de inducción de audiofrecuencia. Puede solicitarse información o asistencia al equipo de reuniones.
• Durante la permanencia en los locales de la OMPI, se ruega adoptar las medidas sanitarias y de seguridad vigentes.

Pases de admisión

• Los delegados de las misiones permanentes con sede en Ginebra que ya tengan un pase válido de las Naciones Unidas con fotografía pueden utilizarlo junto con el pase de admisión a las Asambleas.
• Los delegados que no residan en Ginebra recibirán pases de admisión a las Asambleas, a los que se incorporará una fotografía. Dichos delegados deben transmitir fotografías en formato JPEG (tamaño: 2 x 2 pulgadas [51 x 51 mm], imagen digital cuadrangular con una resolución mínima de 600 x 600 píxeles o imagen escaneada con una resolución de 300 píxeles por pulgada). Las fotografías deben mostrar el rostro completo y se deben tomar mirando directamente a la cámara sobre un fondo blanco o claro. Se aceptan fotografías tomadas con teléfonos inteligentes. Al enviar las fotografías, también deben proporcionarse el nombre y el número de confirmación de la inscripción de los participantes inscritos con antelación, con el fin agilizar la recogida in situ de los pases de admisión, especialmente en la mañana de apertura de las reuniones. 
• Los pases de admisión a las Asambleas pueden recogerse los días siguientes:
• Lunes 3 de julio de 2023, de las 13:30 a las 18:30
• Martes 4 de julio de 2023, de las 13:30 a las 18:30
• Miércoles 5 de julio de 2023, de las 13:30 a las 18:30
  • Póngase en contacto con el equipo de reuniones

Participación a distancia

• Los delegados que no asistan en persona podrán seguir por Internet la transmisión en directo de las deliberaciones de las Asambleas, ya sea mediante la difusión en directo por Internet o mediante la plataforma de participación a distancia por Internet (“plataforma de Internet”).
• Guía para participar en reuniones híbridas

Página web de la OMPI dedicada a reuniones virtuales e híbridas

• Los delegados que quieran tomar la palabra a distancia deberán conectarse a través de la plataforma de Internet. Los delegados a distancia que se hayan inscrito serán contactados individualmente en relación con las modalidades técnicas. Se recomienda encarecidamente familiarizarse con la plataforma antes de utilizarla
• Para aquellos delegados que no tengan previsto hacer uso de la palabra, la difusión por Internet es la forma más sencilla de seguir las deliberaciones, ya que es de fácil acceso y no requiere ningún proceso de autenticación, preparación o prueba de conectividad previo a la reunión. La difusión por Internet está disponible en todos los idiomas de las Naciones Unidas.

Inscripción de delegados/delegadas y credenciales

• Como se indica en la circular de invitación C. N 4126 enviada el viernes, 16 de diciembre de 2022 a los miembros y observadores acreditados ante la OMPI, se solicita a todos los delegados que se inscriban por Internet antes del 22 de junio de 2023, incluidos los radicados en Ginebra.
• Debe rellenarse el formulario de inscripción por Internet, tanto si se participa en persona como a distancia a través de la plataforma de Internet. Como de costumbre, los delegados/delegadas que únicamente tengan previsto seguir los debates por Internet no necesitan inscribirse.
• Para rellenar el formulario de inscripción por Internet es necesario presentar las credenciales Estas consistirán en una nota verbal con fecha y firma o sello, una carta oficial o un documento expedido por la autoridad competente de un Estado miembro u organización observadora acreditada ante la OMPI, por el que se designe al delegado para asistir a las Asambleas de la OMPI en nombre de dicho Estado miembro u organización observadora.
• El código de seguridad para la inscripción por Internet, que se proporcionó en la circular C. N 4126 de 16 de diciembre de 2022, excepcionalmente también puede obtenerse por medio de la dirección de correo assemblies.registration@wipo.int.
• Una vez hecha la inscripción por Internet, cada delegado recibirá por correo electrónico un número que confirma su inscripción en las Asambleas. Posteriormente, la Secretaría verificará todas las inscripciones y, de ser necesario, se pondrá en contacto con los participantes inscritos (por ejemplo, en caso de que sea necesario despejar dudas sobre las credenciales).
• Las preguntas o comentarios sobre el procedimiento de inscripción por Internet deberán dirigirse a assemblies.registration@wipo.int.
• Las organizaciones deben gozar de la condición de observador ante la OMPI para que sus representantes puedan inscribirse en las reuniones. En el sitio web de la OMPI se indica el procedimiento para que las organizaciones soliciten la condición de observador.

Financiación de los delegados de los Estados miembros de las Uniones del PCT y de Madrid

Solicitud de financiación

• En las circulares M 1522 y C. PCT 1651 enviadas el 6 de marzo de 2023 (así como en los Anexos I y II) se brinda toda la información necesaria para los delegados que reciban financiación. Puesto que solo se puede financiar la participación de un delegado de cada miembro de cada Unión (PCT o Madrid), se invita a los miembros a remitir únicamente un formulario de designación por cada Unión, y a hacerlo antes de las 17:00 horas del 6 de junio de 2023.

Gastos de viaje y dietas

• Los delegados que reciban financiación podrán presentarse en el mostrador de finanzas y solicitar el pago de sus dietas mediante transferencia bancaria o, si lo prefieren, recoger una orden de pago. El mostrador de finanzas estará situado en el vestíbulo del edificio AB de la OMPI, cerca de la sala de conferencias de la OMPI, y estará abierto el jueves 6 de julio de 2023, de las 8.00 a las 16.30 horas, y el viernes 7 de julio de 2023, de las 8.00 a las 16.30 horas. Posteriormente, se podrá contactar con los siguientes miembros del personal de la OMPI: Sra. Sylvia Moita (Tel: +41 22 338 9730), Sra. Eve Duperthuy (Tel: +41 22 338 9747) y Sra. Elvira Roka (Tel: +41 22 338 7245).

Partida anticipada e imprevista

• Si un delegado que ha recibido financiación debe partir de forma imprevista, deberá informar inmediatamente a la Secretaría de la OMPI por correo electrónico o por teléfono (+41 22 338 7237). Se tomarán las medidas necesarias para facilitar los trámites a fin de que el delegado pueda reembolsar antes de irse las dietas recibidas en exceso, evitando de ese modo la carga administrativa que implica la transferencia de importes desde el lugar de residencia.
• Es posible realizar cambios en el billete por partida anticipada u otras razones siempre que los haya adquirido o emitido la OMPI por medio de su agencia de viajes, Carlson Wagonlit Travel (CWT). Se deberá abonar la diferencia de tarifa, para lo que deberá proporcionarse un número de tarjeta de crédito. Se invita a los viajeros a llamar al número +41 22 338 7800 o a enviar un correo electrónico a CWT. También pueden ponerse en contacto con la Sección de Gestión de Viajes y Misiones tms@wipo.int +41 22 338 9050 y con el equipo de las Asambleas (Sra. Martha Dorthe) – Tel: +41 22 338 7237) para recibir asistencia.

Procedimiento de las sesiones y método de trabajo

Horario de las sesiones: de las 10.00 a las 13.00 horas y de las 15.00 a las 18.00 horas.

Los delegados miembros y los representantes de las organizaciones observadoras acreditadas pueden participar en las Asambleas de forma presencial o a distancia.

Declaraciones generales

Se insta a las delegaciones que deseen intervenir en el punto 5 del orden del día, relativo a las “declaraciones generales”, a que envíen sus peticiones con antelación al equipo de las Asambleas. La lista de oradores se elaborará por orden de petición de palabra, que estará determinado por la fecha de presentación de las peticiones a la Secretaría.

Se recuerda que en las peticiones de palabra se debe especificar si la declaración oral de un grupo o delegación será pronunciada:

• por un delegado de manera presencial;
• en directo por medio de la plataforma de Internet; o
• mediante una declaración grabada previamente, que se enviará por adelantado.

Las normas aplicables a las declaraciones generales y los mensajes grabados previamente son las siguientes:

• Las declaraciones generales pronunciadas oralmente deben durar tres minutos (aproximadamente 390 a 480 palabras como máximo, leídas a una velocidad que permita una interpretación precisa) si las pronuncian ministros en nombre de los Estados miembros o los coordinadores de grupo en nombre de sus miembros; menos de dos minutos (aproximadamente 260 a 320 palabras) si las pronuncian los delegados de los Estados miembros, y menos de un minuto (aproximadamente 130 a 160 palabras) si las pronuncian los observadores. Se observará estrictamente el tiempo asignado y con ese fin se contará con un sistema de señalización.
• En aras de la eficiencia, se invita a los delegados que quieran hacer uso de la palabra a que reduzcan al mínimo las fórmulas de cortesía y aborden sin mayor dilación el contenido sustantivo de su declaración. Por otra parte, se insta a los delegados de los Estados miembros a que no se refieran a las posturas expuestas por sus respectivos coordinadores de grupo ni que las repitan, ya que se entiende que tales posturas representan la opinión de todos los miembros del grupo.
• Si una delegación no tuviera tiempo de exponer oralmente una declaración a un ritmo que permita realizar una interpretación precisa, podrá pronunciar una declaración resumida y presentar la versión íntegra por escrito al equipo de las Asambleas A fin de ganar tiempo, las delegaciones podrán asimismo optar por presentar la versión íntegra de su declaración por escrito y no exponerla oralmente.
• Las declaraciones generales presentadas a la Secretaría por escrito o mediante un video grabado previamente se publicarán también en una página especial del sitio web de la OMPI. Todas las declaraciones, incluidas las que no hayan sido expuestas oralmente, se reproducirán íntegramente en el informe.
• Las declaraciones grabadas previamente deben enviarse en un formato de pantalla ancha (16/9) (no un “autorretrato” vertical) utilizando archivos MOV o MP4 con una calidad mínima de 720 p o, todavía mejor, de 1080 p. Se debe mirar hacia el objetivo de la cámara y dirigirse a él al hablar. El nivel de audio debe alcanzar al menos -6 dB y no superar los 0 dB. Los archivos grabados deben ser transferidos antes del 30 de junio de 2023 al equipo de las Asambleas y a la Unidad de Audio y Video mediante Wetransfer.com junto con una copia escrita de la declaración en el idioma original de las Naciones Unidas y, si es posible, en inglés. Toda pregunta técnica relativa a las declaraciones grabadas puede dirigirse a la Unidad de Audio y Video.

Informe de la reunión

Para facilitar la elaboración del informe de la reunión y dejar plena y perfecta constancia de todas las intervenciones, se pide a las delegaciones que presenten una versión escrita de las declaraciones que hayan preparado por vía electrónica y tan pronto como les sea posible tras su exposición oral, preferiblemente el mismo día, y a más tardar el 14 de julio de 2023 al equipo de las Asambleas.

Interpretación

En las sesiones plenarias se dispondrá de servicios de interpretación simultánea en español, árabe, chino, francés, inglés y ruso, así como del portugués a los otros seis idiomas.

Los textos escritos de las declaraciones orales (incluso en forma de borrador) deben ponerse a disposición de los intérpretes, antes de ser pronunciadas, para facilitarles la transmisión exacta del mensaje de los delegados. Ello resulta particularmente importante para las declaraciones largas, las intervenciones leídas o las formuladas a distancia mediante la plataforma en línea de la OMPI. Todo material de interpretación se tratará de forma confidencial y se cotejará con la exposición de los oradores.

Calidad de sonido

Para garantizar una mejor calidad de sonido de las intervenciones leídas o realizadas a distancia, se recomienda a los delegados que utilicen auriculares con cable con un micrófono incorporado.

Declaraciones

Se ruega enviar al equipo de las Asambleas los textos escritos de las declaraciones orales, para que puedan publicarse en el sitio web de la OMPI después de efectuarse, (se ruega indicar “Check Against Delivery”).

Reserva de salas

• Para reservar salas de reuniones, los coordinadores de los grupos regionales deben ponerse en contacto con el equipo de reuniones y se les comunicará con antelación las salas asignadas.
• Se ruega a los coordinadores de los grupos regionales que informen con antelación al equipo de reuniones sobre el programa de reuniones previsto por cada grupo.
• Las necesidades de interpretación deben comunicarse cuanto antes y a más tardar a las 10.30 horas para las reuniones que se vayan a celebrar la tarde de ese día y a las 16.00 horas para las reuniones que se vayan a celebrar a la mañana siguiente. Las reuniones de grupos que hayan sido confirmadas se anunciarán en las pantallas electrónicas situadas a la entrada de las salas de reunión y conferencias

Reuniones bilaterales

• Para las reuniones bilaterales la OMPI dispone de un número muy limitado de salas. Lamentamos que solo se puedan organizar reuniones bilaterales presenciales (sin conexión híbrida ni a distancia). Las solicitudes de reserva de salas en la OMPI deberán enviarse al equipo de reuniones. Las salas se adjudicarán en función de la disponibilidad general, proceso que se iniciará a partir del 8 de junio de 2023. En interés de todas las delegaciones y habida cuenta del número limitado de locales, no se permitirá bloquear, por un período extenso, una sala específica.
• También será posible dirigirse al personal de las salas de conferencias para hacer reservas de última hora.

Documentación

La información y documentación correspondientes a las Asambleas de la OMPI están disponibles en Internet.

Como contribución al respeto del medio ambiente en las reuniones, los documentos de las Asambleas se publican en el sitio web de la OMPI, desde donde pueden descargarse. Todos los documentos están disponibles en español, árabe, chino, francés, inglés y ruso, y se facilitan en formato accesible para las personas con dificultades para acceder al texto impreso. Tomen nota de que no se distribuirán documentos en las salas de reuniones. Se pide a los delegados que traigan copias impresas previamente o que utilicen computadoras/dispositivos portátiles.

Lista de participantes

• El primer día de las Asambleas se publicará una lista provisional de participantes, que incluirá las inscripciones recibidas por Internet hasta las 17.00 horas del viernes 23 de junio de 2023.
• Las inscripciones realizadas por Internet después de ese plazo se reflejarán en la lista definitiva de participantes, que se publicará después de las Asambleas.

Información de interés para los delegados

La OMPI y las delegaciones organizarán varios talleres o seminarios, exposiciones y recepciones paralelamente a la celebración de las Asambleas. Se facilitará información sobre dichas actividades en el sitio web.

Medios de comunicación y prensa

Se invita a los periodistas que deseen informar de las Asambleas y que no tengan la acreditación de las NN.UU. a que soliciten la acreditación de la OMPI para los medios de comunicación. Todos los periodistas que soliciten acreditación deberán demostrar que representan a medios de comunicación reconocidos, conforme a las normas establecidas por las Naciones Unidas. Los periodistas deberán presentar sus solicitudes de acreditación por correo electrónico antes del 23 de junio de 2023 a los oficiales de prensa de la OMPI con el membrete del medio al que pertenezcan.

Durante las Asambleas, los oficiales de prensa de la OMPI se complacerán en atender las peticiones a ese respecto (publicinf.mail@wipo.int; Tel: +41 22 338 8161 y +41 22 338 7224). Las delegaciones que deseen enviar sus declaraciones a la prensa podrán entregárselas a los oficiales de prensa o al personal del Servicio de Conferencias de la OMPI en la sala de plenarias.

Estacionamiento

• El estacionamiento de la OMPI, situado en el número 34 del chemin des Colombettes, es accesible para los vehículos de las misiones permanentes previamente acreditados que dispongan de un pase magnético de acceso a la OMPI.
• Los delegados pueden estacionar por orden de llegada en el área reservada para ellos (estacionamiento D, piso amarillo, niveles -2 y -3).
• Los vehículos que no estén previamente acreditados pueden estacionar en el aparcamiento público Parking des Nations, muy cerca de la OMPI.

Nota importante: Está estrictamente prohibido estacionar al exterior del Centro de Acceso de la OMPI.

Cafeterías y servicios de restauración

• Cada día, se ofrecerá gratuitamente a los delegados té y café durante las sesiones de la mañana y de la tarde en el vestíbulo de la sala de conferencias.
• Hay máquinas expendedoras en el piso 13.º y en el primer piso subterráneo (-1) del edificio AB de la OMPI.
• Se dispone de distribuidores de agua potable en varios lugares de los edificios de la OMPI, en salas y corredores.
• La cafetería de la OMPI, situada en el edificio NB, estará abierta en horario continuo de las 8.00 a las 17.00 horas, con servicio de desayuno a partir de las 8.00 horas y de almuerzo de las 12.00 a las 14.30 horas, y ofrece una gran variedad de platos, platos vegetarianos, ensaladas y comida para llevar.
• Para las personas con movilidad reducida, hay bandejas con ruedas disponibles a la derecha de la entrada de la cafetería.

Sitio web y difusión de reuniones por Internet

Las sesiones se difundirán por Internet en español, árabe, chino, francés, inglés y ruso. Después de las Asambleas, la difusión por Internet estará disponible en forma de videos a la carta.

Conexión inalámbrica a Internet (wifi)

Se dispone de conexión inalámbrica a Internet gratuita. Los delegados recibirán el código de acceso en el mostrador de inscripción de la OMPI. En la sala de sesiones plenarias, las mesas están provistas de enchufes eléctricos.

Teléfono

Los teléfonos móviles deberán permanecer en modo “silencio” durante las reuniones.

Otras cuestiones

Se desaconseja a los delegados que lleven equipaje a la OMPI y se les recomienda que vigilen sus pertenencias en todo momento. Para los objetos perdidos deberán dirigirse al Centro de Acceso a la OMPI (tel. +41 22 338 9338 o +41 22 338 7219).

Centro de Contacto de la OMPI

El Centro de Contacto de la OMPI está a disposición de los delegados para atender consultas de carácter general y puede facilitarles el contacto directo con el personal de la OMPI si así lo solicitan.

Tel: +41 22 338 9111 (de las 9.00 a las 18.00 horas, de lunes a viernes)

Correo electrónico: contact.center@wipo.int

Centro de Conocimiento de la OMPI

El fondo de libros y publicaciones periódicas tanto en papel como en formato electrónico de la colección del Centro de Conocimiento de la OMPI, situado en el edificio nuevo (edificio NB), abarca todos los aspectos de la propiedad intelectual. En el repositorio de conocimientos pueden consultarse los títulos disponibles en la colección.

• Abierto de lunes a viernes, de las 8:00 a las 18:00 horas.
• Tel: +41 22 338 8573
• Correo electrónico: library.wkc@wipo.int

Fotógrafo de la OMPI

Al igual que en años anteriores, el fotógrafo oficial de la OMPI estará presente durante las Asambleas para fotografiar a los delegados y publicar las fotografías en el sitio Flickr de la OMPI de acuerdo con la licencia Creative Commons CC BY-NC-ND 3.0 IGO. Los delegados que prefieran no ser fotografiados pueden señalarlo al fotógrafo durante las Asambleas. Por otra parte, se puede hacer retirar una fotografía del sitio Flickr si se envía un correo electrónico a photos@wipo.int.

Seguros

Todos los delegados están cubiertos por los seguros de la OMPI de accidentes y de atención médica urgente en caso de enfermedad durante las Asambleas.

Atención médica

• Servicio Médico de la OMPI
• Abierto de lunes a viernes de las 08.30 a las 18.00 horas.
• Tel: +41 22 338 8000
• Ubicación: Planta baja del edificio GBI (a la derecha del vestíbulo del edificio AB de la OMPI, después de la recepción del Centro de Acceso).

Para solicitar asistencia urgente en la sede de la OMPI fuera del horario de apertura del Servicio Médico, se debe llamar al número +41 22 338 9999 desde un teléfono móvil (disponible las 24 horas del día, todos los días de la semana).

Mostrador de información para los delegados

El CAGI presta apoyo a los delegados que asisten a conferencias de organizaciones internacionales en Ginebra. Los representantes del CAGI estarán disponibles en la OMPI durante las Asambleas en el mostrador de información para delegados para proporcionar información sobre las salas de reunión, la ciudad de Ginebra y los servicios del CAGI.

Datos de contacto

• Inscripción:
• Tel: +41 22 338 9862
• Correo electrónico: assemblies.registration@wipo.int
• Tel: +41 22 338 7242
• Correo electrónico: meetings@wipo.int

Financiación de los delegados de las Uniones del PCT y Madrid:

• Tel: +41 22 338 7237
• Correo electrónico: assemblies.financing@wipo.int

Documentación:

• Tel: +41 22 338 9593
• Tel: +41 22 338 9862
• Correo electrónico: assemblies@wipo.int

Reserva de locales y salas:

• Correo electrónico: meetings@wipo.int

Internet y cuestiones informáticas:

• Tel: +41 22 338 8574
• Correo electrónico: helpdesk@wipo.int

Otros asuntos:

• Tel: +41 22 338 9862
• Tel: +41 22 338 8718
• Correo electrónico: assemblies@wipo.int