Bureau du médiateur
Le Bureau du médiateur offre une aide confidentielle, neutre, indépendante et informelle à tous les membres du personnel de l'OMPI confrontés à des problèmes d'ordre professionnel ou ayant une incidence sur leurs activités professionnelles. Le médiateur joue un rôle dans la prévention des différends et le rétablissement de relations de travail paisibles, et propose une solution interne remplaçant avantageusement les modes officiels de traitement des plaintes.
Le médiateur préconise une application juste et équitable des procédures et offre un large éventail de services de règlement des différends adaptés aux besoins, et s'attache à trouver des solutions amiables et durables, mutuellement satisfaisantes, et à promouvoir des principes et valeurs de respect sur le lieu de travail. Le médiateur est tenu à une stricte confidentialité et ne peut révéler l'identité d'une personne ou prendre des mesures sans le consentement préalable de la personne concernée. Il n'est pas obligé de témoigner dans le cadre d'une procédure officielle ou de révéler des informations confidentielles. Il ne tient pas de dossiers officiels et toute communication avec le médiateur reste strictement confidentielle. Le Bureau du médiateur ne reçoit pas de plaintes contre l'Organisation et ne mène pas d'enquêtes. Et enfin, il ne se substitue pas aux canaux formels
Travaillant de manière indépendante, le médiateur rend compte directement au Directeur général de l'OMPI. Le médiateur n'exerce aucune fonction de gestion et ne peut ni édicter ni modifier une mesure, ou imposer une solution donnée, mais il recense les tendances et les risques systémiques qui aideront les responsables à prendre en connaissance de cause des décisions en matière de politique et de gestion pouvant contribuer à assurer des conditions de travail plus respectueuses et harmonieuses. À la fin de chaque année civile, le médiateur présente un rapport annuel contenant des statistiques générales sur le nombre de dossiers traités, une analyse des tendances et des recommandations pour l'avenir.
Le médiateur de l'OMPI exerce ses fonctions conformément au Code de déontologie et aux normes applicables à l'exercice de la profession définis par l'Association internationale des ombudsmans
Nos activités comprennent les aspects suivants:
Écoute impartiale et active
Tout au long du processus de consultation, le médiateur reste à l'écoute de manière impartiale et active. L'expérience a démontré que le fait de pouvoir discuter ouvertement des problèmes permet de se faire une idée précise des intérêts et besoins de fond.
Évaluer les options disponibles
Le médiateur et la personne sollicitant ses services examinent conjointement les différents éléments constitutifs du différend. Des options sont étudiées quant à la meilleure manière d'aborder ces problèmes, les avantages et les inconvénients respectifs de chaque élément étant évalués. S'inscrire dans une nouvelle perspective et considérer les problèmes sous un autre angle peuvent permettre d'aller de l'avant.
Communiquer des informations et donner des orientations
Le médiateur peut fournir des conseils sur les politiques, règles et procédures en vigueur ou sur les points d'accès permettant d'obtenir des conseils spécialisés sur des questions administratives ou juridiques. Selon la nature de l'affaire, la personne souhaitant faire appel aux services du médiateur peut aussi être orientée vers d'autres ressources internes ou externes susceptibles de lui fournir une aide appropriée.
Enquête officieuse
Le médiateur ne mène pas une enquête officielle. Toutefois, il lui est souvent demandé de se pencher sur un cas particulier et de pousser plus loin les recherches. Dans le cadre d'une enquête officieuse, le médiateur examine les dispositions réglementaires, légales ou administratives, ou établit les faits à l'origine d'une situation donnée. Cela peut impliquer des échanges avec les supérieurs hiérarchiques, le Département de la gestion des ressources humaines et d'autres services de l'Organisation.
Formation à la gestion des différends
Aider les personnes à s'aider elles-mêmes peut être, dans certains cas, le mode d'action choisi.
Les membres du personnel peuvent bénéficier d'une formation susceptible de les aider à rétablir le dialogue avec un collègue ou un supérieur hiérarchique ou à aborder un problème d'une manière différente. Cette formation peut prendre la forme d'un jeu de rôles, par exemple, ou de conseils relatifs à des stratégies de communication non violente et des techniques d'écriture constructive.
Diplomatie de la navette
Dans certains cas, le médiateur peut faire la navette entre les différentes parties, transmettant des informations et des retours d'information, afin de régler un problème précis. La diplomatie de la navette peut être mise en œuvre lorsque la communication entre les parties a été interrompue ou lorsque le règlement d'un problème nécessite une approche progressive en vue d'obtenir le résultat souhaité. Elle peut aussi être utile pour préparer le terrain en vue d'une rencontre entre les parties.
Médiation
À la demande, et si nécessaire, le médiateur peut faciliter la mise en place d'un processus structuré de communication entre les parties et les aider à trouver des solutions concertées ou à améliorer leurs relations de travail.
Retour d'information
Grâce aux échanges avec les personnes faisant appel à ses services et à une évaluation approfondie des différents problèmes posés au fil du temps, le médiateur détermine l'évolution générale et formule des recommandations à l'intention du Directeur général et aux autres administrateurs concernés au sujet des améliorations à apporter aux politiques et pratiques en vue d'assurer des conditions de travail plus respectueuses et harmonieuses.