Assemblées des États membres de l’OMPI: Soixante-deuxième série de réunions

Participation physique

Accès à l’OMPI et mesures de santé et de sécurité liées à la pandémie de COVID‑19

• Pour les piétons, l’entrée sur le site de l’OMPI se fera par le Centre d’accès de l’OMPI au 34 chemin des Colombettes (côté nord du bâtiment AB de l’OMPI).
• Pour l’accès en véhicule, veuillez consulter la section “stationnement” ci‑après.
• L’accès au site de l’OMPI et la présence des délégués sur place seront limités aux titulaires d’un badge ainsi qu’à un maximum de deux délégués par délégation à tout moment.  Les délégués devront présenter leur badge aux points d’entrée et, étant donné que l’accès sera strictement contrôlé durant les assemblées, ils devront le porter en permanence de manière visible.
• Tous les locaux de l’OMPI sont accessibles aux personnes à mobilité réduite.  Les personnes malvoyantes peuvent être accompagnées de leur chien guide.  La salle de conférence de l’OMPI est accessible aux fauteuils roulants et est équipée d’un système audio à boucle d’induction.
• Les demandes d’informations ou d’assistance peuvent être adressées par courrier électronique à meetings@wipo.int ou par téléphone au +41 22 338 7107.
• Au moins deux sièges par délégation (sous réserve de la confirmation du nombre définitif de délégués présents physiquement sur le site de l’OMPI) seront octroyés dans la salle de conférence de l’OMPI.
• Il sera possible de modifier la composition de la délégation uniquement pendant la pause déjeuner, et d’une journée à l’autre.
• Un maximum de deux billets seront préalablement remis à chaque délégation, à raison de deux pour la séance du matin et de deux pour la séance de l’après‑midi.  Ces billets peuvent être retirés au comptoir d’enregistrement du Centre d’accès de l’OMPI et seront nécessaires pour pénétrer dans les locaux de l’OMPI, en plus du badge nominatif.
• Conformément aux recommandations du Réseau des directeurs des services médicaux de l’ONU, tous les délégués et membres du personnel de l’OMPI présents sur le site de l’Organisation devront porter un masque à tout moment, excepté lorsqu’ils seront assis dans les cafétérias et lorsqu’ils prendront la parole.  Des masques seront mis à la disposition des délégués au besoin.
• Compte tenu des restrictions rigoureuses imposées aux voyageurs se rendant en Suisse, il est préférable que la représentation en personne soit assurée uniquement par les délégués en poste à Genève.

Badges de conférence

• Les délégués des missions permanentes établies à Genève possédant déjà un badge des Nations Unies valable (avec photographie) peuvent l’utiliser, accompagné du badge pour les assemblées.
• Les autres délégués se verront attribuer un badge des assemblées portant leur photographie.  Nous saurions gré à ces derniers de faire parvenir à l’adresse security.conferencebadging@wipo.int les photographies en format JPEG (taille : 2 x 2 pouces [51 x 51 mm], photographie numérique carrée d’au moins 600 x 600 pixels ou photographie numérisée d’une résolution de 300 pixels par pouce).  La photographie doit montrer l’intégralité du visage de face sur fond blanc ou blanc cassé.  Les photographies prises avec un smartphone peuvent être acceptées.  Il serait souhaitable de faire parvenir à l’avance les photographies des participants avec leur nom ou le numéro de confirmation de l’enregistrement, afin d’accélérer le retrait des badges sur place, en particulier le matin de l’ouverture de la réunion.
• Les badges de conférence peuvent être retirés
  
  • mercredi 29 septembre 2021, de 13 h 30 à 18 h 30;
  • jeudi 30 septembre 2021, de 13 h 30 à 18 h 30;
  • vendredi 1^eroctobre 2021, de 13 h 30 à 18 h 30;  et
  • lundi 4 octobre 2021, à partir de 7 h 45.
  • Vous êtes invités à prendre contact par téléphone au +41 22 338 9949 et au +41 22 338 9591, ou par courrier électronique à l’adresse meetings@wipo.int

Participation à distance

• Les délégués qui ne seront pas présents physiquement pourront suivre la retransmission des délibérations des assemblées en ligne et en direct, soit grâce à la retransmission en direct sur le Web, soit par l’intermédiaire de la plateforme de participation à distance en ligne (“plateforme en ligne”).
• Interprefy: Guide d’utilisation pour les délégués de l’OMPI

Réunions virtuelles et hybrides de l’OMPI

• Les délégués qui pourraient avoir besoin de prendre la parole à distance doivent se connecter par l’intermédiaire de la plateforme en ligne.  Les délégués enregistrés participant à distance seront contactés individuellement au sujet des modalités techniques.  Il est important de se familiariser avec la plateforme avant de l’utiliser.
• Pour tout délégué n’ayant pas l’intention de prendre la parole, la retransmission sur le Web est le moyen le plus simple de suivre les délibérations, car elle est facile d’accès et ne nécessite ni authentification, ni formation, ni test de connectivité avant la réunion.  La retransmission sur le Web sera disponible dans toutes les langues de l’ONU.

Enregistrement des délégués et accréditation

• Comme indiqué dans la circulaire d’invitation C. N 4062 envoyée le 21 avril 2021 aux États membres et aux organisations ayant le statut d’observateur accréditées auprès de l’OMPI, les délégués sont priés de s’enregistrer en ligne d’ici au 17 septembre 2021, y compris ceux en poste à Genève.
• Les délégués doivent remplir le formulaire d’enregistrement en ligne, qu’ils participent sur place ou à distance par l’intermédiaire de la plateforme en ligne.  Comme à l’accoutumée, les délégués qui prévoient de suivre les débats par l’intermédiaire de la diffusion sur le Web uniquement ne sont pas tenus de s’enregistrer.  Il est demandé aux délégués d’indiquer dans ce formulaire s’ils participeront sur place ou à distance par l’intermédiaire de la plateforme en ligne, et s’ils envisagent de prendre la parole.
• La procédure d’enregistrement au moyen du formulaire en ligne sera achevée lorsque les participants auront présenté leur lettre de créance.  La lettre de créance doit être une note verbale, une lettre officielle ou un document officiel daté et signé ou revêtu d’un timbre, émanant d’une autorité compétente d’un État membre ou d’une organisation ayant le statut d’observateur accréditée auprès de l’OMPI, désignant le délégué qui participera aux assemblées au nom de cet État membre ou de cette organisation ayant le statut d’observateur.
• Le code de sécurité pour l’enregistrement en ligne, figurant dans la circulaire C. N 4062 envoyée le 21 avril 2021, ne peut être obtenu que dans des cas exceptionnels à l’adresse assemblies.registration@wipo.int.
• Une fois enregistré en ligne, chaque délégué reçoit par voie électronique un numéro d’enregistrement confirmant l’enregistrement pour les assemblées.  Tous les enregistrements sont ensuite vérifiés par le Secrétariat, qui peut contacter individuellement un participant enregistré si nécessaire (en cas de questions relatives à la lettre de créance, par exemple).  Les délégués ayant indiqué qu’ils participeraient à distance recevront également des conseils supplémentaires et des instructions pour participer aux assemblées, ainsi qu’une invitation à une brève séance d’appui technique et à un test de connectivité avec un spécialiste technique avant la réunion.
• Les questions ou observations concernant l’enregistrement en ligne peuvent être envoyées par courrier électronique à l’adresse assemblies.registration@wipo.int.
• Les organisations doivent bénéficier du statut d’observateur à l’OMPI avant que les personnes qui les représentent puissent s’enregistrer.  Les procédures applicables aux organisations souhaitant demander le statut d’observateur sont disponibles sur le site Web de l’OMPI.

Déroulement des sessions et méthode de travail

Horaires des sessions : de 10 heures à 13 heures et de 15 heures à 18 heures.

Les délégués des différents pays membres pourront participer aux assemblées physiquement et en ligne.  Les représentants d’organisations ayant le statut d’observateur accréditées auprès de l’OMPI pourront participer uniquement en ligne.

Déclarations générales

Les délégations souhaitant prendre la parole au titre du point 5 de l’ordre du jour “Déclarations générales” sont invitées à envoyer leurs demandes avant le 27 septembre 2021 à l’adresse assemblies@wipo.int.  La liste des orateurs sera établie selon le principe du “premier arrivé, premier servi”, selon la date de présentation des demandes reçues par le Secrétariat (assemblies@wipo.int).

Il est rappelé que les demandes d’intervention doivent préciser si la déclaration orale d’un groupe ou d’une délégation sera prononcée :

• par un délégué sur place,
• en direct via la plateforme en ligne, ou
• sous la forme d’une déclaration préenregistrée (envoyée à l’avance).

Les règles applicables aux déclarations générales et aux déclarations préenregistrées sont les suivantes.

• Les déclarations générales orales doivent être prononcées en trois minutes si elles sont présentées par les ministres au nom de leurs États membres et par les coordonnateurs de groupe au nom de leurs membres (environ 390 à 480 mots lus à une vitesse permettant une interprétation précise), en deux minutes si elles sont présentées par les différents États membres (environ 260 à 320 mots), et en une minute (environ 130 à 160 mots) si elles sont présentées par des observateurs.  La limite de temps sera strictement appliquée et un système d’affichage sera mis en place afin d’aider les délégués à la respecter.

• Dans un souci d’efficacité, les délégués qui souhaitent prendre la parole sont priés de limiter autant que possible les formules de courtoisie, de manière à communiquer rapidement les éléments de fond de leur déclaration.  En outre, dans la mesure où les déclarations de groupe reflètent la position de tous les membres, nous encourageons chaque État membre à ne pas y faire référence et à ne pas répéter des positions déjà présentées par le coordonnateur de groupe.

• Si une déclaration ne peut pas être prononcée dans le temps imparti à un débit permettant d’assurer l’exactitude de l’interprétation, il convient de la résumer verbalement et de soumettre la version complète par écrit au Secrétariat assemblies@wipo.int.  Pour gagner du temps, les délégations qui le souhaitent peuvent également présenter l’intégralité de leur déclaration générale par écrit sans prendre la parole.

• Toutes les déclarations générales soumises au Secrétariat par écrit ou sous la forme d’une vidéo préenregistrée seront également publiées sur une page dédiée du site Web de l’OMPI.  Toutes les déclarations, y compris celles qui n’auront pas été présentées oralement, seront intégralement reproduites dans le rapport.

• Les déclarations préenregistrées doivent être transmises en format panoramique (16:9) (et non en format vertical de type “autoportrait”) dans un fichier MOV ou MP4 d’au moins 720 p, voire 1080p si possible.  L’orateur doit faire face à l’objectif lorsqu’il prononce sa déclaration.  Le niveau sonore doit être compris entre ‑6 dB et 0 dB.  Les fichiers enregistrés peuvent être envoyés à assemblies@wipo.int et av.support@wipo.int par Wetransfer.com, accompagnés d’une copie de la déclaration rédigée dans l’une des langues officielles de l’ONU et, le cas échéant, en anglais également.  Les questions techniques concernant les déclarations préenregistrées peuvent être envoyées par courrier électronique à l’adresse av.support@wipo.int.

Rapport de la réunion

Pour faciliter la rédaction du rapport de la réunion, afin que celui‑ci contienne un compte rendu le plus complet et précis possible de toutes les interventions, les délégations sont priées de soumettre une version écrite de toutes les déclarations qu’elles ont établies, dès que possible après les avoir prononcées, de préférence le jour même.  Les déclarations peuvent être soumises par courrier électronique à l’adresse assemblies@wipo.int.

Interprétation

Pendant les réunions plénières, l’interprétation simultanée sera assurée en français, anglais, arabe, chinois, espagnol et russe et à partir du portugais dans les six autres langues.

Un exemplaire du texte de toute déclaration orale (même sous forme provisoire) doit être envoyé à Mme Christina Fertis, cheffe de la Section de l’interprétation (christina.fertis@wipo.int), avant que la déclaration soit prononcée.  Ce point est particulièrement important pour les longues déclarations, ainsi que pour les interventions lues ou faites à distance par l’intermédiaire de la plateforme en ligne de l’OMPI.  Les délégués sont invités à utiliser un casque filaire avec microphone intégré afin de garantir la qualité sonore des interventions devant être interprétées.  Le texte des déclarations orales sera mis à la disposition des interprètes avant leur présentation afin d’aider ces derniers à transmettre fidèlement le message des délégués.  Les documents destinés à l’interprétation seront traités comme confidentiels, conservés en cabine et vérifiés à l’audition.

Si le texte d’une déclaration orale peut être publié sur le site Web de l’OMPI après avoir été prononcé, il peut aussi être envoyé à assemblies@wipo.int (avec la mention “Sous réserve de modifications”).

Réservation de salles

• Les coordonnateurs des groupes régionaux doivent adresser leur demande de réservation de salles par courrier électronique à meetings@wipo.int et seront informés au préalable des affectations de salles.
• Les coordonnateurs des groupes régionaux sont invités à communiquer par avance à l’équipe chargée des réunions le calendrier prévu des réunions de leur groupe (+41 22 338 7107;  meetings@wipo.int).
• Les besoins en matière d’interprétation doivent être communiqués aussitôt que possible et au plus tard à 10 h 30 pour les réunions de l’après‑midi et à 16 heures pour celles du lendemain matin (christina.fertis@wipo.int).  Les réunions de groupe confirmées seront annoncées sur les tableaux d’affichage électroniques de l’OMPI.

Documentation

Toutes les informations et la documentation relatives aux assemblées sont disponibles en ligne :

• Informations relatives aux assemblées
• Ordre du jour des assemblées et liens renvoyant aux documents relatifs aux différents points de l’ordre du jour

Les documents des assemblées sont publiés sur le site Web de l’OMPI où ils peuvent être téléchargés.  Tous les documents sont disponibles sur le site Web de l’OMPI en français, anglais, arabe, chinois, espagnol et russe ainsi qu’en format accessible à l’intention des délégués ayant des difficultés de lecture des textes imprimés.

Conformément aux mesures de santé et de sécurité liées à la COVID‑19, le comptoir des documents des services de conférence sera fermé et il n’y aura aucune distribution de documents dans les salles de réunion.  Les délégués sont priés de se rendre aux réunions avec leurs propres exemplaires des documents ou d’utiliser des ordinateurs/appareils portables.

Liste des participants

• Une liste provisoire des participants sera mise en ligne le premier jour des assemblées.  Elle sera établie à partir des enregistrements en ligne reçus jusqu’au vendredi 17 septembre 2021 à 17 heures.
• Les enregistrements en ligne soumis après la date limite pourraient ne pas être pris en considération dans la première liste provisoire des participants.

Informations à l'intention des délégués

Coordonnées utiles

• Enregistrement des délégués :

+41 22 338 9862
assemblies.registration@wipo.int

+41 22 338 9949

+41 22 338 9591
meetings@wipo.int

• Prise en charge des frais de participation des délégués de l’Union du PCT et de l’Union de Madrid :

+41 22 338 7237
assemblies.financing@wipo.int

• Documentation :

+41 22 338 9593

+41 22 338 9862
assemblies@wipo.int

• Locaux et réservation de salles :

+41 22 338 7107

+41 22 338 9196
meetings@wipo.int

• Questions relatives à l’Internet et à l’informatique :

+41 22 338 8574
helpdesk@wipo.int

• Autres questions :

+41 22 338 9862
assemblies@wipo.in

+41 22 338 8718

• Le parking de l’OMPI situé au 34 chemin des Colombettes est accessible aux véhicules des missions permanentes bénéficiant d’une autorisation préalable à l’aide du badge magnétique d’accès de l’OMPI.
• Les délégués peuvent garer leur véhicule sur les aires de stationnement leur étant réservées selon le principe du premier arrivé, premier servi (parking D, places marquées en jaune aux niveaux ‑2 et ‑3).
• Afin de pouvoir accéder au parking de l’OMPI, les délégués devront présenter leur billet pour la séance du matin ou de l’après‑midi en question.
• Les véhicules ne bénéficiant d’aucune autorisation préalable peuvent être garés au parking public situé Place des Nations, à proximité de l’OMPI.

Cafétérias, bar à café et restaurants

• Du thé et du café seront mis gratuitement à la disposition des délégués pendant les séances de la matinée et de l’après‑midi dans le hall de la salle de conférence.
• Des machines fonctionnant avec des pièces sont situées au 13^e étage et au niveau ‑1 du bâtiment AB de l’OMPI.
• Des fontaines à eau sont mises à disposition à différents endroits des bâtiments, salles et couloirs de l’OMPI.
• Les cafétérias de l’OMPI seront ouvertes, y compris pour le déjeuner.  Elles proposent un large choix de mets, notamment des plats végétariens et des plats à emporter.  Heures d’ouverture : de 8 heures à 9 h 30 et de midi à 14 h 30.
• Aux fins de traçage, les délégués utiliseront le lecteur de badges à l’entrée de la cafétéria du bâtiment NB.

Site Web et diffusion sur le Web

Les séances seront diffusées sur le Web en français, anglais, arabe, chinois, espagnol et russe.  À la fin des assemblées, les enregistrements pourront être visionnés à la demande pendant une durée maximum de 12 mois.  À l’issue de ce délai, les enregistrements seront archivés.

Internet sans fil (Wi‑Fi)

Une connexion Internet sans fil gratuite est disponible.  Le code d’accès sera communiqué aux délégués au comptoir d’enregistrement de l’OMPI.  Dans la salle de conférence plénière, chaque délégué dispose d’une table équipée de deux prises électriques.

Téléphone

Les téléphones portables doivent être mis en mode “silencieux” pendant les réunions.

Divers

Il n’est pas recommandé aux délégués d’apporter leurs bagages à l’OMPI;  en outre, les délégués sont invités à surveiller leurs effets personnels en permanence.  Toute question concernant les objets trouvés doit être adressée au Centre d’accès de l’OMPI (tél. : +41 22 338 9338 ou +41 22 338 7219 – 24 heures sur 24 et sept jours sur sept).

Centre de contact de l’OMPI

Le Centre de contact de l’OMPI est disponible de 8 heures à 18 heures pour répondre aux demandes d’informations générales et faciliter les réunions avec des fonctionnaires de l’OMPI.

+41 22 338 9111
contact.center@wipo.int

Centre de connaissances de l’OMPI

• Avec ses diverses monographies et revues aux formats papier et électronique, la collection du Centre de connaissances de l’OMPI, située dans le nouveau bâtiment (NB), couvre tous les aspects de la propriété intellectuelle.  Un répertoire des connaissances regroupe les titres disponibles dans la collection.  Une présentation virtuelle du Centre sera disponible en ligne.

Photographe de l’OMPI

Comme les années précédentes, le photographe officiel de l’OMPI sera présent au cours des assemblées pour prendre des photographies des délégués.  Ces photographies seront par la suite accessibles sur le site Flickr de l’OMPI sous une licence Creative Commons (CC BY‑NC‑ND 3.0 IGO).  Les délégués qui ne souhaitent pas être photographiés peuvent l’indiquer au photographe durant les assemblées.  Les photographies peuvent être retirées immédiatement du site Flickr sur simple demande à l’adresse photos@wipo.int.

Assurance

Pendant la durée des assemblées, tous les délégués seront couverts par une assurance de l’OMPI qui prend en charge les accidents et les soins médicaux urgents faisant suite à une maladie.

Installations médicales

• Service médical de l’OMPI

Horaires d’ouverture : du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 18 heures.
022 338 8000
Au rez‑de‑chaussée du bâtiment GBI (à droite du hall d’entrée du bâtiment AB de l’OMPI)

Pour toute assistance d’urgence requise au siège de l’OMPI en dehors des heures d’ouverture du Service médical, veuillez composer le 022 338 9999 depuis un téléphone portable (disponible 24 heures sur 24, sept jours sur sept).