Assemblées des États membres de l’OMPI: Soixante-troisième série de réunions

Participation physique

• Pour les piétons, l’entrée sur le site de l’OMPI se fera par le Centre d’accès de l’OMPI au 34 chemin des Colombettes (côté nord du bâtiment AB de l’OMPI).
• Pour l’accès en véhicule, veuillez consulter la section “stationnement” ci-après.
• L’accès au site de l’OMPI et la présence des délégués sur place seront limités aux titulaires d’un badge. Les délégués devront présenter leur badge aux points d’entrée et, étant donné que l’accès sera strictement contrôlé durant les assemblées, ils devront le porter en permanence de manière visible.
• Tous les locaux de l’OMPI sont accessibles aux personnes à mobilité réduite. Les personnes ayant une déficience visuelle peuvent être accompagnées de leur chien guide.  La salle de conférence de l’OMPI est accessible aux fauteuils roulants et est équipée d’un système audio à boucle d’induction.
• Les demandes d’informations ou d’assistance peuvent être adressées par courrier électronique à l’adresse meetings@wipo.int.
  • Dans les locaux de l’OMPI, veuillez suivre les mesures actuelles de lutte contre la COVID-19.

Badges de conférence

• Les délégués des missions permanentes établies à Genève possédant déjà un badge des Nations Unies valable (avec photographie) peuvent l’utiliser, accompagné du badge pour les assemblées.
• Les autres délégués se verront attribuer un badge des assemblées portant leur photographie.  Nous saurions gré à ces derniers de faire parvenir à l’adresse security.conferencebadging@wipo.int les photographies en format JPEG (taille : 2 x 2 pouces [51 x 51 mm], photographie numérique carrée d’au moins 600 x 600 pixels ou photographie numérisée d’une résolution de 300 pixels par pouce).  La photographie doit montrer l’intégralité du visage de face sur fond blanc ou blanc cassé.  Les photographies prises avec un smartphone peuvent être acceptées.  Il serait souhaitable de faire parvenir à l’avance les photographies des participants avec leur nom ou le numéro de confirmation de l’enregistrement, afin d’accélérer le retrait des badges sur place, en particulier le matin de l’ouverture de la réunion.
• Les badges de conférence peuvent être retirés :
• Lundi 11 juillet 2022, de 13 h 30 à 18 h 30.
• Mardi 12 juillet 2022, de 13 h 30 à 18 h 30
• Mercredi 13 juillet 2022, de 13 h 30 à 18 h 30.
• Jeudi 14 juillet 2022, de 8 heures à 17 heures.
  • Contact : meetings@wipo.int

Participation à distance

• Les délégués participant à distance pourront suivre la retransmission des délibérations des assemblées en ligne et en direct, soit grâce à la retransmission en direct sur le Web, soit par l’intermédiaire de la plateforme de participation à distance en ligne (“plateforme en ligne”).
• Guide d’utilisation d’Interprefy

Réunions virtuelles et hybrides de l’OMPI

• Les délégués qui pourraient avoir besoin de prendre la parole à distance doivent se connecter par l’intermédiaire de la plateforme en ligne. Les délégués enregistrés participant à distance seront contactés individuellement au sujet des modalités techniques.  Il est recommandé de se familiariser avec la plateforme auparavant.
• Pour les délégués n’ayant pas l’intention de prendre la parole, la retransmission sur le Web est le moyen le plus simple de suivre les délibérations, car elle est facile d’accès et ne nécessite ni authentification, ni formation, ni test de connectivité avant la réunion.  La retransmission sur le Web sera disponible dans toutes les langues de l’ONU.

Enregistrement des délégués et accréditation

• Comme indiqué dans la circulaire d’invitation C. N 4092 envoyée le 15 décembre 2021 aux États membres et aux organisations ayant le statut d’observateur accréditées auprès de l’OMPI, les délégués sont priés de s’enregistrer en ligne d’ici au 1^erjuillet 2022, y compris ceux en poste à Genève.
• Les délégués doivent remplir le formulaire d’enregistrement en ligne, qu’ils participent sur place ou à distance par l’intermédiaire de la plateforme en ligne. Comme à l’accoutumée, les délégués qui prévoient de suivre les débats par l’intermédiaire de la diffusion sur le Web uniquement ne sont pas tenus de s’enregistrer.  Il est demandé aux délégués d’indiquer dans ce formulaire s’ils participeront sur place ou à distance par l’intermédiaire de la plateforme en ligne, et s’ils envisagent de prendre la parole.
• La procédure d’enregistrement au moyen du formulaire en ligne sera achevée lorsque les participants auront présenté leur lettre de créance. La lettre de créance doit être une note verbale, une lettre officielle ou un document officiel daté et signé ou revêtu d’un timbre, émanant d’une autorité compétente d’un État membre ou d’une organisation ayant le statut d’observateur accréditée auprès de l’OMPI, désignant le délégué qui participera aux assemblées au nom de cet État membre ou de cette organisation ayant le statut d’observateur.
• Le code de sécurité pour l’enregistrement en ligne, figurant dans la circulaire C. N 4092 envoyée le 15 décembre 2021, ne peut être obtenu que dans des cas exceptionnels à l’adresse assemblies.registration@wipo.int.
• Une fois enregistré en ligne, chaque délégué reçoit par voie électronique un numéro d’enregistrement confirmant l’enregistrement pour les assemblées. Tous les enregistrements sont ensuite vérifiés par le Secrétariat, qui peut contacter individuellement un participant enregistré si nécessaire (en cas de questions relatives à la lettre de créance, par exemple).  Les délégués ayant indiqué qu’ils participeraient à distance recevront également des conseils supplémentaires et des instructions pour participer aux assemblées, ainsi qu’une invitation à une brève séance d’appui technique et à un test de connectivité avec un spécialiste technique avant la réunion.
• Les questions ou observations concernant l’enregistrement en ligne peuvent être envoyées par courrier électronique à l’adresse assemblies.registration@wipo.int.
• Les organisations doivent bénéficier du statut d’observateur à l’OMPI avant que les personnes qui les représentent puissent s’enregistrer. Les procédures applicables aux organisations souhaitant demander le statut d’observateur sont disponibles sur le site Web de l’OMPI.

Prise en charge des frais de participation des délégués de l’Union du PCT et de l’Union de Madrid

• Les circulaires C. M 1519 et C. PCT 1640, ainsi que les annexes I, II et III, envoyées le 15 mars 2022 fournissent tous les détails utiles aux délégués dont la participation est financée.

Déroulement des sessions et méthode de travail

Horaires des sessions : de 10 heures à 13 heures et de 15 heures à 18 heures.

Tous les délégués et les représentants des organisations observatrices accréditées peuvent participer aux assemblées physiquement et en ligne.

Déclarations générales

Les délégations souhaitant prendre la parole au titre du point 4 de l’ordre du jour “Déclarations générales” sont invitées à envoyer leurs demandes avant le 7 juillet 2022 à l’adresse assemblies@wipo.int.  La liste des orateurs sera établie selon le principe du “premier arrivé, premier servi”, selon la date de présentation des demandes reçues par le Secrétariat (assemblies@wipo.int).

Il est rappelé que les demandes d’intervention doivent préciser si la déclaration orale d’un groupe ou d’une délégation sera prononcée :

• par un délégué sur place,
• en direct via la plateforme en ligne, ou
• sous la forme d’une déclaration préenregistrée (envoyée à l’avance).

Les règles applicables aux déclarations générales et aux déclarations préenregistrées sont les suivantes.

• Les déclarations générales orales doivent être prononcées en trois minutes si elles sont présentées par les ministres au nom de leurs États membres et par les coordonnateurs de groupe au nom de leurs membres (environ 390 à 480 mots lus à une vitesse permettant une interprétation précise), en deux minutes si elles sont présentées par les différents États membres (environ 260 à 320 mots), et en une minute (environ 130 à 160 mots) si elles sont présentées par des observateurs.  La limite de temps sera strictement appliquée et un système d’affichage mis en place afin d’aider les délégués à la respecter.
• Dans un souci d’efficacité, les délégués qui souhaitent prendre la parole sont priés de limiter autant que possible les formules de courtoisie, de manière à communiquer rapidement les éléments de fond de leur déclaration.  En outre, dans la mesure où les déclarations de groupe reflètent la position de tous les membres, nous encourageons chaque État membre à ne pas y faire référence et à ne pas répéter des positions déjà présentées par le coordonnateur de groupe.
• Si une déclaration ne peut pas être prononcée dans le temps imparti à un débit permettant d’assurer l’exactitude de l’interprétation, il convient de la résumer verbalement et de soumettre la version complète par écrit au Secrétariat assemblies@wipo.int. Dans un souci de gestion du temps, les délégations peuvent également choisir de présenter l’ensemble de leur déclaration générale par écrit et de ne pas prendre la parole.
• Toutes les déclarations générales soumises au Secrétariat par écrit ou sous la forme d’une vidéo préenregistrée seront également publiées sur une page dédiée du site Web de l’OMPI.  Toutes les déclarations, y compris celles qui n’auront pas été présentées verbalement, seront intégralement reproduites dans le rapport.
• Pour ce faire, les délégués doivent enregistrer une vidéo en format panoramique (16/9) (et non en format vertical de type “autoportrait”) ayant une définition d’au moins 720 p, voire 1080p si possible, et l’envoyer dans un fichier MOV ou MP4.  L’orateur doit faire face à l’objectif lorsqu’il prononce sa déclaration.  Le niveau sonore doit être compris entre -6 dB et 0 dB.  Les fichiers enregistrés peuvent être envoyés à assemblies@wipo.int et av.support@wipo.int par Wetransfer.com, accompagnés d’une copie de la déclaration rédigée dans l’une des langues officielles de l’ONU et, le cas échéant, en anglais également.  Les questions techniques concernant les déclarations préenregistrées peuvent être envoyées par courrier électronique à l’adresse av.support@wipo.int.

Rapport de la réunion

Pour faciliter la rédaction du rapport de la réunion, afin que celui-ci contienne un compte rendu le plus complet et précis possible de toutes les interventions, les délégations sont priées de soumettre une version écrite de toutes les déclarations qu’elles ont établies, dès que possible après qu’elles ont été présentées verbalement, de préférence le jour même.  Les déclarations peuvent être soumises par courrier électronique à l’adresse assemblies@wipo.int.

Interprétation

Pendant les réunions plénières, l’interprétation simultanée sera assurée en français, anglais, arabe, chinois, espagnol et russe et à partir du portugais dans les six autres langues.

Un exemplaire du texte de toute déclaration orale (même sous forme provisoire) doit être envoyé à Mme Christina Fertis, cheffe de la Section de l’interprétation (christina.fertis@wipo.int, copie à : interpretation@wipo.int) avant que la déclaration soit prononcée.  Ce point est particulièrement important pour les longues déclarations, ainsi que pour les interventions lues ou faites à distance par l’intermédiaire de la plateforme en ligne de l’OMPI.

Qualité sonore

Les délégués sont invités à utiliser un casque filaire avec microphone intégré afin de garantir la qualité sonore des interventions lues ou réalisées à distance.

Disponibilité des déclarations orales

Le texte des déclarations orales devrait être mis à la disposition des interprètes avant leur présentation afin d’aider ces derniers à transmettre fidèlement le message des délégués.  Les documents destinés à l’interprétation seront traités comme confidentiels, conservés et vérifiés à l’audition.

Veuillez envoyer les textes de déclarations orales pouvant être publiés sur le site Web de l’OMPI après avoir été prononcé à assemblies@wipo.int (avec la mention “Sous réserve de modifications”).

Réservation de salles

• Les coordonnateurs des groupes doivent adresser leur demande de réservation de salles par courrier électronique à meetings@wipo.int et seront informés au préalable des affectations de salles.
• Les coordonnateurs des groupes sont invités à communiquer par avance à l’équipe chargée des réunions le calendrier prévu des réunions de leur groupe (meetings@wipo.int).
• Les besoins en matière d’interprétation doivent être communiqués aussitôt que possible et au plus tard à 10 h 30 pour les réunions de l’après-midi et à 16 heures pour celles du lendemain matin (christina.fertis@wipo.int, copie à interpretation@wipo.int).  Les réunions de groupe confirmées seront annoncées sur les tableaux d’affichage électroniques de l’OMPI situés à l’extérieur des salles de réunion et de conférence.

Réunions bilatérales

• Le nombre de salles disponibles à l’OMPI pour les réunions bilatérales étant malheureusement très limité, seules des réunions bilatérales en présentiel peuvent être organisées (aucune réunion hybride ou à distance).  Les demandes de réservation de salles à l’OMPI doivent être adressées à meetings@wipo.int.  L’attribution des salles commencera le 7 juin 2022.  Dans l’intérêt de l’ensemble des délégations et en raison du nombre limité de salles disponibles, aucune salle ne pourra être réservée pour des périodes prolongées.
• Il est également possible de s’adresser aux responsables des salles de conférence pour les réservations de dernière minute.

Documentation

Les informations et la documentation relatives aux assemblées sont disponibles en ligne :

• Informations relatives aux assemblées
• Ordre du jour des assemblées et liens renvoyant aux documents relatifs aux différents points de l’ordre du jour

Les documents des assemblées sont publiés sur le site Web de l’OMPI où ils peuvent être téléchargés.  Tous les documents sont disponibles sur le site Web de l’OMPI en français, anglais, arabe, chinois, espagnol et russe ainsi qu’en format accessible à l’intention des délégués ayant des difficultés de lecture des textes imprimés.

Conformément aux mesures de santé et de sécurité liées à la COVID-19, le comptoir des documents des services de conférence sera fermé et il n’y aura aucune distribution de documents dans les salles de réunion.  Les délégués sont priés de se rendre aux réunions avec leurs propres exemplaires des documents ou d’utiliser des ordinateurs/appareils portables.

Liste des participants

• Une liste provisoire des participants sera mise en ligne le premier jour des assemblées.  Elle sera établie à partir des enregistrements en ligne reçus jusqu’au vendredi 1^er juillet 2022 à 17 heures.
• Les enregistrements en ligne soumis après la date limite seront pris en inclus dans la liste finale des participants, diffusée après les assemblées.

Informations à l'intention des délégués

Tous les délégués sont cordialement invités à assister à la réception offerte par l’OMPI le jour de l’ouverture des assemblées, à la fin de la séance de l’après-midi.

Plusieurs événements et activités seront organisés par l’OMPI ou par des délégations en marge des assemblées.  Des informations sur ces manifestations seront publiées sur le site Web.

Médias

Les journalistes qui souhaitent couvrir les assemblées et qui ne sont pas accrédités auprès des Nations Unies sont invités à présenter une demande d’accréditation à l’OMPI.  Tous les journalistes qui demandent une accréditation doivent prouver qu’ils représentent un véritable organisme de presse conformément aux critères définis par les Nations Unies, et doivent présenter leur demande d’accréditation à la Section de l’information et des médias, sur un document à en-tête de leur organisme de presse, par courrier électronique à l’adresse publicinf@wipo.int avant le 30 juin 2022.

Pendant toute la durée des assemblées, les attachés de presse de l’OMPI seront disponibles pour répondre à toute demande dans ce domaine (publicinf@wipo.int;  tél. : +41 22 338 8161 et +41 22 338 7224).  Les délégations souhaitant distribuer leurs déclarations à la presse peuvent les remettre aux attachés de presse de l’OMPI ou au personnel de la Section des conférences de l’OMPI présent dans la salle de conférence plénière.

Parking

• Le parking de l’OMPI situé au 34 chemin des Colombettes est accessible aux véhicules des missions permanentes bénéficiant d’une autorisation préalable à l’aide du badge électronique d’accès de l’OMPI.
• Les délégués peuvent garer leur véhicule sur les aires de stationnement leur étant réservées selon le principe du premier arrivé, premier servi (parking D, places marquées en jaune aux niveaux -2 et -3).
• Les véhicules ne bénéficiant d’aucune autorisation préalable peuvent être garés au parking public situé Place des Nations, à proximité de l’OMPI.

Important : Il est strictement interdit de stationner devant le Centre d’accès de l’OMPI et en dehors des places de stationnement.

Cafétéria, bars à café et restaurants

• Du thé et du café seront mis gratuitement à la disposition des délégués pendant les séances de la matinée et de l’après-midi dans le hall de la salle de conférence de l’OMPI.
• Des machines fonctionnant avec des pièces sont situées au 13e étage et au niveau -1 du bâtiment AB de l’OMPII.
• Des fontaines à eau sont mises à disposition à différents endroits des bâtiments, salles et couloirs de l’OMPI.
• La cafétéria de l’OMPI, située dans le nouveau bâtiment, sera ouverte, y compris pour le déjeuner.  Elle propose un large choix de mets, notamment des plats végétariens et des plats à emporter.  Heures d’ouverture : de 8 heures à 17 heures.

Site Web et diffusion sur le Web

Les séances seront diffusées sur le Web en français, anglais, arabe, chinois, espagnol et russe.  À la fin des assemblées, les enregistrements pourront être visionnés à la demande.

Internet sans fil (Wi-Fi)

Une connexion Internet sans fil gratuite est disponible.  Le code d’accès sera communiqué aux délégués au comptoir d’enregistrement de l’OMPI.  Dans la salle de conférence plénière, chaque délégué dispose d’une table équipée de deux prises électriques.

Téléphone

Les téléphones portables doivent être mis en mode “silencieux” pendant les réunions.

Divers

Il n’est pas recommandé aux délégués d’apporter leurs bagages à l’OMPI;  en outre, les délégués sont invités à surveiller leurs effets personnels en permanence.  Toute question concernant les objets trouvés doit être adressée au centre d’accès de l’OMPI (tél. : +41 22 338 9338 ou +41 22 338 7219 – disponible 24 heures sur 24, sept jours sur sept).

Centre de contact de l’OMPI

Le Centre de contact de l’OMPI est disponible de 9 heures à 18 heures pour répondre aux demandes d’informations générales et faciliter les réunions avec des fonctionnaires de l’OMPI.

• Tél. : +41 22 338 9111
• Mél. : contact.center@wipo.int

Le Centre de connaissances de l’OMPI

Avec ses diverses monographies et revues aux formats papier et électronique, la collection du Centre de connaissances de l’OMPI, située au premier étage du nouveau bâtiment (NB), couvre tous les aspects de la propriété intellectuelle.  Un répertoire des connaissances regroupe les titres disponibles dans la collection.

Heures d’ouverture : du lundi au vendredi de 8 heures à 18 heures.

• Tél. : +41 22 338 8573
• Mél. : library.wkc@wipo.int

Photographe de l’OMPI

Comme les années précédentes, le photographe officiel de l’OMPI sera présent au cours des assemblées pour prendre des photographies des délégués.  Ces photographies seront par la suite accessibles sur le site Flickr de l’OMPI sous une licence Creative Commons (CC BY-NC-ND 3.0 IGO).  Les délégués qui ne souhaitent pas être photographiés peuvent l’indiquer au photographe durant les assemblées.  Les photographies peuvent être retirées immédiatement du site Flickr sur simple demande à l’adresse photos@wipo.int.

Assurance

Pendant la durée des assemblées, tous les délégués seront couverts par une assurance de l’OMPI qui prend en charge les accidents et les soins médicaux urgents faisant suite à une maladie.

Installations médicales

Unité médicale de l’OMPI
Horaires d’ouverture : du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 18 heures.
Tél. : +41 22 338 8000
Lieu : Au rez-de-chaussée du bâtiment GBI (à droite du hall d’entrée du bâtiment AB de l’OMPI, après le comptoir d’enregistrement du Centre d’accès).

Pour toute assistance d’urgence requise au siège de l’OMPI en dehors des heures d’ouverture de l’Unité médicale, veuillez composer le 022 338 9999 depuis un téléphone portable (disponible 24 heures sur 24, sept jours sur sept).

Comptoir d’information des délégués

Le CAGI aide les délégués participant aux conférences organisées par les organisations internationales à Genève.  Des représentants du CAGI seront disponibles à l’OMPI pendant les assemblées, au comptoir d’information des délégués (DID), pour fournir des informations sur les salles de réunion, la ville de Genève et les services du CAGI.

Coordonnées

Enregistrement des délégués :

• Tél. : +41 22 338 9862
• Mél. : assemblies.registration@wipo.int
• Tél. : +41 22 338 7242
• Tél. : +41 22 338 8493
• Mél. : meetings@wipo.int

Prise en charge des frais de participation des délégués de l’Union du PCT et de l’Union de Madrid :

• Tél. : +41 22 338 7237
• Tél. : +41 22 338 7104
• Mél. : assemblies.financing@wipo.int

Documentation :

• Tél. : +41 22 338 9593
• Tél. : +41 22 338 9228
• Tél. : +41 22 338 9862
• Mél. : assemblies@wipo.int

Locaux et réservation de salles:

• Mél. : meetings@wipo.int

Questions relatives à l’Internet et à l’informatique:

• Tél. : +41 22 338 8574
• Mél. : helpdesk@wipo.int

Autres questions :

• Tél. : +41 22 338 9862
• Mél. : assemblies@wipo.int
• Tél. : +41 22 338 8718