Règlement de Médiation de l'OMPI

Aux fins du présent Règlement, on entend par :

“convention de médiation” l’accord en vertu duquel les parties ont convenu de soumettre à la médiation tous les litiges, ou certains des litiges, nés ou à naître entre elles;  la convention de médiation peut prendre la forme soit d’une clause compromissoire insérée dans un contrat, soit d’un contrat indépendant;

"médiateur” le médiateur unique ou l’ensemble des médiateurs lorsqu’il en est nommé plusieurs;

"OMPI” l’Organisation mondiale de la propriété intellectuelle;

"Centre” le Centre d’arbitrage et de médiation de l’OMPI.

Les termes employés au singulier s’entendent aussi au pluriel et vice versa, selon le contexte.

Lorsqu’une convention de médiation prévoit une médiation conformément au Règlement de médiation de l’OMPI, ce Règlement est réputé faire partie intégrante de cette convention de médiation.  À moins que les parties n’en aient convenu autrement, le Règlement est appliqué dans la version en vigueur à la date d’introduction de la procédure.

a) Une partie à une convention de médiation qui souhaite introduire une procédure de médiation soumet par écrit au Centre et à l’autre partie une demande de médiation. La demande de médiation doit être envoyée par courrier électronique ou autres moyens de communication permettant d’en fournir la preuve, à moins qu’une des parties ne décide de l’envoyer par courrier postal exprès ou service de messagerie.

b) Doivent figurer dans la demande de médiation ou y être joints :

i) les noms, adresses, numéros de téléphone et adresses électroniques des parties et du représentant de la partie qui soumet la demande de médiation;
ii) une copie de la convention de médiation; et
iii) une brève description de la nature du litige.

a) En l’absence de convention de médiation, une partie qui souhaite proposer la soumission d’un litige à médiation doit soumettre au Centre une demande de médiation par écrit.  Elle doit en adresser simultanément copie à l’autre partie.  Cette demande de médiation doit inclure les éléments indiqués à l’article 3.b)i) et iii).  Le Centre peut aider les parties à considérer la demande de médiation.

b) Sur demande de l’une des parties, le Centre peut nommer un intermédiaire externe neutre pour aider les parties à considérer la demande de médiation.  L’intermédiaire externe neutre peut, à condition que toutes les parties y consentent, agir en tant que médiateur dans le litige.  Les articles 15 à 18 s’appliquent mutatis mutandis.

La date d’introduction de la procédure de médiation est la date à laquelle la demande de médiation est reçue par le Centre.

Le Centre informe immédiatement par écrit les parties de la réception de la demande de médiation et de la date à laquelle la procédure de médiation a été introduite.

a) À moins que les parties ne se soient entendues sur la personne du médiateur ou sur une autre procédure de nomination du médiateur, celui-ci est nommé selon la procédure suivante :

i) Le Centre adresse à chaque partie une liste identique de candidats. Cette liste comprend normalement le nom d’au moins trois candidats, classés par ordre alphabétique.  Une description des qualifications de chaque candidat figure dans la liste ou y est jointe.  Si les parties ont convenu de qualifications particulières, la liste contient le nom des candidats qui possèdent ces qualifications.

ii) Chaque partie a le droit de rayer de la liste le nom du candidat ou des candidats à la nomination desquels elle s’oppose et numérote les candidats restants par ordre de préférence.

iii) Chaque partie renvoie la liste annotée au Centre dans les sept jours suivant la date à laquelle elle l’a reçue.  Toute partie qui n’a pas renvoyé la liste annotée dans ce délai est réputée avoir accepté tous les candidats dont le nom figure sur la liste.

iv) Dès que possible après réception des listes des parties ou, à défaut, après l’expiration du délai fixé au sous-alinéa précédent, le Centre, en tenant compte des préférences et des objections exprimées par les parties, désigne une personne de la liste à la fonction de médiateur.

v) Lorsque les listes renvoyées par les parties n’indiquent aucun candidat susceptible d’être accepté comme médiateur par les deux parties, le Centre est autorisé à nommer le médiateur.  Le Centre est autorisé à agir de même lorsqu’une personne n’est pas en mesure ou ne souhaite pas accepter l’invitation du Centre à faire office de médiateur, ou s’il apparaît que d’autres raisons l’empêchent d’être le médiateur et qu’il ne reste pas sur la liste une personne qui puisse être acceptée comme médiateur par les deux parties.

b) Nonobstant la procédure décrite à l’alinéa a), le Centre est autorisé à nommer le médiateur selon une autre procédure s’il estime, dans l’exercice de son pouvoir d’appréciation, que la procédure décrite dans cet alinéa n’est pas appropriée en l’espèce.

c) Tout médiateur pressenti est réputé, en acceptant sa nomination, s’être engagé à consacrer à la procédure de médiation le temps nécessaire pour qu’elle puisse être conduite avec célérité.

Le médiateur doit être neutre, impartial et indépendant.

a) Les parties peuvent se faire représenter ou assister dans leurs réunions avec le médiateur.

b) Immédiatement après la nomination du médiateur, les noms et adresses des personnes autorisées à représenter une partie, ainsi que les noms et qualités des personnes qui participeront aux réunions entre les parties et le médiateur au nom de cette partie, sont communiqués par cette partie à l’autre partie, au médiateur et au Centre.

La procédure de médiation se déroule de la manière décidée par les parties, y compris par conférence téléphonique, visio-conférence, ou autres moyens électroniques. Si, et dans la mesure où, les parties n’ont pas pris de décision à ce sujet, le médiateur, conformément au présent Règlement, décide de la manière dont se déroulera la procédure de médiation.

Chaque partie coopère de bonne foi avec le médiateur afin que la procédure de médiation progresse aussi rapidement que possible.

Le médiateur est libre de rencontrer séparément les parties et de s’entretenir séparément avec elles, étant entendu que les informations communiquées lors de ces rencontres et entretiens ne peuvent être divulguées à l’autre partie sans l’autorisation expresse de la partie de qui elles émanent.

a) Dès que possible après sa nomination, le médiateur, en consultation avec les parties, fixe le calendrier selon lequel chaque partie remettra au médiateur et à l’autre partie un exposé résumant le fondement du litige, les intérêts de cette partie, ses arguments au sujet du litige et l’état actuel de celui-ci, ainsi que tout autre renseignement et pièce qu’elle estime nécessaire aux fins de la médiation et, notamment, afin de définir les questions en litige.

b) À tout moment de la procédure de médiation, le médiateur peut proposer qu’une partie fournisse tous les renseignements et pièces complémentaires qu’il juge utiles.

c) Une partie peut, à tout moment, soumettre au médiateur, pour sa considération exclusive, des renseignements et pièces écrits qu’elle considère comme confidentiels.  Le médiateur ne peut, sans l’autorisation écrite de cette partie, divulguer ces renseignements ou pièces à l’autre partie.

a) Le médiateur favorise le règlement des questions en litige entre les parties de la manière qu’il estime appropriée, mais il n’a pas le pouvoir d’imposer un règlement aux parties.

b) S’il estime que les questions en litige entre les parties ne sont pas de nature à être réglées par voie de médiation, le médiateur peut proposer à l’examen des parties les procédures ou moyens qui, compte tenu des particularités du litige et des relations d’affaires pouvant exister entre les parties, lui paraissent offrir les meilleures chances d’aboutir au règlement le plus efficace, le moins coûteux et le plus fructueux de ces questions.  En particulier, le médiateur peut proposer :

i) le recours à la décision d’un expert sur une ou plusieurs questions;
ii) le recours à l’arbitrage;
iii) la communication des dernières offres de règlement de chaque partie et, à défaut de règlement par la médiation et sur la base de ces dernières offres, le recours à un arbitrage dans lequel le rôle du tribunal arbitral se limite à décider laquelle de ces dernières offres doit prévaloir.

Les réunions entre les parties et le médiateur ne font l’objet d’aucun enregistrement quel qu’il soit.

Toute personne associée à la procédure de médiation –y compris en particulier le médiateur, les parties, leurs représentants et conseillers, tout expert indépendant et toute autre personne assistant aux réunions entre les parties et le médiateur– doit respecter le caractère confidentiel de la procédure de médiation; elle ne peut, à moins que les parties et le médiateur n’en décident autrement, utiliser ou révéler à un tiers aucun renseignement concernant cette procédure ou obtenu au cours de celle-ci. Chacune de ces personnes doit, avant de prendre part à la médiation, signer l’engagement d’en respecter le caractère confidentiel.

Sauf convention contraire des parties, toute personne associée à la procédure de médiation doit, à la clôture de celle-ci, restituer tout exposé, document ou autre pièce à la partie qui l’a fourni, sans en conserver de copie.  Toute note prise par une personne concernant les réunions entre les parties et le médiateur doit être détruite à la clôture de la procédure de médiation.

Sauf convention contraire des parties, le médiateur et les parties s’interdisent d’invoquer comme preuve ou d’aucune autre manière dans une procédure judiciaire ou arbitrale :

i) toute opinion exprimée ou toute suggestion formulée par l’une des parties quant à un éventuel règlement du litige;
ii) tout aveu fait par l’une des parties au cours de la procédure de médiation;
iii) toute proposition présentée ou toute opinion exprimée par le médiateur;
iv) le fait qu’une partie se soit ou non déclarée prête à accepter une proposition de règlement émanant du médiateur ou de l’autre partie;
v) toute transaction entre les parties, sauf dans la mesure nécessaire si une action est intentée en justice relativement à l’exécution de ladite transaction, ou si la loi en dispose autrement.

La procédure de médiation prend fin :

i) à la signature d’une transaction entre les parties réglant une partie ou la totalité des questions en litige entre elles;
ii) sur décision du médiateur, si celui-ci estime que la poursuite de la médiation n’est pas de nature à aboutir au règlement du litige;  ou
iii) par une déclaration écrite d’une partie, faite à tout moment.

a) À l’issue de la procédure de médiation, le médiateur adresse au Centre, à bref délai, une notification écrite l’informant de la clôture de la procédure de médiation, indiquant la date de clôture, l’issue de la médiation et, en cas de règlement, si celui-ci est total ou partiel.  Le médiateur envoie aux parties une copie de la notification adressée au Centre.

b) Le Centre garde secrète cette notification du médiateur et ne peut, sauf dans la mesure nécessaire si une action est intentée en justice relativement à l’exécution d’une transaction ou si la loi en dispose autrement, divulguer à quiconque, ni l’existence, ni l’issue de la procédure de médiation.

c) Le Centre peut néanmoins faire figurer des renseignements concernant la médiation dans toutes données statistiques globales qu’il publie sur ses activités, à condition que ces renseignements ne permettent pas d’identifier les parties ou les circonstances particulières du litige.

Sauf sur injonction d’un tribunal ou autorisation écrite des parties, le médiateur ne peut, à aucun autre titre que celui de médiateur, intervenir dans une procédure judiciaire, arbitrale ou autre, en instance ou à venir, liée à la question en litige.

a) La demande de médiation est assujettie au paiement au Centre d’une taxe d’administration, dont le montant est fixé dans le barème des taxes et honoraires en vigueur à la date de la demande de médiation.

b) La taxe d’administration n’est pas remboursable.

c) Aucune suite n’est donnée par le Centre à une demande de médiation tant que la taxe d’administration n’a pas été versée.

d) Si une partie qui a introduit une demande de médiation ne verse pas la taxe d’administration dans les 15 jours suivant un rappel écrit du Centre, elle est réputée avoir retiré sa demande.

a) Le montant et la monnaie de paiement des honoraires du médiateur ainsi que les modalités et délais de paiement sont fixés par le Centre, après consultation du médiateur et des parties.

b) Sauf décision contraire des parties et du médiateur, le montant des honoraires est calculé sur la base du taux horaire ou, lorsque cela est applicable, du taux journalier indiqué dans le barème des taxes et honoraires applicable à la date de la demande de médiation, compte tenu du montant en litige, de la complexité de l’affaire et de toute autre circonstance pertinente du litige.

a) Le Centre peut, au moment de la nomination du médiateur, demander à chaque partie de consigner une même somme à titre de provision pour les frais de la médiation couvrant, en particulier, le montant estimatif des honoraires du médiateur et les autres dépenses afférentes à la médiation.  Le montant de cette provision est fixé par le Centre.

b) Le Centre peut demander aux parties de consigner des sommes supplémentaires.

c) Si une partie ne consigne pas le montant requis dans les 15 jours qui suivent un rappel écrit du Centre, la médiation est réputée close.  Le Centre, par notification écrite, en informe les parties et le médiateur, en indiquant la date de la clôture.

d) Après la clôture de la médiation, le Centre rend compte aux parties de l’utilisation des sommes consignées et leur restitue tout solde non dépensé ou leur demande le paiement de toute somme restant due.

À moins que les parties n’en décident autrement, la taxe d’administration, les honoraires du médiateur et tous les autres frais de la procédure de médiation, y compris notamment les frais de déplacement nécessaires du médiateur et tous frais liés aux services d’experts, sont répartis à égalité entre les parties.

Sauf en cas de faute délibérée, la responsabilité du médiateur, de l’OMPI et du Centre n’est engagée à l’égard d’aucune partie pour aucun acte ou omission lié à une médiation conduite conformément au présent règlement.

Les parties et, par l’acceptation de sa nomination, le médiateur conviennent qu’aucune déclaration ou observation, écrite ou orale, formulée ou utilisée par eux ou leurs représentants dans les préparatifs de la médiation ou au cours de la procédure ne pourra fonder une action en diffamation de quelque sorte que ce soit ou autre action analogue et que le présent article pourra être invoqué comme fin de non-recevoir.

Les parties conviennent, dans la mesure autorisée par la loi applicable, que les délais de prescription prévus par un régime de prescription applicable ou un règlement équivalent sont suspendus, en ce qui concerne le litige soumis à la médiation, depuis la date d’introduction de la médiation jusqu’à la date de clôture de la procédure de médiation.