La prohibición de formalidades para la protección del derecho de autor es el resultado de un proceso histórico. Antes de que entrara en vigor el Convenio de Berna de 1886, cada país tenía sus propias reglas para el reconocimiento del derecho de autor respecto de una obra. Por consiguiente, los autores debían cumplir formalidades que eran diferentes de un país a otro. El Convenio de Berna introdujo el principio de que los autores de los países de la Unión sólo deben cumplir las formalidades impuestas por el país de origen de la obra. Durante la revisión del Convenio efectuada en Berlín en 1908, esta regla fue sustituida por el principio actual de protección sin formalidades, reflejado en el Artículo 5.2) del Acta actual de 1971 del Convenio de París, en virtud del cual el goce y el ejercicio de estos derechos no estarán subordinados a ninguna formalidad.
Al tiempo que respetan los principios establecidos en el Convenio de Berna, varios miembros de la Unión de Berna han establecido sistemas nacionales de registro voluntario para el derecho de autor y algunos también para los derechos conexos. En opinión de estos Estados Miembros, el registro facilita el ejercicio del derecho de autor y los derechos conexos proporcionando a los titulares de derechos un medio simple y eficaz de establecer claramente la autoría y/o la titularidad de los derechos. Los sistemas nacionales de registro contienen frecuentemente información valiosa sobre la creatividad, tanto desde el punto de vista jurídico como económico. En su calidad de oficina de registro, un registro del derecho de autor puede poner a disposición certificados de registro, copias certificadas de documentos relativos a registros y otros documentos que proporcionen, con efectos jurídicos variables, información importante sobre una obra o cualquier otro material objeto de protección, sobre su autor o, debido a la inscripción de las diferentes cesiones, sobre su titularidad actual. El registro también puede ayudar a delimitar el dominio público (por ejemplo, proporcionando información relativa a la expiración del plazo de protección) y por consiguiente facilita el acceso al contenido creativo para el cual no se necesita una autorización del titular del derecho. La información contenida en los registros nacionales no sólo es valiosa para las relaciones jurídicas y económicas sino también para el interés público, proporcionando una fuente de estadísticas nacionales sobre la creatividad y la cultura. Por último, los registros nacionales pueden constituir un repositorio de patrimonio cultural e histórico ya que representan colecciones de objetos de creatividad nacionales, en particular obras y otras contribuciones creativas.
En los últimos años se han venido planteando varias cuestiones relacionadas con el registro del derecho de autor y los derechos conexos en el entorno digital, en constante evolución. El advenimiento de la tecnología digital, el inmenso flujo de contenidos y la multiplicación de creadores, a veces completamente desconocidos, justifica el renovado interés en que los datos de titularidad sean precisos y de fácil acceso y, por lo tanto, en la catalogación y el registro en sus distintas formas. Algunos observadores han subrayado el importante papel que puede desempeñar el registro, además de cumplir sus funciones tradicionales consistentes en facilitar el ejercicio de los derechos, es decir, como medio para demostrar la existencia de la obra y/o su titularidad. En este contexto, se ha centrado la atención en el potencial que tiene el registro para abordar algunos de los problemas relacionados con el uso del contenido creativo, incluso en relación con las obras respecto de las cuales no es posible identificar o localizar al titular del derecho de autor (frecuentemente denominadas “obras huérfanas”). Además, la identificación de la obra o de otra materia podría ser compleja dado que la tecnología digital permite que el contenido se refunda en una variedad de formas, en tanto que la producción multimedia combina tipos de materiales completamente distintos en una única obra. Si bien hay muchos modos de localizar al titular del derecho de autor, se pone en evidencia que la búsqueda de registros en los países donde existe un sistema de registro puede cumplir una función destacada para localizar al titular del derecho de autor y evaluar si se han realizado suficientes esfuerzos para lograr ese cometido.
La ausencia de sistemas nacionales de registro voluntario, sumado a la falta de comunicación o interacción entre los mismos si los hubiere, conducen a un escenario internacional asimétrico. Más aún, los registros voluntarios son muy distintos de un país a otro, cabiendo mencionar que hay sistemas que contemplan el depósito material de la obra (registro) y otros que sólo exigen la presentación de declaraciones (inscripción). Algunos países han manifestado la necesidad de una mayor interacción entre los sistemas de registro voluntario.
Con arreglo a la Agenda de la OMPI para el Desarrollo, el Comité de Desarrollo y Propiedad Intelectual de la OMPI aprobó un proyecto temático sobre propiedad intelectual y dominio público, que contempla inter alia la elaboración de un Estudio sobre sistemas de registro y depósito voluntario en el marco del derecho de autor.
Cabe señalar además el papel que desempeña actualmente la información sobre gestión de derechos (RMI) que tiene un enorme potencial para identificar y localizar contenidos. La RMI se utiliza cada vez con mayor frecuencia en los entornos de red y constituye un medio de ayuda a los usuarios para adaptar sus búsquedas, hallar los contenidos que necesitan y concertar acuerdos de licencia con los titulares de los derechos. Con el apoyo de una RMI que avanza en su perfeccionamiento, varias entidades privadas, incluidas las sociedades de gestión colectiva y los registros privados, recolectan datos sobre la situación de los derechos de autor y la titularidad que sirven para distintos propósitos. Los diversos enfoques que se aplican respecto de la recolección de datos y su disponibilidad responden al hecho de que algunas entidades, como las organizaciones de gestión colectiva, recolectan datos para sus miembros con la finalidad de gestionar los derechos que les confían, mientras que otras entidades realizan la recolección de datos como operación comercial para terceros. En algunos casos la labor de proveer un registro de transacciones y declaraciones de terceros se limita a un número determinado de interesados o al marco del entorno digital.
Como parte del proyecto temático sobre propiedad intelectual y dominio público, que se contempla en la Agenda de la OMPI para el Desarrollo, también se está elaborando el Estudio sobre sistemas y prácticas existentes en el ámbito privado para la catalogación de obras protegidas por el derecho de autor. Este estudio abarcará la catalogación del derecho de autor, incluida la aplicación de la RMI, que utilizan entidades tales como las organizaciones de gestión colectiva o el sistema Creative Commons, y examinará el modo en que los sistemas identifican, o podrían contribuir a identificar, los contenidos que estén protegidos o que pertenezcan al dominio público. Además, en el contexto de la Agenda de la OMPI para el Desarrollo, se proyecta celebrar una Conferencia sobre Infraestructura y catalogación en la esfera del derecho de autor, que se organizará después de finalizar los dos estudios antedichos y otras iniciativas.