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Propuesta para la restructuración del Comité Permanente de Technologías de la Información: Segundo borrador (Documento SCIT/RES/6)


 

Introducción

1. Después de que la Oficina Internacional distribuyera el primer borrador sobre el tema de la reestructuración del SCIT, se recibieron comentarios de 24 Estados miembros y de una organización intergubernamental. En esta segunda propuesta se trata de dar respuesta a las interrogantes e inquietudes planteadas, y de esbozar la serie de alternativas sugeridas. Por consiguiente, se ha dividido el documento en cuatro secciones principales que abarcan los principios rectores, la estructura y los mandatos y métodos de trabajo de los respectivos comités.

I. PRINCIPIOS RECTORES

2. Al pasar revista al mandato y la función del SCIT deberían tomarse en consideración los siguientes principios generales:

a) evitar la duplicación de funciones entre el SCIT y otros órganos de la OMPI;

b) el SCIT debería estar capacitado para proporcionar asesoramiento técnico y orientación en materia de política sobre la estrategia general de la OMPI en materia de tecnologías de la información, incluidas las cuestiones relativas a la implantación de la infraestructura informática necesaria tanto dentro como fuera de la Secretaría;

c) las contribuciones del SCIT deberían ser tomadas en consideración por el Director General al elaborar el Programa y Presupuesto de la OMPI; y

d) todas las normas, directrices y toda otra cooperación internacional de tipo técnico en el ámbito de la información y la documentación en materia de propiedad industrial deberían ser independientes del mandato principal del SCIT.

II. ESTRUCTURA

3. Los Estados miembros propusieron tres estructuras, además de las sugeridas por la Oficina Internacional en su primer propuesta. Dos de ellas parten de la base de que se sustituirá el SCIT por dos nuevos órganos (el Grupo Consultivo sobre Tecnologías de la Información y el Comité Permanente sobre Normas Técnicas y Documentación), mientras que la cuarta es favorable al mantenimiento de la estructura actual.

4. De retenerse más de una alternativa, la Oficina Internacional le pediría a las Delegaciones en un documento, y mediante un párrafo en el que se invite a tomar una decisión, que se escoja la alternativa preferida. Sin embargo, se podrán suprimir alternativas como resultado de la siguiente ronda de comentarios formulados por los Estados miembros.

III. MANDATOS

5. La mayoría de los comentarios recibidos de los Estados miembros hacían hincapié en la necesidad de definir con mayor claridad los mandatos de cada uno de los comités, sus vínculos y su relación con otros órganos de la OMPI.

SCIT

6. El mandato original del SCIT y de sus tres grupos de trabajo, reproducido en los documentos A/32/3 de febrero de 1998 y SCIT/1/7 de febrero de 1999, era el siguiente:

El SCIT "[s]ervirá de foro para efectuar deliberaciones, facilitar la coordinación y proporcionar orientación en lo que respecta a la puesta a punto de la red mundial de información de la OMPI y el suministro de servicios de información en materia de propiedad intelectual en la red. Asimismo, formulará recomendaciones y políticas relativas a la propuesta red y asuntos conexos, y someterá sus recomendaciones y políticas a la Asamblea General de la OMPI para su aprobación. Abordará cuestiones pertinentes al suministro de información en materia de propiedad intelectual, incluida la información en materia de propiedad industrial y de derecho de autor, en un entorno de red digital."

"El Grupo de Trabajo sobre la Infraestructura de la Información (IIWG) debería examinar el progreso efectuado en la utilización de la WIPONET, formular políticas relacionadas con la red, efectuar las recomendaciones pertinentes y proponer proyectos relativos a los sistemas de información que sean de utilidad para las oficinas de propiedad intelectual."

El Grupo de Trabajo sobre Normas y Documentación (SDWG) "debería abordar cuestiones relativas a la generación de datos de propiedad intelectual adecuados para ser incluidos en las Bibliotecas Digitales de Propiedad Intelectual, así como al acceso a la información en materia de propiedad intelectual y a la divulgación de dicha información. ... [D]ebería ocuparse de las Normas de la OMPI que contemplen disposiciones relacionadas con los aspectos relativos a la documentación en materia de propiedad intelectual siempre que surja la necesidad de actualizarlas o revisarlas."

El Grupo de Trabajo sobre la Seguridad de la Información "debería examinar cuestiones técnicas en relación con el intercambio de datos y emprender proyectos piloto, en el marco del programa BDPI y utilizando WIPONET, en materia de presentación electrónica, intercambio de documentos prioritarios para el examen de solicitudes de patentes y otras actividades programadas de comercio electrónico."

7. Para proseguir con estos mandatos, la presentación de informes al SCIT tendría que limitarse al proyecto WIPONET y al de Bibliotecas Digitales de Propiedad Intelectual (BDPI). En virtud de los actuales métodos de trabajo del SCIT, el examen de estos dos proyectos debería dividirse en cuestiones relativas a la infraestructura, normas y documentación, y seguridad, del que se encargarían los grupos de trabajo existentes. Este enfoque plantea dificultades, como la falta de una visión global respecto de cada uno de los proyectos, y la fragmentación del debate sobre cuestiones cada vez más relacionadas entre sí. Además, tal como ha sido el caso con WIPONET, la estructura y el enfoque del proyecto ya no permiten la separación de las cuestiones según ese modelo, por ejemplo, la instalación de la red abarca cuestiones relacionadas tanto con la infraestructura como con la seguridad.

8. Es probable que surja la necesidad de crear una nueva norma de la OMPI, o de enmendar una existente, durante la ejecución de estos proyectos. En caso afirmativo, el administrador del proyecto en cuestión tendrá que delegar la tarea al Servicio de Normas y Documentación en materia de Tecnologías de la Información. De ser necesaria la opinión de los Estados miembros, la consulta tendría lugar por la vía del comité adecuado. Si un Estado miembro solicita a la Oficina Internacional que enmiende o cree una norma de la OMPI que no guarda relación con uno de los proyectos, se confiaría la tarea al Grupo de Trabajo sobre Normas y Documentación o se crearía un grupo de trabajo o equipo técnico.

9. El Plenario del SCIT es un órgano subsidiario de la Asamblea General y, como tal, puede presentarle recomendaciones sobre cuestiones de política relacionadas con WIPONET y asuntos conexos. En lo relativo a cuestiones presupuestarias, el SCIT está facultado para establecer prioridades respecto de sus actividades con arreglo al paquete financiero aprobado para los proyectos WIPONET y BDPI. Puesto que sólo el Comité del Programa y el Presupuesto está facultado para establecer presupuestos y asignar fondos, los Estados miembros podrían considerar un mecanismo por el cual el SCIT pueda dar una opinión al Director General de naturaleza financiera. Esa opinión podría ser tenida en cuenta a la hora de preparar los documentos del programa y presupuesto para el bienio siguiente o de redactar propuestas para proyectos específicos.

Grupo Consultivo sobre Tecnologías de la Información

10. El mandato que se propone para el Grupo Consultivo sobre Tecnologías de la Información sería el siguiente:

"proporcionar asesoramiento técnico y orientación en materia de política al Director General en lo que atañe a la estrategia global de la OMPI en materia de tecnologías de la información, así como de cuestiones relativas a la instalación de la infraestructura necesaria en materia de tecnologías de la información [tanto dentro como]1 fuera de la Secretaría, y la definición de prioridades en el contexto del Plan Estratégico de la OMPI de Ejecución en materia de tecnologías de la información."

11. Al darle al Grupo Consultivo sobre Tecnologías de la Información la documentación necesaria para llevar a cabo su mandato, el Plan Estratégico de la OMPI de Ejecución en materia de Tecnologías de la Información quedaría dividido en:

a) un plan de trabajo para el bienio en curso, con información sobre las principales actividades, hechos destacados, presupuestos y prioridades; y

b) un plan a mediano plazo para los cuatro años próximos, centrado en la concesión de prioridades a las necesidades prácticas en materia de tecnologías de la información, de los Estados miembros, la Oficina Internacional y otros miembros de la comunidad de la propiedad intelectual.

12. Toda otra documentación, como los informes sobre la situación de los proyectos, los planes de recursos humanos y los estudios de viabilidad sobre nuevos proyectos, se pondría a disposición a medida en que sea necesario. Puesto que el Grupo será de naturaleza consultiva, no se espera que tenga actividades propias y, por lo tanto, no será preciso elaborar un programa de trabajo que enumere las tareas del Grupo. En ese caso, se dividiría el Programa de Trabajo del SCIT entre el comité que se ocupe de las normas y la documentación y los proyectos o las actividades existentes en materia de tecnologías de la información.

13. La composición del Grupo Consultivo sobre Tecnologías de la Información quedaría abierta a todos los Estados miembros de la OMPI y a toda organización no gubernamental o intergubernamental que expresara su interés por participar. El Grupo se reuniría una vez al año en fechas que permitan que sus recomendaciones sean tenidas en cuenta por la Oficina Internacional, en los preparativos para el Comité del Programa y el Presupuesto, o por la Asamblea General

14. De otro modo, el Grupo Consultivo podría estar compuesto por un número reducido de oficinas de propiedad intelectual, tanto pequeñas como grandes, con el fin de proporcionar una orientación especializada en cuestiones de política de tecnologías de la información. En este caso, la participación en el Grupo sería objeto de rotación.

Comité Permanente sobre Normas Técnicas y Documentación

15. El mandato que se propone para el Comité Permanente sobre Normas Técnicas y Documentación es el siguiente:

"adoptar nuevas normas de la OMPI, o normas revisadas, así como políticas, recomendaciones y declaraciones de principio, relacionadas con información en materia de propiedad intelectual, y la divulgación y documentación relativas a esos datos, que podrían ser promulgadas por decisión del Comité Permanente, con sujeción a su posterior ratificación por los comités o asambleas pertinentes, o, en casos especiales, ser remitidas a la Asamblea General para su adopción."

16. El hecho de que se contemple un comité permanente que se ocupe de las normas parte del reconocimiento de que el sistema de la propiedad intelectual depende de la estrecha cooperación entre los Estados miembros y de la adopción y uso que hagan los Estados de las normas aceptadas a nivel internacional. Como actividad inicial, el Comité Permanente sobre Normas Técnicas y Documentación examinaría las cuestiones del actual Programa de Trabajo del SCIT que sean de su competencia. Esa lista de tareas formaría así la base de un nuevo programa de trabajo del Comité Permanente sobre Normas Técnicas y Documentación, al que se añadirían nuevas tareas o se asignarían nuevas prioridades con arreglo a los métodos de trabajo que adopte el Comité Permanente (véase la sección IV). Esos métodos de trabajo también podrían incluir la posibilidad de crear los grupos de trabajo o equipos técnicos que sean necesarios para acelerar la labor del Comité Permanente.

17. La composición del Comité Permanente quedaría abierta a todos los Estados miembros, las organizaciones no gubernamentales y las intergubernamentales. De conformidad con la decisión de los Estados miembros de aumentar la participación en los Comités Permanentes (contenida en los documentos WO/GA/23/2 y WO/GA/23/7), la Oficina Internacional ofrecería ayuda financiera a 26 participantes para cada reunión del Comité. Se trataría de cinco participantes procedentes de África, cinco de los países árabes, cinco de Asia y el Pacífico, más uno de China, cinco de América Latina y el Caribe, y cinco procedentes de países de la antigua Comunidad de Estados Independientes.

18. Sin embargo, para que el enfoque de la preparación y aplicación de las normas sea más eficaz, se haría hincapié en la utilización de métodos de trabajo electrónicos. Si así lo desearan, se podría sustituir el calendario de reuniones oficiales del Comité Permanente por el compromiso de que la Oficina Internacional notifique toda reunión del Comité Permanente con cuatro meses de antelación.

Comités técnicos ad hoc

19. Debido a que se convocarían comités técnicos con carácter ad hoc, no sería posible determinar con anterioridad sus mandatos. Sin embargo, en tanto que órganos subsidiarios del SCIT o del Grupo Consultivo sobre Tecnologías de la Información, sus métodos de trabajo podrían ser idénticos a los que se sugieren para los grupos de trabajo en la sección IV.

20. Habida cuenta de que un comité ad hoc no representaría necesariamente a los Estados miembros de la OMPI, la adopción o promulgación de una norma de la OMPI, por ejemplo, tendría que ser objeto de una decisión de un Comité Permanente o de una recomendación de la Asamblea General.

IV. MÉTODOS DE TRABAJO

21. Hasta tanto los Estados miembros tomen una decisión sobre la estructura del comité, se puede considerar una serie de métodos generales de trabajo.

Grupos de trabajo

Cuestiones a considerar

22. Los grupos de trabajo deben centrar su labor en una lista de tareas, ser representativos de la composición del comité y estar dotados de flexibilidad, tanto para su creación como para su disolución, a fin de hacer frente al entorno dinámico de las tecnologías de la información.

Método de trabajo que se sugiere

23. Se sugiere que no se creen grupos de trabajo institucionales. En cambio, de plantearse la necesidad de crear un grupo de trabajo, éste podría constituirse sobre la base siguiente:

i) toda solicitud de creación de un grupo de trabajo puede provenir de la Oficina Internacional o de un Estado miembro;

ii) el comité principal tiene que acordar un mandato claro para el grupo, antes de su primera reunión; ese mandato incluiría una cláusula de "revisión o fin" por la cual se examinaría la conveniencia de continuar con el grupo de trabajo, así como una indicación de la competencia técnica o profesional de los delegados que asistan a las reuniones del grupo de trabajo;

iii) en las invitaciones a las reuniones del grupo de trabajo se incluirían referencias al tipo de delegados que tendrían que asistir a las reuniones (tal como se indica en el punto ii));

iv) no se organizaría una reunión del grupo de trabajo simultáneamente con una reunión del comité principal;

v) la Oficina Internacional notificaría la convocación de una reunión del grupo de trabajo con cuatro meses de antelación;

vi) la función del comité convocador sería aprobar (con ligeras modificaciones, cuando proceda) las recomendaciones de un grupo de trabajo, y si el comité no puede aprobar una propuesta, la remitiría directamente al grupo de trabajo para que la volviese a examinar; y

vii) se debe insistir en la necesidad de trabajar con medios electrónicos2; la Oficina Internacional sólo enviará documentación en papel a los Estados miembros que no posean una conexión reconocida a Internet (véase el Anexo 1 del documento SCIT/5/4, sobre la ejecución del proyecto WIPONET).

Equipos técnicos

Cuestiones a considerar

24. Los equipos técnicos deben centrar su labor en una lista de tareas, ser representativos de la composición del comité y estar dotados de flexibilidad, tanto para su creación como para su disolución, a fin de hacer frente al entorno dinámico de las tecnologías de la información.

25. Los requisitos para la creación de un equipo técnico dependerán en gran medida de la decisión que se tome respecto de toda la estructura del comité.

26. El método de trabajo que se sugiere es el siguiente:

i) toda solicitud de creación de un equipo técnico puede provenir de la Oficina Internacional o de un Estado miembro;

ii) el órgano convocador (sea el comité principal o un grupo de trabajo) tiene que acordar un mandato claro para el equipo técnico, antes de su primera reunión; ese mandato incluiría una cláusula de "revisión o fin" por la cual se examinaría la conveniencia de continuar con el equipo técnico, así como una indicación de la competencia técnica o profesional de los delegados que asistan a las reuniones del equipo técnico;

iii) en las invitaciones a las reuniones del equipo técnico se incluirían referencias al tipo de delegados que tendrían que asistir a las reuniones (tal como se indica en el punto ii));

iv) la función del órgano convocador sería aprobar (con ligeras modificaciones, cuando proceda) las recomendaciones de un equipo técnico, y si el órgano convocador no puede aprobar una propuesta, la remitiría directamente al equipo técnico para que la volviese a examinar; y

v) se debe insistir en la necesidad de trabajar con medios electrónicos; la Oficina Internacional sólo enviará documentación en papel a los Estados miembros que no posean una conexión reconocida a Internet (véase el Anexo 1 del documento SCIT/5/4, sobre la ejecución del proyecto WIPONET).

Puesto que a los equipos técnicos se les suele exigir que completen su labor en un corto período de tiempo, los Estados miembros podrían desear que se modifique el punto v) anterior por el siguiente:

vi) los equipos técnicos llevarán a cabo sus tareas por medios electrónicos exclusivamente.

27. La Oficina Internacional reconoce que esta directriz podría limitar, a corto plazo, la capacidad de algunos Estados miembros de participar en las actividades de un equipo técnico, pero habida cuenta de que WIPONET quedará instalada en todos los Estados a finales del 2001, no se estima que tenga repercusión en la labor de los comités ni que suponga una desventaja para ningún delegado.

Inicio de una tarea o proyecto

Cuestiones a considerar

28. Se sugiere:

a) que haya un mecanismo formal que le permita a un Estado miembro o a la Oficina Internacional proponer la creación de una nueva tarea o un nuevo proyecto en el ámbito de las tecnologías de la información;

b) que dicho mecanismo exija el suministro de propuestas detalladas al comité responsable de manera que éstos puedan tomar decisiones fundamentadas sobre los beneficios prácticos de la propuesta, los costos y el calendario de realización, así como la prioridad que se le acordaría a la actividad en el programa de trabajo en curso en materia de tecnologías de la información; y

c) que el mecanismo se ajuste a la política y los principios del ciclo de vida de los proyectos.

29. El sector encargado de la gestión de las tecnologías de la información dispone actualmente de tres documentos que le sirven de guía en su labor, a saber, el Programa y el Presupuesto, el Programa de Trabajo del SCIT y el Plan Estratégico de Ejecución en materia de Tecnologías de la Información. Aunque no se excluyen mutuamente, cada uno de ellos contiene diferentes listas de actividades y se deja a la discreción de la Oficina Internacional el determinar sus relaciones recíprocas y sus prioridades.

30. El método de trabajo que se sugiere es el siguiente:

a) que no se continúe el Programa de Trabajo del SCIT y que se sustituya el Plan Estratégico en materia de Tecnologías de la Información por una herramienta más dinámica que sea pertinente para el comité en cuestión; y

b) que el borrador que figura a continuación se base en el procedimiento vigente de creación de tareas, contenido en el documento SCIT/1/7:

i) un Estado miembro o la Oficina Internacional podrán iniciar el examen de un tema mediante la presentación por escrito de una reseña de proyecto, que incluirá:

  • una indicación clara del problema o la necesidad específica que deba abordarse;
  • la forma en que se determinó la necesidad;
  • los objetivos de la tarea;
  • las soluciones alternativas;
  • los beneficios previstos;

ii) si la propuesta recibe el apoyo del comité pertinente, se pedirá a la Secretaría que prepare un estudio de viabilidad que incluya:

  • una estimación de costos;
  • una evaluación de los riesgos;
  • las necesidades de recursos;
  • las consecuencias de la tarea en el Plan de Trabajo sobre Tecnologías de la Información para el bienio en curso;

iii) la Secretaría incluirá el estudio de viabilidad en el proyecto de orden del día de la siguiente reunión que vaya a celebrar el comité pertinente;

iv) si se acepta la nueva tarea o el nuevo proyecto:

  • y que dicha actividad esté contemplada en el Plan de Trabajo vigente sobre Tecnologías de la Información, se asignará la tarea o el proyecto al sector pertinente y, cuando se trate de un proyecto relacionado con la labor de un comité, se pedirá al comité que indique la prioridad que se acordará a la tarea en el marco del alcance global del proyecto;
  • y que dicha no esté contemplada en el Plan de Trabajo vigente sobre Tecnologías de la Información, el comité tendrá ante sí dos alternativas: otorgar a la tarea una prioridad por encima de la que se hubiera acordado a un proyecto relacionado con el comité que luego se discontinúe o cuyo alcance se reduzca, o solicitar a la Oficina Internacional que incluya la tarea en el Programa y Presupuesto del bienio siguiente.

Fijación de prioridades

Cuestiones a considerar

31. Las prioridades deben fijarse de forma tal que las decisiones que se tomen para modificar el alcance de los proyectos relacionados con estructuras externas de la OMPI no menoscaben sus sistemas internos.

32. El mecanismo de fijación de prioridades debe ser lo suficientemente dinámico como para poder reaccionar a la rápida evolución tecnológica.

33. Las nuevas actividades con alta prioridad deben ser incluidas en el proceso global de presupuestación.

Método de trabajo que se sugiere

34. Una atribución clara de los presupuestos y actividades entre los servicios y los proyectos constituiría una medida de "protección" de las inversiones de los recursos necesarios para los sistemas internos de la OMPI.

35. La fijación de prioridades debe ser una parte integrante del proceso de creación de nuevas tareas o proyectos.

Documentación para las reuniones

Cuestiones a considerar

36. Aunque no ha sido contemplada en el mandato original de reestructuración, también es pertinente la cuestión del volumen de documentos que prepara y distribuye la Oficina Internacional. La sesión plenaria del SCIT, celebrada en julio de 2000, es todo un hito. Para esa reunión, se enviaron 1.359 documentos a 811 direcciones diferentes, que correspondían a oficinas de propiedad intelectual, ministerios de relaciones exteriores, misiones permanentes y organizaciones no gubernamentales e intergubernamentales.

Método de trabajo que se sugiere:

37. Con anterioridad a la reunión de un comité, la Secretaría despacharía por correo solamente la carta de invitación y el orden del día. En la invitación se indicarían los documentos de esa reunión que estén disponibles en el sitio Web de la OMPI, y una dirección de contacto a la que se puede pedir el envío de documentos en papel (sólo se enviarán documentos en papel previa solicitud).

[Sigue el Anexo]
(PDF o DOC)


1 Se podrá suprimir el texto entre corchetes puesto que algunos Estados miembros ya han expresado su opinión de que el Grupo Consultivo sobre Tecnologías de la Información considere únicamente cuestiones de tecnologías de la información externas a los propios sistemas de la Secretaría.

2 Cabe señalar que a los Estados miembros conectados a Internet a través de WIPONET, y que participan en una reunión de la OMPI que tiene lugar por medios electrónicos, la OMPI les pagará el tiempo de conexión además del máximo anual que se paga por 360 horas de conexión.