Reglamento particular y estructura del Comité Permanente de Tecnologías de la Información (SCIT)
Aprobado por el Comité Permanente de Tecnologías de la Información en su sexta sesión plenaria el 26 de enero de 2001
- Comité permanente de tecnologías de la información
- Grupo de trabajo sobre proyectos de tecnologías de la información
- Grupo de trabajo sobre normas y documentación
- Inicio de una tarea o proyecto
- Documentación para las reuniones
- Métodos de trabajo:
1. Con sujeción a lo dispuesto en el Reglamento que figura a continuación, se aplicará el Reglamento General de la OMPI al Comité Permanente de Tecnologías de la Información.
2. El SCIT estará compuesto por una sesión plenaria del propio SCIT (a la que en adelante se denominará “el Plenario del SCIT”) y ciertos grupos de trabajo. El Plenario del SCIT podrá establecer grupos de trabajo o disolverlos, según proceda, manteniendo el número de grupos de trabajo al mínimo.
3. Todos los Estados miembros de la OMPI, así como los Estados miembros de la Unión de París o de la Unión de Berna que no sean Estados miembros de la OMPI serán miembros del SCIT (es decir, del Plenario del SCIT y de sus Grupos de Trabajo). Además, serán miembros del SCIT, pero no tendrán derecho de voto, la Organización Africana para la Propiedad Intelectual (OAPI), la Organización Regional Africana de la Propiedad Industrial (ARIPO), la Organización Europea de Patentes (OEPO), la Oficina de Marcas del Benelux (BBM), la Oficina de Dibujos y Modelos Industriales del Benelux (BBDM), la Organización de la Patente Eurasiática (OEAP), y las Comunidades Europeas (habida cuenta de las responsabilidades que asume por la Oficina de Armonización del Mercado Interior (Marcas, Dibujos y Modelos) (OAMI)).
4. El Director General podrá invitar, o, a petición del Plenario del SCIT, invitará, en calidad de observadores, a representantes de las organizaciones intergubernamentales interesadas (distintas de las organizaciones miembros antes mencionadas) y de organizaciones internacionales y nacionales no gubernamentales interesadas, así como de las organizaciones que brindan servicios de información en el campo de la propiedad intelectual, que no estén acreditadas con calidad de observadores en las reuniones de la OMPI.
5. El Plenario del SCIT tendrá un Presidente y dos Vicepresidentes que serán elegidos por un plazo de un año. Cada Grupo de Trabajo tendrá un Presidente y dos Vicepresidentes que serán elegidos por un plazo de un año.
6. En el diagrama que figura a continuación se muestra la estructura de presentación de informes del SCIT y su relación con otros órganos de la OMPI:
Comité permanente de tecnologías de la información
7. El mandato del SCIT será proporcionar asesoramiento técnico y orientación en materia de política en lo que atañe a la estrategia global de la OMPI en materia de tecnologías de la información, incluidas las normas de la OMPI y los aspectos de la propiedad intelectual relacionados con la documentación, así como la coordinación y dirección de todos los grupos de trabajo y equipos técnicos del SCIT.
8. El SCIT se reunirá una vez al año en sesión ordinaria y recibirá los informes anuales sobre la marcha de los trabajos de los Grupos de Trabajo sobre Proyectos de Tecnologías de la Información (ITPWG) y sobre Normas y Documentación (SDWG). Las recomendaciones del Comité Permanente podrán transmitirse a la Asamblea General de la OMPI, al Comité del Programa y Presupuesto o directamente al Director General, según sea necesario. El SCIT tiene la facultad de crear grupos de trabajo y equipos técnicos cuando sea necesario.
9. El SCIT estará facultado para establecer un mecanismo de toma de decisiones por medios electrónicos, que podrá delegarse en los grupos de trabajo, cuando sea necesario.
Grupo de trabajo sobre proyectos de tecnologías de la información
10. El mandato del Grupo de Trabajo sobre Proyectos de Tecnologías de la Información (ITPWG) será prestar asesoramiento, dentro del marco de las directrices ofrecidas por el SCIT, sobre las fases de diseño y planificación de actividades de proyectos de tecnologías de la información, supervisar la ejecución de proyectos de tecnologías de la información, efectuar recomendaciones al SCIT sobre el inicio de nuevas actividades y asesorar al SCIT sobre cuestiones relacionadas con la definición de prioridades para los proyectos.
11. El ITPWGno se reunirá más de dos veces al año y podrán formar parte de él todos los Estados miembros de la OMPI y los observadores. Se hará hincapié en la utilización de métodos de trabajo electrónicos. En los avisos de convocatoria de reuniones se incluirá el orden del día anotado y se especificarán las competencias técnicas y profesionales preferidas que tendrán que exhibir los delegados. La Secretaría pondrá a disposición del Grupo de Trabajo, en forma electrónica, informes cuatrimestrales sobre la marcha de los trabajos en todas las actividades principales, así como un plan de trabajo para el bienio actual y un plan a medio plazo que abarque un período de cuatro años. Se pondrán a disposición otros documentos, como los planes de recursos humanos, a medida que sean necesarios.
12. El ITPWG estará facultado para establecer equipos técnicos que lleven a cabo actividades específicas a corto plazo. Se hará hincapié en el empleo de medios electrónicos para llevar a cabo las tareas del ITPWG, aunque cuando sea necesario podrán llevarse a cabo reuniones en las que se produzca la presencia física de los miembros del Grupo.
Grupo de trabajo sobre normas y documentación
13. El mandato del Grupo de Trabajo sobre Normas y Documentación (SDWG) será proporcionar un foro para adoptar nuevas normas de la OMPI, o normas revisadas, así como políticas, recomendaciones y declaraciones de principio, relacionadas con información en materia de propiedad intelectual, cuestiones relacionadas con los sistemas mundiales de información, servicios de información sobre el sistema mundial y la divulgación y documentación relativas a esos datos, que podrían ser promulgadas por decisión del SCIT o sometidas a la Asamblea General de la OMPI, por medio del SCIT, para su aprobación.
14. Al igual que en el caso del ITPWG, podrán formar parte del SDWG todos los Estados miembros de la OMPI y los observadores, y dicho Grupo no se reunirá más de dos veces al año. En los avisos de convocatoria de reuniones se incluirá el orden del día anotado y se especificarán las competencias técnicas y profesionales preferidas que han de exhibir los delegados. El Grupo de Trabajo también estará facultado para crear, a medida que fuera necesario, equipos técnicos que llevarán a cabo su labor por medios electrónicos, mientras que cuando sea necesario se celebrarán reuniones en las que se produzca la presencia física de los miembros del Grupo.
Inicio de una tarea o proyecto
15. El procedimiento para el inicio de una tarea o proyecto constará de las siguientes etapas:
i) un Estado miembro, un observador o la Oficina Internacional podrán iniciar el examen de un tema mediante la presentación por escrito de una reseña de proyecto a la Secretaría, en la que se incluirá:
- una indicación clara del problema o la necesidad específica que deba abordarse;
- la forma en que se ha determinado la necesidad
- los objetivos de la tarea;
- las soluciones alternativas;
- los beneficios previstos;
ii) a continuación, la Secretaría colaborará con el ITPWG o el SDWG, empleando medios electrónicos, para producir un estudio de viabilidad que incluya:
- una estimación de costos;
- una evaluación de los riesgos;
- las necesidades en materia de recursos;
- los factores que contribuyan a obtener resultados satisfactorios;
- las consecuencias de la tarea en el Plan de Trabajo sobre Tecnologías de la Información para el bienio en curso;
iii) la Secretaría incluirá el estudio de viabilidad en el proyecto de orden del día de la siguiente reunión que vaya a celebrar el SCIT, para su examen.
Documentación para las reuniones
16. La documentación para las reuniones se transmitirá electrónicamente a excepción de la carta de invitación y del orden del día. En la invitación se indicarán los documentos de esa reunión que estén disponibles en el sitio Web de la OMPI y una dirección de contacto a la que se pueda pedir el envío de documentos en papel.
Métodos de trabajo
Grupos de Trabajo
17. De plantearse la necesidad de crear un grupo de trabajo, éste podría constituirse sobre la base siguiente:
i) toda solicitud de creación de un grupo de trabajo podrá provenir de la Secretaría o de un Estado miembro;
ii) el comité principal tiene que acordar un mandato claro para el grupo, antes de su primera reunión; ese mandato incluiría una cláusula de “revisión o fin” por la cual se examinaría la conveniencia de continuar con el grupo de trabajo, así como una indicación de la competencia técnica o profesional de los delegados que asistan a las reuniones de dicho grupo;
iii) en las invitaciones para asistir a las reuniones del grupo de trabajo se incluirían referencias al tipo de delegados que tendrían que acudir a las reuniones (tal como se indica en el párrafo ii));
iv) no se organizaría una reunión del grupo de trabajo simultáneamente con una reunión del comité principal;
v) el comité que efectúa la convocatoria estaría facultado para aprobar (con ligeras modificaciones, cuando proceda) las recomendaciones de un grupo de trabajo; si el comité no puede aprobar una propuesta, la remitiría directamente al grupo de trabajo para que la volviese a examinar; y
vi) se insistirá en la necesidad de trabajar con medios electrónicos. La distribución de documentos en papel se reducirá gradualmente una vez instalada la conexión a WIPONET, y a partir de ese momento sólo se enviará documentación en papel a los Estados miembros que no posean una conexión reconocida a Internet.
Equipos técnicos
18. Con el fin de examinar cuestiones específicas en un entorno dinámico, cabe la posibilidad de constituir un equipo técnico teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:
i) toda solicitud de creación de un equipo técnico puede provenir de la Secretaría o de un Estado miembro;
ii) el órgano que efectúa la convocatoria (sea el comité principal o un grupo de trabajo) tiene que acordar un mandato claro para el equipo técnico antes de su primera reunión; ese mandato incluiría una cláusula de “revisión o fin” por la cual se examinaría la conveniencia de continuar con el equipo técnico, así como una indicación de la competencia técnica o profesional de los delegados que asistan a las reuniones del equipo técnico;
iii) en las invitaciones para asistir a las reuniones del equipo técnico se incluirían referencias al tipo de delegados que tendrían que asistir a las reuniones (tal como se indica en el párrafo ii));
iv) el órgano que efectúa la convocatoria estaría facultado únicamente para aprobar (con ligeras modificaciones, cuando proceda) las recomendaciones de un equipo técnico; si dicho órgano no puede aprobar una propuesta, la remitiría directamente al equipo técnico para que la volviese a examinar; y
v) se debe insistir en la necesidad de trabajar con medios electrónicos (véase el párrafo 17.vi).”