Introduction
1. Après la diffusion de son premier avant-projet sur la restructuration du SCIT, le Bureau international a reçu des observations de 24 États membres et d'une organisation intergouvernementale. Ce deuxième document s'efforce d'apporter des réponses aux questions et préoccupations qui ont été exposées et de présenter succinctement les différentes solutions suggérées. Il est donc subdivisé en quatre parties principales, couvrant respectivement les principes directeurs et la structure, le mandat et les méthodes de travail des différents comités.
I. PRINCIPES DIRECTEURS
2. Pour réexaminer le mandat et le rôle du SCIT, il convient de prendre en considération les principes généraux suivants :
a) éviter les doubles emplois entre le SCIT et d'autres organes de l'OMPI;
b) le SCIT doit être compétent pour formuler des avis techniques et des orientations de politique générale sur la stratégie informatique globale de l'OMPI, y compris pour les questions liées à la mise en place de l'infrastructure requise, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur du Secrétariat;
c) les éléments fournis par le SCIT devraient être pris en considération par le directeur général lors de l'élaboration du programme et budget de l'OMPI;
d) toutes les normes, directives et autres activités de coopération internationale de nature technique dans le domaine de l'information et de la documentation en matière de propriété industrielle devraient être considérées comme extérieures au mandat principal du SCIT.
II. STRUCTURE
3. Trois structures ont été proposées par des États membres en plus de celle que le Bureau international avait suggérée dans le premier document. Deux reposent sur le principe du remplacement du SCIT par deux nouveaux organes (le groupe consultatif sur les techniques de l'information et le comité permanent des normes techniques et de la documentation) et une conserverait la structure actuelle. Ces propositions sont présentées sous forme schématique dans l'annexe du présent document.
4. Dans l'hypothèse où plusieurs solutions seraient soumises au SCIT, le Bureau international incorporerait dans son document un paragraphe appelant une décision des délégations sur le choix de la solution préférée. Cependant certaines solutions pourront être écartées à la suite de la prochaine série de commentaires des États membres.
III. MANDATS
5. La majorité des commentaires des États membres signalent la nécessité de définir plus clairement les mandats des différents comités, ainsi que leurs relations entre eux et avec d'autres organes de l'OMPI.
SCIT
6. Le mandat initial du SCIT et de ses trois groupes de travail, tel que défini dans les documents A/32/3 de février 1998 et SCIT/1/7 de février 1999, était le suivant :
Le SCIT "... servira de cadre aux discussions, facilitera la coordination et donnera des orientations pour la mise en place du réseau mondial d'information de l'OMPI et la fourniture sur ce réseau de services d'information en matière de propriété intellectuelle. Il formulera des recommandations et des lignes d'action relatives au réseau proposé et à des questions connexes, et il les soumettra pour approbation à l'Assemblée de l'OMPI. Il examinera des questions ayant trait à la fourniture d'information en matière de propriété intellectuelle - propriété industrielle et droit d'auteur - dans un environnement de réseau numérique".
Le Groupe de travail sur l'infrastructure d'information "... devra examiner l'état d'avancement des travaux relatifs au déploiement du WIPONET, formuler des lignes d'action concernant ce réseau, élaborer des recommandations pertinentes et proposer des projets relatifs à des systèmes d'information utiles aux offices de propriété intellectuelle".
Le Groupe de travail sur les normes et la documentation (SDWG) "... traitera des questions relatives à la production des données de propriété intellectuelle destinées aux BNPI, ainsi que des questions relatives à l'accès à l'information en matière de propriété intellectuelle et à la diffusion de cette information... [L]e SDWG traitera des normes de l'OMPI énonçant des dispositions relatives à la documentation en matière de propriété intellectuelle chaque fois qu'il sera nécessaire de les mettre à jour ou de les adapter".
Le Groupe de travail sur la sécurité de l'information "... devra traiter de questions techniques touchant à l'échange de données et exécuter des projets pilotes, en relation avec le programme concernant les BNPI et au moyen du WIPONET, dans les domaines du dépôt électronique et de l'échange de documents de priorité pour l'examen des demandes de brevet, et en ce qui concerne d'autres activités prévues dans le domaine du commerce électronique".
7. La continuation de ces mandats signifierait que le rapport direct au SCIT serait limité au projet WIPONET et à celui des bibliothèques numériques de propriété intellectuelle (BNPI). Selon les méthodes de travail actuelles du SCIT, les travaux relatifs à ces deux projets devraient s'effectuer de manière compartimentée, les questions d'infrastructure d'une part, de normes et de documentation d'autre part, et de sécurité par ailleurs étant examinée par les trois groupes de travail existants correspondants. Cette méthodologie pose des problèmes : l'absence de vision globale de chaque projet et l'examen fragmenté de questions qui s'interpénètrent de plus en plus. En outre, comme on le voit en particulier avec le WIPONET, la structure et la méthodologie du projet ne se prêtent plus à une telle compartimentation : le déploiement du réseau, par exemple, met en jeu à la fois des questions d'infrastructure et des questions de sécurité.
8. Pendant la mise en oeuvre de l'un ou l'autre projet, il est probable que la création d'une norme nouvelle ou la modification d'une norme existante de l'OMPI deviendra nécessaire. Dans ce cas, le chef du projet concerné déléguera la tâche au Service des normes et de la documentation informatiques. Si une consultation des États membres s'avérait nécessaire, elle se ferait dans le cadre du comité approprié. Dans l'éventualité où un État membre demanderait au Bureau international de modifier ou de créer une norme de l'OMPI non liée à l'un ou l'autre projet, la tâche serait confiée au Groupe de travail sur les normes et la documentation, ou bien on créerait un groupe de travail ou une équipe d'experts.
9. Le SCIT plénier est un organe subsidiaire de l'Assemblée générale et à ce titre, il peut faire à celle-ci des recommandations sur les lignes d'action concernant le WIPONET et sur des questions connexes. En ce qui concerne les questions budgétaires, le SCIT a le pouvoir d'affecter un rang de priorité aux activités dans le cadre de l'enveloppe financière approuvée pour les projets WIPONET et BNPI. Étant donné que seul le Comité du programme et budget a compétence pour fixer le montant d'un budget et allouer des crédits, les États membres souhaiteront peut-être envisager un mécanisme qui permettrait au SCIT de donner des avis de nature financière au directeur général. Ces avis seraient pris en considération pour l'établissement des projets de programme et budget des exercices biennaux suivants ou pour la rédaction de propositions concernant des projets ad hoc.
Groupe consultatif sur les techniques de l'information
10. Le mandat proposé pour le groupe consultatif sur les techniques de l'information serait le suivant :
"donner au directeur général des avis techniques et des orientations sur la stratégie informatique globale de l'OMPI, y compris sur les questions relatives à la mise en place des infrastructures requises [à l'intérieur et]1 à l'extérieur du Secrétariat et sur la définition des priorités dans le Plan d'exécution du plan stratégique de l'OMPI concernant les techniques de l'information ou dans d'autres activités informatiques en rapport".
11. Pour fournir au groupe consultatif sur les techniques de l'information la documentation nécessaire à l'exécution de son mandat, l'actuel Plan d'exécution du plan stratégique concernant les techniques de l'information serait scindé en :
a) un plan de travail pour l'exercice biennal en cours, comportant des informations sur les activités principales, des jalons, des données budgétaires et des indications de priorité; et
b) un plan à moyen terme pour les quatre prochaines années, où l'accent serait mis sur l'établissement de priorités en ce qui concerne les besoins opérationnels des États membres, du Bureau international et d'autres membres de la communauté de la propriété intellectuelle.
12. D'autres documents, tels que rapports sur l'état d'avancement des projets, plans concernant les ressources humaines et études de faisabilité pour de nouveaux projets seraient mis à disposition en tant que de besoin. Le groupe étant de caractère consultatif, il ne devrait logiquement pas mener d'activités propres et n'aura par conséquent pas besoin d'un programme de travail indépendant énumérant les tâches à exécuter. Cela étant, le programme de travail existant du SCIT sera divisé entre, d'une part, les tâches qui vont être reprises par le comité chargé des normes et de la documentation et, d'autre part, celles qui peuvent être incorporées dans le champ de projets ou d'activités informatiques en cours.
13. Le groupe consultatif sur les techniques de l'information serait ouvert à tous les États membres de l'OMPI et à toute organisation non gouvernementale ou intergouvernementale qui souhaiterait y participer. Le groupe tiendrait une réunion par an, dont la date serait fixée de manière à ce que les recommandations du groupe puissent être prises en considération par le Bureau international dans ses préparatifs en vue du Comité du programme et budget ou de l'Assemblée générale de l'OMPI.
14. Selon une autre variante, le groupe consultatif pourrait être formé d'un nombre restreint d'offices de propriété intellectuelle - grands et petits - à même de fournir des avis d'expert sur des questions de politique générale en matière de techniques de l'information. Les membres siégeraient alors par roulement.
Comité permanent des normes techniques et de la documentation
15. Le comité permanent des normes techniques et de la documentation pourrait avoir le mandat suivant :
"adopter des normes de l'OMPI nouvelles ou révisées, des lignes directrices, des recommandations et des déclarations de principe relatives aux données de propriété intellectuelle, à la diffusion des données et à la documentation, qui pourront être promulguées par décision du comité permanent, sous réserve de ratification ultérieure par le comité ou l'assemblée compétents ou, exceptionnellement, être renvoyées à l'Assemblée générale de l'OMPI pour adoption".
16. En conservant un comité permanent chargé des normes, on tient compte du fait que le système de la propriété intellectuelle repose sur une coopération étroite entre les États membres et sur l'adoption et l'utilisation par ces derniers de normes acceptées sur le plan international. Pour commencer, le comité permanent des normes techniques et de la documentation passerait en revue le programme de travail actuel du SCIT pour en retenir les points qui relèvent de sa compétence. Cette liste de tâches formerait la base d'un nouveau programme de travail qui serait établi pour lui : on pourrait y ajouter de nouvelles tâches ou y modifier l'ordre des priorités selon les méthodes de travail adoptées par le comité permanent (voir ci-après la partie IV). Les méthodes de travail en question pourraient aussi comprendre la possibilité de créer les groupes de travail ou les équipes d'experts jugés nécessaires pour accélérer les travaux du comité permanent.
17. Le comité permanent serait ouvert à tous les États membres, organisations non gouvernementales et organisations intergouvernementales. Conformément à la décision prise par les États membres en vue d'accroître la participation aux comités permanents (qui figure dans les documents WO/GA/23/2 et WO/GA/23/7) le Bureau international offrirait, pour chaque réunion du comité, une aide financière à 26 participants : cinq pour les pays d'Afrique, cinq pour les États arabes, cinq pour les pays d'Asie et du Pacifique plus un pour la Chine, cinq pour les pays d'Amérique latine et des Caraïbes et cinq pour les pays de l'ancienne Communauté des États indépendants.
18. Toutefois, par souci d'efficacité dans l'élaboration et la mise en oeuvre des normes, l'accent serait mis sur l'utilisation des méthodes de travail électroniques. Si cela est souhaité, on pourrait ne plus établir pour le comité permanent de calendrier des réunions : à la place, le Bureau international s'engagerait à notifier quatre mois à l'avance la convocation de toute réunion du comité permanent.
Comités techniques ad hoc
19. Puisque les comités techniques seraient constitués spécialement en fonction d'un besoin, il n'est pas possible d'en déterminer le mandat à l'avance. Toutefois, en tant qu'organes subsidiaires du SCIT ou du groupe consultatif sur les techniques de l'information, ils pourraient avoir des méthodes de travail identiques à celles qui sont suggérées pour les groupes de travail dans la partie IV.
20. Compte tenu du fait qu'un comité ad hoc ne serait pas nécessairement représentatif des États membres de l'OMPI, l'adoption ou la promulgation, par exemple, d'une norme de l'OMPI devrait être soumise à un comité permanent pour décision ou pour recommandation à l'Assemblée générale de l'OMPI.
IV. MÉTHODES DE TRAVAIL
21. En attendant que les États membres décident de la structure du comité, plusieurs méthodes de travail générales peuvent être envisagées.
Groupes de travail
Points à considérer
22. Un groupe de travail devra se consacrer à une tâche ou à un groupe de tâches, être représentatif de la composition du comité dont il relève et offrir suffisamment de souplesse à la création et à la dissolution pour s'adapter à la dynamique de l'environnement informatique.
Méthode de travail suggérée
23. Il est suggéré qu'il n'y ait pas de groupe de travail institutionnalisé. Si toutefois un groupe de travail devenait nécessaire, il pourrait être constitué selon les principes suivants :
i) la demande de création d'un groupe de travail pourrait émaner soit du Bureau international, soit d'un État membre;
ii) un mandat clair devrait avoir été établi pour tout groupe de travail, avant la première réunion de celui-ci, par le comité dont il est l'émanation; ce document comporterait une clause de "fin ou révision" concernant le maintien en existence du groupe de travail et une indication des compétences professionnelles ou techniques requises des délégués qui participeront à cette réunion;
iii) les invitations à participer à la réunion du groupe de travail indiqueraient le profil recherché pour les délégués (comme indiqué à l'alinéa ii) ci-dessus);
iv) aucune réunion du groupe de travail ne se tiendrait simultanément avec une réunion du comité dont il est l'émanation;
v) le Bureau international notifierait au moins quatre mois à l'avance la convocation d'un groupe de travail en réunion;
vi) il incomberait au comité qui convoque un groupe de travail d'en entériner les recommandations (au besoin en y apportant des modifications mineures); dans l'hypothèse où le comité ne serait pas en mesure d'approuver une proposition, il la renverrait directement au groupe de travail pour complément d'étude; et
vii) l'accent serait mis sur le travail par des moyens électroniques2 : le Bureau international n'enverrait de documentation sur papier qu'aux États membres dont l'office n'est pas connecté à l'Internet (voir l'annexe I du document SCIT/5/4, sur la mise en oeuvre du WIPONET).
Équipes d'experts
Points à considérer
24. Une équipe d'experts devra se consacrer à une tâche ou à un groupe de tâches, être représentative de la composition du comité dont elle relève et offrir suffisamment de souplesse à la création et à la dissolution pour s'adapter à la dynamique de l'informatique.
25. Le besoin de constituer une équipe d'experts dépendra pour une large part de la décision prise en ce qui concerne la structure d'ensemble du comité.
26. La méthode de travail suggérée est la suivante :
i) la demande de création d'une équipe d'experts pourrait émaner soit du Bureau international, soit d'un État membre;
ii) un mandat clair devrait avoir été établi pour toute équipe d'experts, avant la première réunion de celle-ci, par l'organe qui la convoque (que ce soit le comité dont elle relève ou un groupe de travail); ce document comporterait une clause de "fin ou révision" concernant le maintien en existence de l'équipe d'experts et une indication des compétences professionnelles et techniques requises des délégués qui participeront à cette réunion;
iii) les invitations à participer aux travaux de l'équipe d'experts indiqueraient le profil recherché pour les délégués (comme indiqué à l'alinéa ii) ci-dessus);
iv) il incomberait seulement à l'organe qui convoque une équipe d'experts d'en entériner les recommandations (au besoin en y apportant des modifications mineures); dans l'hypothèse où cet organe ne serait pas en mesure d'approuver une proposition, il la renverrait directement à l'équipe d'experts pour complément d'étude; et
v) l'accent serait mis sur le travail par des moyens électroniques : le Bureau international n'enverrait de documentation sur papier qu'aux États membres dont l'office n'est pas connecté à l'Internet (voir l'annexe I du document SCIT/5/4, sur la mise en oeuvre du WIPOnet).
Étant donné que l'on attend habituellement d'une équipe d'experts qu'elle mène à terme ses travaux dans un laps de temps assez court, les États membres souhaiteront peut-être libeller plutôt comme suit l'alinéa v) :
v) les équipes d'experts mèneront leurs travaux exclusivement par des moyens électroniques.
27. Le Bureau international reconnaît que ce principe limiterait dans l'immédiat la possibilité de certains États membres de participer aux travaux d'une équipe d'experts, mais puisque le WIPOnet doit être déployé dans tous les États pour la fin de 2001, cela ne devrait pas toucher les travaux des comités ni désavantager aucun délégué.
Définition et organisation d'un projet ou d'une tâche
Points à considérer
28. Il est suggéré :
a) de formaliser un mécanisme permettant à tout État membre ou au Bureau international de proposer la création d'un nouveau projet ou d'une nouvelle tâche dans le domaine des techniques de l'information;
b) que ce mécanisme permette de formuler des propositions détaillées à l'intention du comité compétent, afin qu'il puisse prendre des décisions éclairées sur l'intérêt pratique de la proposition, les dépenses et le calendrier à prévoir et sur le rang de priorité de l'activité dans le plan de travail existant en matière de techniques de l'information; et
c) que ce mécanisme suive les lignes directrices et les principes relatifs au cycle de vie des projets.
29. Le secteur chargé de la gestion des techniques de l'information est actuellement lié dans ses travaux par trois documents distincts : le Programme et budget, le Programme de travail du SCIT et le Plan d'exécution du plan stratégique concernant les techniques de l'information. Ces documents ne s'excluent pas mutuellement, mais chacun présente des listes différentes d'activités et il appartient au Bureau international de déterminer comment ces activités s'articulent et leur rang de priorité.
30. La méthode de travail suggérée est la suivante :
a) abandonner le Programme de travail du SCIT et remplacer le Plan d'exécution du plan stratégique concernant les techniques de l'information par un outil de travail plus dynamique, pertinent pour le comité considéré; et
b) opérer ensuite selon les modalités de définition et d'organisation des tâches énoncées dans le document SCIT/1/7 :
i) un sujet pourra être examiné à l'initiative de tout État membre ou du Bureau international, sur présentation, par écrit, d'un descriptif succinct du projet comportant
- un exposé clair du problème ou du besoin particulier à considérer
- l'indication de la façon dont le besoin a été déterminé
- les objectifs de la tâche
- des solutions à envisager
- l'indication des avantages escomptés;
ii) si la proposition recueille l'appui du comité compétent, il sera demandé au Secrétariat d'établir un rapport de faisabilité comportant
- une estimation des coûts
- une évaluation des risques
- l'indication des ressources requises
- les incidences de la tâche en question pour le plan de travail de l'exercice biennal en matière de techniques de l'information;
iii) le Secrétariat inclura le rapport de faisabilité dans le projet d'ordre du jour de la première session à venir du comité compétent;
iv) si le nouveau projet ou la nouvelle tâche est accepté,
- et que l'activité entre dans le cadre du plan de travail déjà établi pour les techniques de l'information : le projet ou la tâche sera affecté directement au service compétent et, dans le cas d'un projet lié aux travaux d'un comité, il sera demandé à ce comité d'indiquer le rang de priorité de la tâche dans le champ global du projet;
- et que l'activité n'entre pas dans le cadre du plan de travail déjà établi pour les technique de l'information : le comité aura le choix entre deux solutions : soit assigner à la tâche un rang de priorité supérieur à celui d'un projet existant lié à ses travaux, auquel il serait mis fin ou dont on réduirait l'envergure, soit demander au Bureau international d'incorporer la tâche dans le programme et budget de l'exercice biennal suivant.
Établissement de priorités
Points à considérer
31. Les priorités devront être déterminées de telle sorte que les décisions prises de modifier l'envergure de projets extérieurs à l'OMPI ne soient pas préjudiciables aux systèmes internes de l'Organisation.
32. Le mécanisme de fixation du rang de priorité devra être suffisamment dynamique pour réagir à l'évolution rapide de l'environnement technologique.
33. Les activités nouvelles à rang de priorité élevé devront être intégrées au processus global d'élaboration du budget.
Méthode de travail suggérée
34. Une répartition claire et fonctionnelle des budgets et des activités entre les services et les projets "protégerait" l'investissement des ressources nécessaires pour les systèmes internes de l'OMPI.
35. L'établissement de priorités devrait désormais faire partie intégrante du processus de création de tâches ou de projets.
Documentation des réunions
Points à considérer
36. Absente du mandat initial de la restructuration, la question du volume de documentation que le Bureau international établit et diffuse n'en est pas moins pertinente. Prenons, à titre d'exemple, la cinquième session plénière du SCIT, tenue en juillet 2000. Pour cette seule réunion, 1359 documents ont été envoyés à 811 adresses différentes - offices de propriété intellectuelle, ministères des affaires étrangères, missions permanentes et organisations intergouvernementales et non gouvernementales.
Méthode de travail suggérée :
37. Avant la réunion d'un comité, le Secrétariat enverrait seulement la lettre d'invitation et l'ordre du jour. L'invitation comporterait la liste des documents de la réunion disponibles sur le site Web de l'OMPI et indiquerait où s'adresser pour en obtenir, le cas échéant, des exemplaires sur papier (il ne serait envoyé d'exemplaires sur papier que sur demande).
[L'annexe suit]
(Adobe PDF ou MS-Word 97)
1 Les mots figurant entre crochets pourront être supprimés, certains États membres ayant déjà fait connaître leur position qui est que le groupe consultatif sur les techniques de l'information devrait traiter exclusivement de questions informatiques extérieures aux systèmes propres du Secrétariat.
2 N.B. : pour les États membres raccordés à l'Internet via le WIPOnet qui participent à une réunion de l'OMPI tenue par des moyens électroniques, l'OMPI paiera le temps de connexion correspondant en sus du maximum annuel de 360 heures qu'elle prend en charge.