Enregistrement des délégués et accréditation
Comme indiqué dans les invitations envoyées le 27 mai 2024 à tous les membres et observateurs invités à la conférence diplomatique, tous les délégués sont priés de s’enregistrer en ligne d’ici au 13 septembre 2024, y compris ceux en poste à Riyad. Les délégués doivent remplir le formulaire d’enregistrement en ligne.
La procédure d’enregistrement au moyen du formulaire en ligne sera achevée lorsque les délégués auront présenté leur lettre de créance. La lettre de créance doit être une note verbale, une lettre officielle ou un document officiel daté et signé ou revêtu d’un timbre, émanant d’une autorité compétente d’un État membre ou d’une organisation ayant le statut d’observateur accréditée auprès de l’OMPI, désignant le délégué qui participera à la conférence diplomatique au nom de cet État membre ou de cette organisation ayant le statut d’observateur.
Une fois enregistré en ligne, chaque délégué recevra par voie électronique un numéro confirmant l’enregistrement à la conférence diplomatique. Tous les enregistrements sont par la suite vérifiés par le Secrétariat, qui peut contacter individuellement un participant enregistré si nécessaire (en cas de questions relatives à la lettre de créance, par exemple).
Les organisations doivent bénéficier du statut d’observateur à l’OMPI avant que les personnes qui les représentent puissent s’enregistrer
Se rendre à Riyad
Les délégués, représentants des organisations observatrices et autres participants doivent se charger eux-mêmes des démarches nécessaires pour obtenir leur visa d’entrée. Les délégués, représentants des organisations observatrices et autres participants sont tenus de déposer leur demande de visa d’entrée auprès des ambassades ou des consulats du Royaume d’Arabie saoudite dans leurs pays de résidence respectifs. Un visa d’entrée en cours de validité doit être délivré avant que le voyage puisse être entrepris.
De plus amples informations sur la procédure de demande de visa seront fournies.
Des tarifs spéciaux ont été négociés pour les participants inscrits à la conférence diplomatique.
- Informations détaillées sur les réservations et les tarifs disponibles
Tous les participants inscrits à la conférence diplomatique sont couverts uniquement par l’assurance de l’OMPI pour les accidents imputables au service. Cette assurance ne couvre pas les soins médicaux urgents consécutifs à une maladie.
Lors de la conférence
Les participants et les observateurs sont tenus de toujours porter le badge de la conférence de manière visible lorsqu’ils se trouvent sur le lieu de la conférence.
Les réunions se tiendront chaque jour de 10 heures à 13 heures et de 15 heures à 18 heures (heure d’Europe centrale), sauf indication contraire.
Les séances plénières seront diffusées en direct par l’intermédiaire du service de diffusion sur le Web de l’OMPI.
Comme d’habitude, les coordonnateurs de groupe doivent adresser leurs demandes de réservation de salles par courrier électronique à l'équipe chargée des réunions et seront informés en temps voulu des affectations de salles. Les coordonnateurs de groupe sont invités à communiquer par avance à l’équipe chargée des réunions le calendrier prévu des réunions de leur groupe.
Un nombre limité de salles du KAICC est disponible pour les réunions bilatérales. Seules des réunions bilatérales en présentiel peuvent être organisées (pas de connexion hybride/à distance). Les demandes de réservation de salles au KAICC doivent être adressées à équipe chargée des réunions. L’attribution des salles commencera le 1er octobre 2024. Dans l’intérêt de l’ensemble des délégations et en raison du nombre limité de salles disponibles, aucune salle ne pourra être réservée pour des périodes prolongées.
L’interprétation simultanée sera assurée pendant les séances officielles de la conférence diplomatique en français, anglais, arabe, chinois, espagnol et russe et à partir du portugais dans les six autres langues.
La tâche du Secrétariat et des interprètes serait grandement facilitée si les intervenants voulaient bien envoyer une copie de leurs déclarations au Secrétariat avant la conférence, aux adresses électroniques suivantes : interpretation@wipo.int et dlt.dc@wipo.int. Si elles ne sont pas transmises par voie électronique, les copies des déclarations (même manuscrites) doivent être remises aux administrateurs des conférences le plus tôt possible durant la tenue de la conférence.
Informations et documents relatifs à la conférence diplomatique. Afin de contribuer à la protection de l’environnement, les documents sont publiés sur le site Web de l’OMPI pour téléchargement. Tous les documents sont disponibles en français, anglais, arabe, chinois, espagnol et russe, en format accessible pour les délégués ayant des difficultés de lecture des textes imprimés. Il n’y aura pas de distribution de documents dans les salles de réunion. Les délégués sont priés de se rendre aux réunions avec leurs propres exemplaires des documents ou d’utiliser des ordinateurs ou autres appareils portables.
Informations locales
L’heure locale à Riyad est UTC+3.
La monnaie utilisée à Riyad, ainsi que dans le reste de l’Arabie saoudite, est le riyal saoudien (SAR).
Pour les questions générales et la coordination globale, veuillez écrire à l’adresse dlt.dc@wipo.int
Pour les questions relatives aux lettres de créance et aux pleins pouvoirs, veuillez écrire à l’adresse legalcounsel@wipo.int