Accès au lieu de la conférence
À leur arrivée au lieu de la conférence, les participants seront soumis par le personnel de sécurité à un contrôle de sécurité semblable à celui effectué dans les aéroports (à savoir scanners à rayons X et portiques de détection de métaux). Veuillez prévoir suffisamment de temps aux fins de l’application de ces procédures.
L’accès au Centre international de conférences et la présence des délégués sur place seront limités aux détenteurs d’un badge de la conférence. Les délégués devront présenter leur badge aux points d’entrée et, étant donné que l’accès est strictement contrôlé durant la conférence, ils devront le porter en permanence de manière visible.
Enregistrement des délégués et accréditation
Comme indiqué dans les invitations envoyées le 27 mai 2024 à tous les membres et observateurs invités à la conférence diplomatique, tous les délégués sont priés de s’enregistrer en ligne d’ici au 13 septembre 2024, y compris ceux en poste à Riyad. Les délégués doivent remplir le formulaire d’enregistrement en ligne.
La procédure d’enregistrement au moyen du formulaire en ligne sera achevée lorsque les délégués auront présenté leur lettre de créance. La lettre de créance doit être une note verbale, une lettre officielle ou un document officiel daté et signé ou revêtu d’un timbre, émanant d’une autorité compétente d’un État membre ou d’une organisation ayant le statut d’observateur accréditée auprès de l’OMPI, désignant le délégué qui participera à la conférence diplomatique au nom de cet État membre ou de cette organisation ayant le statut d’observateur.
Une fois enregistré en ligne, chaque délégué recevra par voie électronique un numéro confirmant l’enregistrement à la conférence diplomatique. Tous les enregistrements sont par la suite vérifiés par le Secrétariat, qui peut contacter individuellement un participant enregistré si nécessaire (en cas de questions relatives à la lettre de créance, par exemple).
Pour plus de renseignements, veuillez consulter les Questions-réponses sur les questions de procédures et les aspects juridiques.
Prise en charge des frais de participation des délégués
La circulaire C. 9229 et ses annexes ont été envoyées le 25 juin 2024, avec toutes les informations utiles aux délégués dont les frais sont pris en charge. La participation d’un délégué de chaque État membre remplissant les conditions requises sera prise en charge. En conséquence, les États membres dont les frais sont pris en charge seront invités à ne renvoyer qu’un seul formulaire de désignation avant le 13 septembre 2024.
Se rendre à Riyad
Tous les participants accrédités pour se rendre à la conférence diplomatique doivent se charger eux-mêmes des démarches nécessaires pour obtenir leur visa d’entrée. Le Royaume d’Arabie saoudite a mis en place une procédure en ligne accélérée pour permettre aux participants d’obtenir leurs visas.
Afin que votre demande de visa puisse être traitée, vous devrez fournir votre numéro d’enregistrement à la conférence diplomatique de l’OMPI (que vous aurez reçu par voie électronique dans le message concernant l’enregistrement en ligne aux réunions de l’OMPI), votre itinéraire de voyage, une photo d’identité et une copie de votre passeport.
Pour toute demande concernant votre visa, merci de bien vouloir envoyer un message à l’adresse vt@saip.gov.sa.
Tous les participants inscrits à la conférence diplomatique sont couverts uniquement par l’assurance de l’OMPI pour les accidents imputables au service. Cette assurance ne couvre pas les soins médicaux urgents consécutifs à une maladie.
Vous trouverez davantage d’informations sur l’Arabie saoudite en consultant le lien suivant : Planifiez votre voyage - Visitez le site officiel de l’Arabie saoudite.
Pour plus d’informations concernant Riyad, veuillez consulter le Guide de Riyad 
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Lors de la conférence
Application WIPO Conferences
L’application “WIPO Conferences” sera disponible lors de la Conférence diplomatique pour la conclusion et l’adoption d’un traité sur le droit des dessins et modèles. Les informations seront centralisées au moyen de cette application; vous aurez accès à l’horaire des réunions, au plan du lieu de la conférence, à une liste évolutive des orateurs qui prononceront les déclarations liminaires, à un menu de restauration, à des notifications sur les dernières mises à jour, et bien plus encore. Nous sommes convaincus que l’application vous aidera à profiter pleinement de votre expérience à Riyad. Si vous avez déjà procédé à votre inscription, vous pouvez immédiatement accéder à l’application en la téléchargeant à l’aide du code QR. Il vous sera demandé de saisir l’adresse électronique utilisée lors de votre inscription.
Pour toute question concernant l’application, veuillez envoyer un message à l’adresse e-meetings@wipo.int.
- Instructions complémentaires pour installer l’application. [PDF]
Les badges de la conférence pourront être retirés dès le samedi 9 et le dimanche 10 novembre, de 9 heures à 22 heures, au comptoir d’enregistrement du KAICC.
Les participants et les observateurs sont tenus de toujours porter le badge de la conférence de manière visible lorsqu’ils se trouvent sur le lieu de la conférence.
Les réunions se tiendront selon l’horaire indiqué dans le calendrier provisoire pour la conférence diplomatique (DLT/DC/INF/2), sauf indication contraire. Le programme de la conférence sera annoncé quotidiennement.
Les séances plénières seront diffusées en direct par l’intermédiaire du service de diffusion sur le Web de l’OMPI.
Les demandes de déclarations liminaires doivent être envoyées à l’avance par courrier électronique à l’adresse dlt.dc@wipo.int (cc: interpretation@wipo.int).
Compte tenu des contraintes de temps, les déclarations liminaires doivent être limitées comme suit : elles ne doivent pas dépasser trois minutes si elles sont prononcées par les coordonnateurs de groupe, deux minutes si elles sont prononcées par des États membres et une minute si elles sont prononcées par des observateurs. La limite de temps sera strictement appliquée et un système d’affichage aidera les délégués à la respecter.
Conformément à la pratique établie, les coordonnateurs de groupe doivent adresser leurs demandes de réservation de salles par courrier électronique à l’équipe chargée des réunions et seront informés en temps voulu des affectations de salles. Les coordonnateurs de groupe sont invités à communiquer par avance à l’équipe chargée des réunions le calendrier prévu des réunions de leur groupe.
Un nombre limité de salles du KAAIC sont disponibles pour les réunions bilatérales. Seules des réunions bilatérales en présentiel peuvent être organisées (pas de connexion hybride/à distance). Les demandes de réservation de salles au KAAIC doivent être adressées à bilaterals@wipo.int. L’attribution des salles commencera le 1er octobre 2024. Dans l’intérêt de l’ensemble des délégations et en raison du nombre limité de salles disponibles, aucune salle ne pourra être réservée pour des périodes prolongées.
Les réservations de salles de dernière minute doivent être adressées au comptoir d’information ou par courrier électronique à bilaterals@wipo.int.
L’interprétation simultanée sera assurée pendant les séances officielles de la conférence diplomatique en français, anglais, arabe, chinois, espagnol et russe et à partir du portugais dans les six autres langues.
La tâche du Secrétariat et des interprètes serait grandement facilitée si les intervenants voulaient bien envoyer une copie de leurs déclarations au Secrétariat avant la conférence, aux adresses électroniques suivantes : interpretation@wipo.int et dlt.dc@wipo.int. Si elles ne sont pas transmises par voie électronique, les copies des déclarations (même manuscrites) doivent être remises aux administrateurs des conférences le plus tôt possible durant la tenue de la conférence.
Informations et documents relatifs à la conférence diplomatique. Afin de contribuer à la protection de l’environnement, les documents sont publiés sur le site Web de l’OMPI pour téléchargement. Tous les documents sont disponibles en français, anglais, arabe, chinois, espagnol et russe, en format accessible pour les délégués ayant des difficultés de lecture des textes imprimés. Il n’y aura pas de distribution de documents dans les salles de réunion. Tous les délégués sont priés de se rendre aux réunions avec leurs propres exemplaires des documents ou d’utiliser des ordinateurs ou autres appareils portables.
Le centre d’affaires, équipé d’ordinateurs, d’imprimantes et de photocopieurs/scanners, sera situé entre le comptoir d’information et la fontaine. KAICC. Le centre d’affaires sera ouvert chaque jour à partir du lundi 11 novembre 2024 de 9 heures à 18 heures.
Le comptoir d’information de la conférence sera situé à l’entrée principale du KAICC. Le comptoir d’information sera ouvert chaque jour à partir du lundi 11 novembre 2024 de 9 heures à 18 heures.
Accréditation
Les journalistes souhaitant couvrir la Conférence diplomatique de l’OMPI pour la conclusion et l’adoption d’un traité sur le droit des dessins et modèles sont invités à présenter une demande d’accréditation [DOC].
Salle de presse
Une salle de presse, située au rez-de-chaussée du KAICC, sera ouverte à partir du 11 novembre de 9 heures à 18 heures.
Informations concernant les cérémonies et activités culturelles lors de la conférence diplomatique
Informations locales
L’heure locale à Riyad est UTC+3.
La monnaie utilisée à Riyad, ainsi que dans le reste de l’Arabie saoudite, est le riyal saoudien (SAR).
La température moyenne à Riyad en novembre est généralement comprise entre 14°C (57°F) et 27°C (81°F). Il peut y avoir jusqu’à trois jours de pluie à Riyad en novembre.
La tension électrique standard à Riyad est de 230 volts. Veuillez noter que l’Arabie saoudite utilise des fiches de type A, B, C ou G. Aucune prise, ni aucun d’adaptateur ou chargeur pour les appareils électroniques n’étant fourni, il est vivement conseillé aux participants d’apporter les leurs.
Des mesures de sécurité appropriées seront appliquées à l’intérieur du centre de conférences. Un service médical est également présent dans les locaux du KAICC. Une ambulance sera disponible à proximité des locaux. Un hélicoptère sanitaire sera prêt à intervenir en cas d’évacuation médicale. La ville de Riyad compte en outre plusieurs établissements médicaux.
Appels d’urgence
- Numéro d’appel d’urgence unifié : 911
- Police : 999
- Service public d’ambulance : 997
- Intervention d’urgence en cas d’incendie : 998
- Urgence générale : 112
Pour les questions générales et la coordination globale, veuillez écrire à l’adresse dlt.dc@wipo.int.
Pour les questions relatives aux lettres de créance et aux pleins pouvoirs, veuillez écrire à l’adresse legalcounsel@wipo.int.