La procédure de modification suivante figure à la section 2.5 de l'annexe F:
2.5 Procédure de modification
2.5.1 Champ d'application
Il est nécessaire de modifier la norme de temps à autre en fonction de l'expérience pratique et du progrès technique et compte tenu du fait que cette norme sera utilisée pour le fonctionnement des systèmes actuels et l'élaboration de nouveaux systèmes par un large éventail de concepteurs, dont certains offices de brevets. La procédure de modification définie dans la présente section constitue le moyen habituel par lequel le Directeur général ouvre des consultations en vertu de la règle 89.2.b) en ce qui concerne les propositions de modification des exigences techniques contenues dans l'annexe F (y compris ses appendices) et, le cas échéant, dans la septième partie et d'autres parties des instructions administratives (ci-après dénommées "propositions de modification"), avant de décider de l'opportunité de promulguer ces modifications.
Les propositions de modification relatives à la norme mais qui dépassent le cadre des exigences techniques (par exemple, les propositions de modification relatives aux principes juridiques qui gouvernent le dépôt et le traitement électroniques) ne sont pas examinées en vertu de la procédure de modification définie dans la présente section mais font l'objet d'une consultation ordinaire menée par le Bureau international, comme c'est le cas pour les autres propositions de modification des instructions administratives. L'examen d'une proposition en vertu de la procédure de modification définie dans la présente section sera interrompu par le Bureau international s'il apparaît rétrospectivement qu'elle dépasse le cadre des exigences techniques de la norme.
2.5.2 Site Internet; liste de diffusion; groupe consultatif
Le Bureau international tient à jour un site Internet destiné au traitement des propositions de modification. Le site Internet permet aux personnes intéressées d'inscrire leur adresse électronique sur une liste de diffusion relative au dépôt électronique, en vue d'être tenues informées de la publication sur le site de nouvelles propositions de modification (ou d'autres documents relatifs au dépôt électronique selon le PCT).
Tout office national, administration PCT, organisation intergouvernementale (y compris les offices régionaux) ou organisation non gouvernementale invité à prendre part aux réunions du Comité des questions administratives et juridiques du PCT peut s'inscrire sur le site Internet en vue de participer aux travaux d'un groupe consultatif chargé d'examiner les propositions de modification. Les participants doivent, de préférence, s'inscrire au début du cycle annuel de gestion des modifications défini dans la section 2.5.4 ci-après. Toutes les personnes représentant des membres du groupe consultatif sont automatiquement inscrites sur la liste de diffusion relative au dépôt électronique.
Les offices nationaux et les administrations PCT participant au groupe consultatif le font en qualité de membres et les autres participants, à titre d'observateurs. Le Bureau international, qui assure le secrétariat, coordonne les activités du groupe. L'examen des questions se fait de manière informelle sur le site Internet et par courrier électronique et, si nécessaire, par d'autres moyens de communication; des réunions entre membres du groupe eux-mêmes ne sont pas envisagées.
Le principal rôle du groupe consultatif est d'examiner la manière dont il convient de mettre en uvre les propositions de modification et, en particulier, de déterminer si des modifications doivent être promulguées et la date à laquelle elles doivent prendre effet, et de faire des recommandations dans ce sens. Le groupe est censé exercer ses activités sur la base du consensus.
2.5.3 Propositions de modification
Les propositions de modification peuvent être soumises au Bureau international par tout office ou administration qui a le droit de s'inscrire comme membre du groupe consultatif. Elles peuvent également être présentées par le Bureau international. Un office, une administration ou le Bureau international lui-même peut, s'il le désire, soumettre une proposition de modification qui lui a été présentée par un tiers. Les propositions de modification peuvent être soumises à tout moment de l'année, de préférence sur le site Internet.
Une proposition de modification peut être modifiée ou retirée par l'office ou l'administration qui l'a soumise. Chaque proposition de modification est publiée par le Bureau international sur le site Internet, sous la forme d'un dossier relatif à la proposition de modification, auquel sont jointes en annexe les observations formulées, les modifications proposées, etc. S'ils ne sont pas joints en annexe au dossier concerné, les échanges de vues sur cette proposition sont consignés dans des archives accessibles sur le site Internet.
Chaque proposition de modification doit indiquer les changements demandés en ce qui concerne le texte ou les dessins, une liste des éléments sur lesquels ces changements pourraient avoir des incidences, le motif du changement proposé, y compris les questions de traitement ou de politique générale en jeu, ainsi que la date proposée pour sa mise en uvre, et doit comporter, si possible, un projet de plan d'exécution (par exemple, une nouvelle DTD en format XML).
L'examen des propositions de modification devrait normalement s'effectuer dans le cadre du cycle annuel (ordinaire) de gestion des modifications visé à la section 2.5.4. Si nécessaire, en général à la demande de l'auteur de la proposition, le Bureau international peut décider, après avoir consulté le groupe consultatif, d'accélérer l'examen d'une proposition de modification selon la procédure définie à la section 2.5.5. Il est entendu que l'examen de toute proposition de modification découlant d'un changement apporté à la législation nationale d'un état contractant du PCT en rapport avec les normes contenues dans la présente annexe s'effectuera dans le cadre de la procédure accélérée.
2.5.4 Cycle annuel de gestion des modifications
1. Chaque proposition de modification reçue par le Bureau international est publiée, dès sa réception, sur le site Internet, dans un dossier créé à cet effet, avec une mention indiquant que des observations sur cette proposition peuvent être envoyées au Bureau international. Cette publication est notifiée à bref délai par courrier électronique aux personnes inscrites sur la liste de diffusion relative au dépôt électronique.
2. Les observations des parties intéressées reçues après la publication et la notification d'une proposition de modification visée à la section 2.5.3 sont publiées à bref délai sur le site Internet, dans le dossier relatif à la proposition de modification, et notifiées aux personnes inscrites sur la liste de diffusion relative au dépôt électronique.
3. L'examen de la proposition est ensuite suspendu jusqu'au mois de février suivant, à moins que la proposition ne fasse l'objet de la procédure accélérée visée à la section 2.5.5.
4. Le 15 février ou à bref délai après cette date, le Bureau international publie sur le site Internet une liste de toutes les propositions de modification en suspens et les renvois aux dossiers de propositions de modification correspondants, en indiquant que des observations peuvent être envoyées au Bureau international jusqu'au 31 mars au plus tard, et le notifie par courrier électronique à toutes les personnes inscrites sur la liste de diffusion relative au dépôt électronique. Le Bureau international envoie également à tous les offices et administrations PCT, aux organisations intergouvernementales intéressées et à certaines organisations non gouvernementales représentant les utilisateurs, une circulaire imprimée relative au site Internet, en les invitant à formuler des observations avant le 31 mars et en indiquant qu'il tient à leur disposition des exemplaires sur papier de ces propositions de modification.
5. Toutes les autres observations reçues par le Bureau international sont publiées, dès leur réception, dans le dossier relatif à la proposition de modification sur le site Internet et notifiées par courrier électronique aux personnes inscrites sur la liste de diffusion relative au dépôt électronique.
6. À bref délai après le 31 mars, le Bureau international invite le groupe consultatif à examiner les propositions de modification et les observations y relatives, puis le groupe consultatif fait des recommandations au Bureau international jusqu'au 15 mai au plus tard. Ces recommandations sont immédiatement publiées dans le dossier relatif à la proposition de modification sur le site Internet et notifiées par courrier électronique aux personnes inscrites sur la liste de diffusion relative au dépôt électronique.
7. En tenant compte des observations formulées et des recommandations du groupe consultatif, après les avoir révisées si nécessaire, le Bureau international publie sur le site Internet, le 30 juin au plus tard, les modifications destinées à entrer en vigueur le 1er janvier de l'année suivante ou, exceptionnellement, avant cette date, et le notifie par courrier électronique aux personnes inscrites sur la liste de diffusion relative au dépôt électronique.
8. Les procédures habituelles en matière de promulgation des modifications des instructions administratives sont applicables (envoi d'une circulaire imprimée et publication dans la Gazette du PCT).
9. Le cas échéant, les exigences nouvelles ou révisées des offices sont notifiées au Bureau international, comme le prévoit l'instruction 710, aux fins de la publication dans la Gazette du PCT.
2.5.5 Examen accéléré des propositions de modification
1. À tout moment, sur demande ou de sa propre initiative, le Bureau international peut décider d'accélérer l'examen d'une proposition de modification, même si cette dernière a jusque-là fait l'objet d'un traitement ordinaire.
2. Chaque proposition de modification dont l'examen a été accéléré fait l'objet d'une publication sur le site Internet aux fins de la formulation d'observations et d'une notification par courrier électronique aux personnes inscrites sur la liste de diffusion relative au dépôt électronique, comme il est indiqué aux paragraphes 1 et 2 de la section 2.5.4, à ceci près que les observations doivent être formulées dans un délai de six semaines. Parallèlement à cette publication, le Bureau international envoie la circulaire imprimée visée au paragraphe 4 de la section 2.5.4 en invitant à la formulation d'observations dans un délai de six semaines. Toutes les observations reçues sont publiées, dès leur réception, dans le dossier relatif à la proposition de modification sur le site Internet, et notifiées par courrier électronique aux personnes inscrites sur la liste de diffusion relative au dépôt électronique.
3. Parallèlement aux actions visées au paragraphe 2, le Bureau international invite le groupe consultatif à examiner les propositions de modification et toutes les observations ultérieures formulées dans le délai de six semaines visé au paragraphe 2, et à faire des recommandations avant la fin de ce délai de six semaines, y compris, le cas échéant, sur la date appropriée d'entrée en vigueur des modifications proposées. Ces recommandations sont immédiatement publiées dans le dossier relatif à la proposition de modification sur le site Internet, et notifiées par courrier électronique aux personnes inscrites sur la liste de diffusion relative au dépôt électronique.
4. En tenant compte des observations formulées et des recommandations du groupe consultatif, après les avoir révisées si nécessaire, le Bureau international publie les modifications, et la date à laquelle elles entrent en vigueur, sur le site Internet, puis les notifie par courrier électronique aux personnes inscrites sur la liste de diffusion relative au dépôt électronique.
5. Les modifications sont promulguées et toute nouvelle exigence des offices est notifiée et publiée, comme indiqué aux paragraphes 8 et 9 de la section 2.5.4.
2.5.6 Gestion des différentes versions
Lorsque la pratique et les systèmes techniques de l'office destinataire le permettent, des versions antérieures de certains éléments de la norme (en particulier les DTDs et le protocole sur l'interopérabilité en matière de dépôt électronique) peuvent fonctionner de manière simultanée pour une durée limitée. Chaque version doit être clairement identifiée par un numéro approprié.