Directives à l'usage des offices récepteurs du PCT
Chapitre II : Généralités
Documents et correspondance
20. Documents et correspondance soumis par le déposant. Tout document, autre que la demande internationale elle même, soumis par le déposant au cours de la procédure selon le PCT, doit - s'il ne constitue pas une lettre - être accompagné d'une lettre permettant d'identifier la demande internationale qu'il concerne; la lettre doit être signée du déposant (règle 92.1.a)). Si ces conditions ne sont pas remplies, l'office récepteur en avise le déposant et l'invite (formulaire PCT/RO/131) à remédier à l'omission dans le délai fixé dans l'invitation. Le délai ainsi fixé doit être raisonnable en l'espèce; même si le délai ainsi fixé expire après le délai applicable à la remise du document (ou même si ce dernier délai est déjà expiré), il ne peut être inférieur à 10 jours ni supérieur à un mois à compter de la date d'envoi de l'invitation. S'il est remédié à l'omission dans le délai fixé dans l'invitation, il n'est pas tenu compte de cette omission; sinon, le déposant est avisé (formulaire PCT/RO/149) que le document n'est pas pris en considération (règle 92.1.b)). Si l'inobservation de ces conditions n'a pas été relevée, et si le document est pris en considération dans la procédure internationale, l'inobservation de ces conditions est sans effet pour la poursuite de cette procédure (règle 92.1.c)).
21. Toute lettre soumise par le déposant à l'office récepteur doit être rédigée dans la même langue que la demande internationale à laquelle elle se rapporte, étant entendu que, lorsque la demande internationale doit être publiée dans la langue d'une traduction requise selon la règle 12.3.a), 12.4.a) ou 26.3ter.e), toute lettre soumise par le déposant doit être rédigée dans cette langue (paragraphes 67, 67A et 68). Cependant, l'office récepteur peut autoriser expressément l'usage d'une autre langue (instruction 104.a)). Il peut toujours, au cas par cas, accepter toute autre langue.
22. Les documents et la correspondance émanant du déposant qui doivent être transmis au Bureau international ou à l'administration chargée de la recherche internationale sont transmis par l'office récepteur avec l'exemplaire original ou la copie de recherche, respectivement, lorsque cet exemplaire ou cette copie n'a pas encore été transmis au Bureau ou à l'administration (paragraphe 285). Les documents et la correspondance ultérieurs doivent être transmis à bref délai. Le formulaire PCT/RO/118 doit être utilisé aux fins de la transmission de l'exemplaire original, de la copie de recherche ou de tout autre document ou correspondance s'y rapportant. En ce qui concerne la transmission de l'exemplaire original et de la copie de recherche, voir les paragraphes 285 à 293.
23. Correspondance destinée au déposant. Lorsque le déposant a désigné un ou plusieurs mandataires en vertu de la règle 90.1.a), la correspondance destinée au déposant est adressée au mandataire du déposant ou, lorsqu'il y a plusieurs mandataires, à celui d'entre eux qui est "mentionné en premier" conformément à l'alinéa a) ou b) de l'instruction 108. Lorsqu'il y a plusieurs déposants et un mandataire commun (c'est à dire un mandataire désigné par tous les déposants), la correspondance est adressée à ce mandataire commun. Lorsque les déposants n'ont pas désigné un mandataire commun mais, conformément à la règle 90.2.a), un représentant commun (c'est à dire que l'un des déposants qui est habilité à déposer une demande internationale, selon l'article 9, a été désigné pour représenter tous les déposants), la correspondance est adressée à ce représentant commun (instruction 108.c)) Lorsqu'un représentant commun désigné a lui même désigné un mandataire, la correspondance est envoyée à ce mandataire (instruction 108.c)i)). Lorsqu'un mandataire secondaire a été désigné (règle 90.1.d)i)), la correspondance destinée au déposant continue à être envoyée au mandataire "mentionné en premier" (voir plus haut); cette correspondance n'est envoyée au mandataire secondaire que si le mandataire qui a désigné le mandataire secondaire demande expressément que cette correspondance soit envoyée à ce dernier. En cas de doute, l'office récepteur se met en rapport avec le déposant en vue de préciser à qui la correspondance doit être envoyée. La correspondance destinée au déposant doit comporter la référence de dossier du déposant, le cas échéant (instruction 109 et paragraphe 76).
24. Lorsqu'il y a plusieurs déposants et qu'aucun mandataire commun ou représentant commun n'a été désigné, la correspondance destinée au déposant est adressée à la personne considérée comme étant le représentant commun, c'est à dire au déposant mentionné en premier dans la requête et qui est habilité, conformément à la règle 19.1, à déposer une demande internationale auprès de l'office récepteur (règle 90.2.b)). Si cette personne considérée comme étant le représentant commun a désigné un mandataire, la correspondance destinée au déposant est adressée à ce mandataire.
25. Lorsque, en vertu de la règle 4.4.d), une adresse spéciale pour la correspondance figure dans le cadre no IV de la requête, la correspondance est envoyée à cette adresse (paragraphes 81 et 118).
26. Lorsque plusieurs personnes sont indiquées comme déposants dans une demande internationale, il suffit, pour permettre d'identifier cette demande, d'indiquer, sur tout formulaire ou dans toute correspondance se rapportant à cette demande, le nom du déposant qui est mentionné en premier dans la requête (instruction 105).
27. Expéditions postales effectuées par les offices récepteurs. Tout document ou lettre émanant de l'office récepteur ou transmis par lui et constituant un événement à partir duquel court un délai en vertu du traité ou du règlement d'exécution doit être expédié par courrier aérien; le courrier par voie terrestre ou maritime peut être utilisé à la place du courrier aérien, soit lorsqu'il arrive normalement à destination dans les deux jours suivant l'expédition, soit lorsqu'il n'y a pas de courrier aérien (règle 92.3). Lorsque l'attention du déposant doit être attirée dans les plus brefs délais sur une notification ou une autre communication, l'office récepteur doit, dans la mesure du possible, transmettre cette notification ou cette autre communication par télécopieur et envoyer une copie de confirmation par courrier. Lorsque, en cochant la case pertinente dans le cadre n° II ou dans le cadre n° IV du formulaire de requête, le déposant ou le mandataire a autorisé l'envoi des notifications établies en relation avec la demande internationale par courrier électronique, à titre de copie préliminaire, ou exclusivement sous forme de copie électronique, l'office récepteur peut, s'il souhaite proposer ce service, envoyer au déposant ces notifications par voie électronique afin d'éviter tout retard dans l'acheminement du courrier. Lorsqu'une notification a été envoyée par courrier électronique, à titre de notification préliminaire suivie de sa version sur papier, seule la version papier de la notification est considérée comme la copie authentique faisant foi de la notification concernée et seule la date d'expédition figurant sur ce document sert de point de départ de tout délai au sens de la règle 80. Lorsque le déposant a demandé l'envoi des notifications exclusivement sous forme électronique, la date d'envoi mentionnée sur la copie électronique sert de point de départ de tout délai au sens de la règle 80.