Moyens électroniques de communication avec le Bureau international
Compte tenu de la limitation des services postaux et de la nécessité impérative pour l’OMPI d’activer son protocole de continuité des opérations, ce qui implique une suspension progressive de la numérisation, de l’impression et de l’envoi/réception de courrier physique, vous êtes invité(e) à procéder dans les plus brefs délais à la mise en place de moyens électroniques de communication avec le Bureau international, y compris en sa qualité d’office récepteur du PCT, au cas ou vous ne l’auriez pas encore fait.
Veuillez suivre les instructions ci-dessous en fonction du mode de communication que vous utilisez actuellement pour mener vos activités dans le cadre du PCT auprès du Bureau international, que ce soit pour l’envoi ou la réception de documents et de notifications en lien avec le PCT.
Réception des notifications du Bureau international
Réception par courrier électronique uniquement : Si vous avez déjà autorisé le Bureau international à n’utiliser que la messagerie électronique pour envoyer des notifications PCT relatives à vos demandes internationales, ce service continuera de fonctionner sans interruption et aucune action supplémentaire n’est requise de votre part.
Réception au préalable par courrier électronique, puis sous forme de copie papier : Jusqu’à nouvel avis, seule la copie envoyée au préalable par courrier électronique sera transmise et aucune copie papier ne suivra. Aucune action supplémentaire n’est requise de votre part pour le moment. Toutefois, nous vous recommandons, pour les nouvelles demandes, de sélectionner l’option de réception des notifications exclusivement par courrier électronique et de désactiver la réception subséquente de copies papier.
Réception exclusivement sous forme papier, mais une adresse électronique a été fournie : Si vous n’avez pas expressément autorisé le Bureau international à envoyer des notifications PCT par courrier électronique, mais qu’une adresse électronique est indiquée dans les données bibliographiques pour le(s) déposant(s), le(s) mandataire(s) ou toute adresse de correspondance pour vos demandes internationales, le Bureau international enverra exceptionnellement les notifications PCT à cette adresse électronique et aucune copie papier ne sera transmise.
Réception exclusivement sous forme papier sans qu’aucune adresse électronique ne soit indiquée : Si ce cas s’applique à vos demandes internationales, veuillez contacter le Bureau international dans les plus brefs délais à l’une des adresses électroniques suivantes afin que nous puissions vous aider à mettre en place la réception de notifications par courrier électronique : pct.eservices@wipo.int ou pct.infoline@wipo.int
Notification via ePCT du traitement de documents et de l’envoi de formulaires par le Bureau international : Les déposants ayant des droits d’accès à leurs demandes internationales dans ePCT continueront de recevoir des notifications ePCT concernant le traitement de documents et l’envoi de formulaires par le Bureau international conformément à la pratique actuelle (et selon les préférences qu’ils ont définies dans ePCT pour les notifications), étant donné que ces notifications sont envoyées séparément et en sus des formulaires PCT par le système opérationnel du Bureau international.
Envoi de documents au Bureau international
Utilisation du système ePCT avec authentification forte : Si vous utilisez actuellement ePCT avec une authentification forte pour déposer de nouvelles demandes internationales et pour soumettre des documents au Bureau international (et aux autres offices participants) via des actions ePCT en ligne et la fonction de chargement de documents, cette pratique est considérée comme idéale et nous vous encourageons à la poursuivre. Tous les services en ligne ePCT continuent de fonctionner normalement et ne sont pas concernés par les actuelles interruptions qui affectent la numérisation, l’impression ou les services postaux.
Utilisation du système ePCT sans authentification forte : Si vous utilisez le système ePCT sans authentification forte pour transmettre des documents électroniques au Bureau international par chargement, nous vous encourageons à poursuivre cette pratique étant donné qu’elle constitue une bonne alternative à l’envoi et à la réception de documents papier, ce dernier mode de transmission étant actuellement interrompu. En outre, nous vous invitons à saisir cette opportunité pour ajouter une authentification forte au compte OMPI que vous utilisez pour vous connecter à ePCT. Cela vous permettra d’accéder à de nombreuses fonctions en ligne additionnelles qui ne sont disponibles que si vous vous connectez à ePCT avec une authentification forte. Ces fonctions incluent :
- le dépôt électronique de nouvelles demandes auprès du Bureau international en sa qualité d’office récepteur et auprès des autres offices récepteurs participants en utilisant le système ePCT-Filing, qui ne requiert pas de téléchargement de logiciel et qui contient un grand nombre de validations intégrées basées sur les données de référence les plus récentes dont dispose le Bureau international;
- la demande de droits d’accès ePCT à des demandes existantes pour vous permettre de consulter les documents figurant dans le dossier électronique du Bureau international, y compris des copies de toutes les notifications papier en sortie susceptibles d’être concernées par les interruptions du service postal;
- les “actions” ePCT vous permettant d’interagir avec vos demandes en ligne par saisie de données bibliographiques et transmission de documents électroniques pour les transactions PCT les plus courantes;
- la possibilité de charger des documents sous forme électronique à destination d’autres offices participants agissant en qualité d’office récepteur, d’administration chargée de la recherche internationale et d’administration chargée de l’examen préliminaire international, supprimant ainsi la nécessité d’envoyer des documents papier vers un grand nombre d’emplacements géographiques où les services postaux risquent d’être interrompus pendant quelque temps.
En savoir plus sur les avantages d’utiliser ePCT avec une authentification forte.
Si vous n’avez pas encore de compte OMPI : Nous vous recommandons de créer un compte OMPI afin que vous puissiez bénéficier des nombreux services en ligne offerts par le système ePCT, comme indiqué brièvement ci-dessus. Veuillez consulter les instructions “Getting Started” pour vous familiariser à l’utilisation du système ePCT. Si vous avez besoin d’une assistance pour la création d’un compte OMPI ou pour commencer à utiliser le système ePCT, veuillez contacter le service d’assistance “PCT eServices” à l’adresse pct.eservices@wipo.int
Transmission de documents électroniques au Bureau international en l’absence de compte OMPI : Si vous n’avez pas encore créé de compte OMPI, vous pouvez malgré tout soumettre des documents au Bureau international sous forme électronique (PDF) en utilisant le service de chargement d’urgence. Bien que le recours à ce service de chargement ne soit pas la pratique recommandée et qu’il constitue une solution d’appoint dans les rares cas où le système ePCT n’est pas disponible, il offre une alternative électronique pratique à l’envoi de documents papier.
Transmission de copies certifiées conformes de documents de priorité
En cas d’impossibilité d’utiliser le service DAS – ou les documents PDF signés numériquement chargés via ePCT – pour mettre le document de priorité à la disposition du Bureau international, et dans les cas où la règle 17.1.b) ne s’applique pas, il est recommandé d’envoyer la copie papier originale du document de priorité à votre office récepteur local. Lorsque le Bureau international agit en qualité d’office récepteur, vous êtes invité(e) à lui envoyer la copie certifiée conforme du document de priorité par courrier recommandé et à transmettre une copie du justificatif daté de l’envoi par chargement du document ou par courrier électronique à ro.ib@wipo.int
Passage de la correspondance papier aux communications électroniques dans le futur
Comme indiqué ci-dessus, un certain nombre de solutions électroniques ont été mises en place pour la réception et l’envoi de données et de documents en provenance et à destination du Bureau international sous forme électronique. Indépendamment de la situation exceptionnelle que nous traversons actuellement en raison de la pandémie de Covid-19, le Bureau international a défini un objectif stratégique visant à fournir aux déposants les outils et l’assistance nécessaires pour passer de la correspondance papier aux transactions électroniques.
Le service d’assistance “PCT eServices” ainsi que le service d’information du PCT restent à votre entière disposition pour une assistance par téléphone, par courrier électronique ou par chat en ligne. Pour de plus amples informations, veuillez consulter la page AIDE du système ePCT.