Les directives suivantes visent à garantir que les fichiers d’autorité adressés au Bureau international soient conformes à la norme ST.37 de l’OMPI et uniformes pour l’ensemble des offices. Ce document a été établi sur la base des questions posées au Bureau international depuis le lancement du portail d’accès aux fichiers d’autorité en 2019. Le portail d’accès aux fichiers d’autorité de l’OMPI peut être consulté à l’adresse suivante : https://www.wipo.int/standards/fr/authority_file.html
Le Bureau international évalue la validité de tout fichier d’autorité soumis par les offices au regard de la norme ST.37 de l’OMPI. Au moins une mise à jour annuelle du portail d’accès aux fichiers d’autorité de l’OMPI est effectuée au mois de mars.
La première étape du processus de rédaction de votre fichier d’autorité devrait être de vous référer à la norme ST.37 de l’OMPI. Des recommandations sont formulées pour les fichiers d’autorités soumis dans un format texte ou dans un format XML, structuré selon le format XML schéma (annexe III de la norme ST.37 de l’OMPI) ou DTD (annexe IV de la norme ST.37 de l’OMPI). Il convient de noter que les fichiers d’autorité non conformes à la norme ST.37 de l’OMPI ne seront pas publiés sur le portail d’accès aux fichiers d’autorité de l’OMPI.
Il est toujours préférable que les offices fournissent des fichiers d’autorités conformes à la version actualisée de la norme ST.37 de l’OMPI, consultable sur la page consacrée aux normes de l’OMPI. À défaut, les fichiers d’autorités fournis devront être conformes à une autre version de la norme ST.37 de l’OMPI.
Le Bureau international examinera les fichiers d’autorité (et leurs mises à jour) soumis par les offices avant de les publier sur le portail d’accès aux fichiers d’autorité. En cas de problème concernant les fichiers d’autorité soumis, l’OMPI prendra contact avec l’office concerné afin de convenir des modifications à apporter. Si un fichier d’autorité est jugé conforme, il est publié lors de la prochaine mise à jour des publications. Généralement, deux mises à jour sont effectuées chaque année, la première au mois de mars.
Un fichier d’autorité conforme à la norme ST.37 de l’OMPI doit obligatoirement contenir quatre éléments d’information pour chaque publication de brevet, comme établi au paragraphe 8 de la norme ST.37 de l’OMPI : le code alphabétique à deux lettres de l’office de propriété intellectuelle qui a publié le document, le numéro de publication, le code de type de document et la date de publication. Toutefois, il est vivement recommandé que, dans la mesure du possible, les informations d’identification de la demande définies au paragraphe 9.c) de la norme ST.37 de l’OMPI soient également communiquées, ces renseignements étant utiles aux utilisateurs des fichiers d’autorité.
Bien que cet élément ne soit pas obligatoire, il est vivement recommandé aux offices de fournir un fichier de définition en plus de leur fichier d’autorité. Le fichier de définition contient des informations utiles concernant les données couvertes par le fichier de données, ainsi que des définitions relatives aux codes d’exception, s’il y a lieu. Un fichier de définition peut être soumis (ou hébergé) dans tout type de format, y compris les formats texte et HTML. Il est recommandé aux offices de communiquer autant de métadonnées que possible dans ce fichier.
Les informations suivantes devront être incluses dans votre fichier de définition :
Les offices ont plusieurs options pour indiquer les dates de publication de brevet et les dates de dépôt de demande d’enregistrement de brevet. Afin de garantir que ces dates soient indiquées de manière uniforme par l’ensemble des offices, il est recommandé de respecter ce qui suit :
Les codes INID sont définis dans la norme ST.9 de l’OMPI.
Bien que le numéro de la demande puisse être fourni à titre facultatif, il peut arriver que certains des champs pertinents soient disponibles, mais pas tous, et que les offices souhaitent tout de même fournir ces données. Si le champ destiné au numéro de la demande visé au paragraphe 9, n’est pas disponible, il est recommandé d’utiliser la chaîne de caractères suivante pour l’instance XML : “Numéro de la demande introuvable”. Cela permettra d’identifier les entrées pour lesquelles un numéro de demande existait mais n’a pu être localisé.
La mise à disposition des séries de données du fichier d’autorité en format texte est le moyen le plus simple de communiquer les données relatives à la publication des demandes de brevet dans un fichier d’autorité conforme à la norme ST.37 de l’OMPI. Les orientations relatives à la mise à disposition de votre fichier d’autorité dans ce format figurent à l’annexe II de la norme ST.37 de l’OMPI. Les recommandations suivantes sont adressées aux offices communiquant leur fichier d’autorité en format TXT :
Il est recommandé d’utiliser la dernière version du schéma mis à plat de la norme ST.37 de l’OMPI, qui fait l’objet de l’annexe III de la norme ST.37 de l’OMPI.
Aucune recommandation spécifique n’est donnée pour l’utilisation du schéma de la norme ST.37 outre les remarques générales relatives aux instances XML conformes à la norme ST.37, détaillées dans la section ci-après consacrée à la mise en œuvre au format DTD.
Il est recommandé d’utiliser la dernière version du format DTD de la norme ST.37 de l’OMPI, qui fait l’objet de l’annexe IV de la norme ST.37 de l’OMPI.
Les recommandations suivantes sont adressées aux offices communiquant leur fichier d’autorité dans un format XML DTD conforme à la norme ST.37. Les descriptions ci-après sont données pour les éléments spécifiques du format DTD suivants :