¿Cómo proteger los secretos comerciales?
Los secretos comerciales permanecen en vigor mientras la información con valor comercial sigue siendo confidencial y se adoptan medidas razonables para mantenerla en secreto. La noción de “razonable” varía en función de la información, su valor y otras circunstancias.
Algunos ejemplos de medidas incluyen:
- marcar la información como confidencial;
- limitar el acceso a la información mediante barreras físicas y tecnológicas;
- establecer acuerdos de no divulgación con el personal, los proveedores y los socios para prohibir al destinatario el uso o la divulgación no autorizados de información confidencial;
- evaluar periódicamente qué empleados necesitan tener acceso a la información comercial confidencial, y
- generar entre los empleados una cultura en la que se priorice la protección de la información confidencial.
Consejo de experto: La protección de los secretos comerciales puede combinarse con otros tipos de mecanismos de protección de la propiedad intelectual (PI). Por ejemplo, mientras que las patentes pueden utilizarse para proteger las características técnicas de un producto, los secretos comerciales permiten proteger la configuración específica que mejora su desempeño. Además, el derecho de autor puede usarse para proteger el código fuente y los textos y dibujos en el manual de uso del producto, los dibujos y modelos industriales pueden proteger sus características estéticas y de aspecto, y las marcas pueden usarse para proteger el logotipo asociado con el producto.
Medidas prácticas para implementar una estrategia basada en el secreto comercial
Los empleados, en general sin intención, pueden ser la principal fuente de filtraciones de los secretos comerciales de las empresas. Dejar claras las condiciones desde el comienzo puede reducir los riesgos.
Los contratos de trabajo deberían establecer claramente las obligaciones de los empleados, entre ellas la prohibición de divulgar información confidencial sin autorización expresa. Debe informarse a los empleados qué información la empresa considera confidencial, y qué medidas deben adoptar para protegerla.
Al contratar nuevos empleados, las empresas pueden utilizar una lista de verificación previa a la incorporación en la que confirmen que respetarán las obligaciones de confidencialidad que tengan frente a su exempleador. De esta manera, las empresas reducen el riesgo de adquirir de forma ilegítima secretos comerciales pertenecientes al exempleador.
Cuando un empleado deja de trabajar para la empresa es fundamental tomar medidas para proteger los secretos comerciales de la organización. Debe solicitarse a estos empleados que devuelvan la información y el material confidencial de la empresa. Asegúrese de cancelar el acceso del empleado a los recursos confidenciales de la empresa, como direcciones de correo electrónico, cuentas, etc.
Una práctica recomendada es invitar a los empleados que dejarán de trabajar para la empresa a una entrevista de salida. Durante la entrevista, recuerde al empleado las obligaciones que seguirá teniendo frente a la empresa, y pídale que las reconozca por escrito.
Aunque algunas leyes imponen limitaciones al uso de acuerdos de no competencia que restringen la movilidad de los empleados y les impiden utilizar las habilidades que han adquirido en su empleo anterior, la obligación de preservar la confidencialidad de los secretos del empleador en general no se extingue, al menos durante cierto período tras la desvinculación del empleado.
Establezca acuerdos de confidencialidad con los posibles asociados, incluidos clientes y proveedores. Puede hacerlo firmado un acuerdo simple al comienzo de la relación. Asegúrese de volver a evaluar estas obligaciones en los acuerdos que firme con terceros y actualícelas según se necesite.
Adopte un código de conducta y ética que prohíba las prácticas ilícitas y poco éticas a fin de mitigar los riesgos. Por ejemplo, deje claro a los empleados y a los socios comerciales que no deben usar identidades falsas para acceder a materiales o sitios web restringidos o a sesiones restringidas en conferencias del sector, ni al adquirir un producto de un competidor o usar alguno de sus servicios.
Consejo de experto: Muchas empresas auditan los dispositivos electrónicos del empleado que dejará de trabajar para la empresa antes de su partida definitiva. Si opta por hacer esto, asegúrese de no infringir ninguna ley local de privacidad.
Hacer valer sus derechos
Los secretos comerciales protegen a sus propietarios contra la adquisición, la divulgación o el uso no autorizados de información confidencial por terceros. Demostrar que alguien ha usado de forma ilegítima sus secretos comerciales puede ser difícil, y en algunos casos el valor de su secreto podría reducirse o incluso perderse durante el proceso si, por ejemplo, no se protege de forma adecuada de la divulgación pública durante un procedimiento judicial. El proceso para hacer valer sus derechos y lo que usted deba demostrar podrían variar según el país.
Esté preparado para actuar con rapidez y tenga la documentación a mano para demostrar que el secreto comercial le pertenece. Si sospecha que alguien ha robado su secreto comercial o lo está usando sin su autorización, actúe sin demora. Podría adoptar medidas preliminares para impedir que el uso continúe y así limitar los daños.
Recuerde que los secretos comerciales solo protegen al propietario cuando su información confidencial se utiliza sin autorización y de una manera contraria a las prácticas comerciales honestas. No estarán protegidos si un tercero adquiere esa misma información desarrollándola de forma independiente, por medio de ingeniería inversa, a través de una filtración de información confidencial debido a que el propietario no tomó medidas razonables para protegerla, o si el secreto llega a ser de dominio público en las esferas pertinentes del sector.
Consejo de experto: El alcance exacto de las conductas de las que puede protegerse como titular de sus secretos comerciales varía según el país y el contrato que haya suscrito con la otra parte.
Consejo de experto: Establecer un programa sólido de protección de los secretos comerciales, algo que depende de la propia empresa, quizás es la mejor medida preventiva. Asegúrese de que la confidencialidad sea un aspecto central de todas sus actividades con sus empleados y con terceros.