Comment protéger des secrets d’affaires?

Les secrets d’affaires durent aussi longtemps que les informations présentant un intérêt commercial restent confidentielles et sont protégées par des mesures raisonnables pour maintenir le secret. Ce qui est considéré comme raisonnable varie en fonction de la nature des informations, de leur valeur et d’autres circonstances.

Voici quelques exemples de mesures :

indiquer que les informations sont confidentielles;
limiter l’accès aux informations en imposant des restrictions matérielles et techniques;
faire signer aux employés, fournisseurs et partenaires des accords de confidentialité par lesquels ils s’interdisent d’utiliser ou de divulguer des informations confidentielles sans en avoir reçu l’autorisation;
réviser périodiquement la liste des salariés qui “ont besoin de connaître” les informations visées par le secret d'affaires;
créer une culture d’entreprise qui fait du respect de la confidentialité une priorité.

Conseil d’expert - La protection des secrets d’affaires peut être associée à d’autres types de protection de la propriété intellectuelle. Par exemple, alors que les brevets peuvent protéger une caractéristique technique d’un produit, les secrets d’affaires peuvent protéger les réglages spécifiques qui améliorent les performances du produit. En outre, le droit d’auteur peut protéger le code source ainsi que les textes et les dessins figurant dans un manuel d'utilisation du produit, les dessins et modèles industriels peuvent protéger l’aspect esthétique du produit et les marques peuvent protéger le logo qui lui est associé.

Étapes pratiques de la mise en œuvre d’une stratégie en matière de secrets d’affaires

Employés

Les employés sont souvent, sans le vouloir, les principaux responsables des pertes de secrets d’affaires des entreprises. Le fait d’être clair dès le départ peut réduire ce risque.

Les contrats de travail doivent fixer des obligations claires pour les employés, y compris celle de ne pas divulguer d’informations confidentielles sans autorisation expresse. Former les employés pour qu’ils sachent quelles sont les informations que l’entreprise juge confidentielles et quelles sont les mesures à prendre pour en assurer la confidentialité.

Lors du recrutement de nouveaux employés, les entreprises peuvent utiliser une liste de contrôle leur demandant de confirmer qu’ils ont respecté l'obligation de confidentialité avec leur ancien employeur. Cela permet aux entreprises de réduire le risque d’acquisition illégitime de secrets d’affaires détenus par l’ancien employeur.

Départs d’employés

Le départ d’un employé est un moment important pour la sauvegarde des secrets d’affaires de l’entreprise. Exigez des employés qui quittent l’entreprise qu’ils restituent les informations et le matériel confidentiels de l’entreprise. Veillez à ce qu’ils n’aient plus accès aux informations confidentielles de l’entreprise, telles que les courriers électroniques, les comptes, etc.

L’une des pratiques recommandées consiste à organiser un entretien de départ avec chaque employé qui quitte l’entreprise. Au cours de l’entretien, rappelez à l’employé qu’il a des obligations envers l’entreprise et demandez-lui de l’attester par écrit.

Bien que certaines lois limitent l’utilisation de contrats de non-concurrence qui restreignent la mobilité des employés et les empêchent d’utiliser les compétences qu’ils ont acquises dans leur emploi précédent, l’obligation de confidentialité concernant les secrets de l’employeur est généralement valable au moins pendant un certain temps après le départ de l’employé.

Associés

Concluez des accords de non-divulgation avec les partenaires potentiels, y compris les clients et les fournisseurs. Cela peut se faire par un simple accord au début d’une relation. Veillez à réexaminer ces obligations dans tout accord conclu avec un tiers et à les mettre à jour selon que de besoin.

Collecte d’informations sur la concurrence

Adoptez un code de conduite et de déontologie qui interdit les pratiques illégales et contraires à l’éthique afin d’atténuer les risques. Par exemple, demandez à vos employés et à vos partenaires commerciaux de ne pas utiliser de fausses identités pour accéder à des documents à diffusion limitée sur des sites Web, lors de sessions restreintes dans le cadre de conférences sectorielles, lors de la commande des produits ou de l’utilisation des services d’un concurrent.

Conseil d’expert - De nombreuses entreprises procèdent à un audit des ressources électroniques d’un employé qui quitte l’entreprise vers la fin de son contrat de travail. Si vous choisissez cette voie, tenez compte de la législation locale en matière de protection de la vie privée.

Application des droits

Les secrets d’affaires protègent leurs détenteurs contre l’acquisition, la divulgation ou l’utilisation non autorisée d’informations confidentielles par des tiers. Prouver qu'un tiers a utilisé illégitimement votre secret d’affaires peut s’avérer difficile et peut même, dans certains cas, avoir pour conséquence de réduire à néant la valeur du secret d’affaires si, par exemple, celui-ci n’est pas protégé de manière adéquate contre toute divulgation publique au cours de la procédure judiciaire. La procédure d’exécution et les preuves à apporter peuvent varier d’un pays à l’autre.

Soyez prêt à agir rapidement et gardez à portée de main les documents permettant de démontrer que vous détenez un secret d’affaires. Si vous soupçonnez un tiers de vous avoir volé un secret d’affaires ou de l’utiliser sans votre autorisation, agissez rapidement. Il se peut que vous puissiez mettre un terme à cette utilisation et limiter les dégâts grâce à des mesures préliminaires.

N’oubliez pas que les secrets d’affaires protègent uniquement leur détenteur contre l’utilisation non autorisée d’informations confidentielles d’une manière contraire aux pratiques commerciales honnêtes. Aucune protection ne s’applique si un tiers acquiert la même information, par exemple, par création indépendante ou ingénierie inverse par des tiers, ou à la suite de la fuite d’informations confidentielles parce que le détenteur n’a pas pris les mesures raisonnables pour les garder secrètes, ou si le secret devient généralement connu dans les cercles industriels concernés.

Conseil d’expert - L’étendue exacte des actes contre lesquels vous êtes protégé en tant que détenteur d’un secret d’affaires varie en fonction du pays et du contrat que vous avez conclu avec un tiers.

Conseil d’expert - La meilleure solution préventive consiste peut-être à suivre un programme de formation de qualité sur la protection des secrets d’affaires. Veillez à ce que la confidentialité soit au cœur de toutes les activités que vous menez avec vos employés et des tiers.