Как охранять коммерческие тайны?
Коммерческие тайны сохраняют силу до тех пор, пока имеющая коммерческую ценность информация остается конфиденциальной и защищенной разумными мерами по обеспечению ее секретности. Какие меры считаются разумными, зависит от характера информации, ее ценности и других обстоятельств.
Примеры мер по обеспечению секретности:
- маркировка информации как конфиденциальной;
- ограничение доступа к информации с помощью физических и технологических ограничений;
- подписание соглашений о неразглашении информации с сотрудниками, поставщиками и партнерами и включение в эти соглашения положений о запрете несанкционированного использования или раскрытия конфиденциальной информации ее получателем;
- периодический пересмотр прав доступа сотрудников к информации, составляющей коммерческую тайну; и
- создание корпоративной культуры, в которой сохранение конфиденциальности является приоритетом.
Совет специалиста: охрана коммерческой тайны может сочетаться с другими типами охраны интеллектуальной собственности (ИС). Например, технические характеристики продукта могут охраняться патентами, а коммерческая тайна может защищать конкретные настройки, повышающие его производительность. Кроме того, исходный код, а также тексты и чертежи в инструкции пользователя могут охраняться авторским правом, внешний вид и восприятие продукта могут быть зарегистрированы как промышленные образцы, а логотип – как товарный знак.
Практические шаги по реализации стратегии сохранения коммерческой тайны
Сотрудники, зачастую ненамеренно, являются основной причиной потери коммерческих тайн компаниями. Этот риск можно снизить, изначально установив ясные требования.
В трудовом договоре следует четко проговорить обязанности сотрудников, в том числе по неразглашению конфиденциальной информации без прямого разрешения. Для сотрудников необходимо организовать обучение на тему того, что в компании считается конфиденциальной информацией и как они должны себя вести, чтобы сохранить эту информацию в тайне.
Принимая на работу новых сотрудников, можно использовать контрольный список по введению в должность, где от них будет требоваться подтвердить выполнение обязанностей по сохранению конфиденциальности информации с предыдущего места работы. Это позволяет снизить риск неправомерного получения коммерческой тайны предыдущего работодателя.
В момент увольнения сотрудника крайне важно обеспечить защиту коммерческих тайн компании. От увольняющихся сотрудников следует потребовать возвращения конфиденциальной информации и материалов компании. Следует удостовериться, что сотрудник больше не имеет доступа к конфиденциальной информации компании, например, к электронной почте, клиентской базе и т.д.
Полезно проводить собеседование с каждым увольняющимся сотрудником. В ходе такого разговора ему следует напомнить о сохраняющихся обязанностях по отношению к компании и попросить его засвидетельствовать их в письменной форме.
Некоторые законы устанавливают ограничения на использование соглашений об отказе от конкуренции, которые не позволяют сотрудникам устраиваться на работу в некоторые другие фирмы и применять компетенции, полученные на предыдущем месте работы; однако обязанность сохранения тайн работодателя, как правило, остается, по крайней мере, в течение определенного времени после ухода сотрудника из компании.
С потенциальными партнерами, в том числе с заказчиками и поставщиками, следует заключать соглашения о неразглашении информации. Это может быть простое соглашение в начале взаимодействия. Следует обязательно пересматривать такие обязательства в соглашениях с третьими сторонами и актуализировать их по мере необходимости.
С целью минимизации рисков следует принять кодекс поведения и этические правила, запрещающие незаконное и неэтичное поведение. Например, можно дать сотрудникам и партнерам по бизнесу указания не выдавать себя за других людей с целью получения доступа к материалам на веб-сайтах, доступных ограниченному кругу лиц, к закрытым сессиям на отраслевых конференциях, при заказе продукции конкурентов или использовании услуг конкурентов.
Обеспечение соблюдения
Коммерческая тайна позволяет ее владельцу защититься от несанкционированного получения, раскрытия или использования конфиденциальной информации другими лицами. Доказать, что третья сторона незаконно использовала вашу коммерческую тайну, может оказаться непросто; при этом в некоторых случаях ценность коммерческой тайны уменьшается или утрачивается – например, если в ходе судебного разбирательства не обеспечивается достаточная защита от публичного раскрытия. В разных странах применяются разные процедуры обеспечения соблюдения прав и требования к доказательствам.
Следует быть готовым быстро принимать меры и заранее подготовить документы, доказывающие владение коммерческой тайной. В случае подозрений о том, что какое-либо лицо похитило коммерческую тайну или использует ее без разрешения, действовать нужно быстро. Иногда предварительные меры позволяют остановить использование коммерческой тайны, чтобы минимизировать ущерб.
Следует помнить, что коммерческие тайны позволяют владельцу защититься только от несанкционированного использования конфиденциальной информации способом, противоречащим честной коммерческой практике. Охрана не действует, если другое лицо получило соответствующую информацию, например, путем самостоятельной разработки, инженерного анализа или в результате утечки конфиденциальной информации вследствие того, что ее владелец не принял разумные меры по сохранению ее в тайне; либо если тайна стала общеизвестной в профессиональных кругах соответствующей отрасли.