La observancia del derecho de autor en la empresa privada: problemas y soluciones

«Este artículo es excelente. Tengo que mostrárselo al departamento de I+D.»
«Nuestras ventas van a crecer de forma espectacular cuando publiquemos este análisis de productos en nuestro sitio Web.»
«He conseguido estas fotografías gratuitas en Internet. Debería enviarlas por correo electrónico a nuestra oficina de Australia para que las incluyan en el material promocional.»
«Me gusta conectarme a la intranet de la empresa con mi tableta electrónica para leer la prensa diaria.»
«El tercer capítulo de este libro electrónico puede resultar muy útil en el próximo curso de formación de nuestro equipo financiero.»

Estos son solo unos pocos ejemplos de cómo se utiliza y distribuye actualmente en las empresas la información publicada. La colaboración resulta esencial en organizaciones modernas y eficientes, y la distribución digital de contenidos protegidos por derecho de autor es uno de sus elementos principales. En este artículo, Victoriano Colodrón, Director Ejecutivo de RightsDirect, analiza las dificultades que afrontan las empresas en relación con la observancia del derecho de autor y propone soluciones eficaces.

Solo en los Estados Unidos de América, el 75% de los empleados encuestados en 2010 por la empresa de investigación Outsell manifestaron que compartían contenidos con otros miembros de su equipo todas las semanas o, en muchos casos, todos los días. En todo el mundo, los trabajadores comparten cada vez más información, principalmente contenidos de Internet. Una encuesta realizada en 2011 por FreePint reveló que más del 40% de los trabajadores del mundo enviaban contenidos de Internet al menos una vez por semana.

En la mayor parte de las empresas, y no solo en las más ligadas a la investigación, se hace un uso intensivo de obras protegidas por derecho de autor –en particular, textos e imágenes–. Los empleados necesitan utilizar y compartir información valiosa, tanto impresa como digital, para todo, desde la investigación, el marketing y las relaciones públicas hasta la formación y la gestión de productos. En el entorno laboral actual, globalizado y acelerado, la capacidad de colaboración e innovación y las ventajas competitivas de una empresa dependen cada vez más de la rapidez de acceso a la información.

Las compañías utilizan contenidos de carácter muy variado, como datos científicos o técnicos, información financiera, jurídica o empresarial, estadísticas, noticias, gráficos o fotografías y otras imágenes. Los empleados pueden obtener esta información de diversas fuentes como publicaciones científicas, técnicas y profesionales, libros, revistas, periódicos, sitios Web y bitácoras. Generalmente se accede a estas fuentes mediante suscripciones a publicaciones o agencias, servicios de intercambio de documentos o agencias especializadas en recortes de prensa, o bien a través de intranets corporativas o Internet.

Distintos aspectos de la observancia del derecho de autor

¿Qué deben hacer los empleados cuando desean distribuir un artículo científico, una entrada en una bitácora, una fotografía o datos estadísticos? ¿Cómo pueden averiguar si un contenido concreto está protegido por derecho de autor o quién es el titular de ese derecho? ¿A quién deben dirigirse en la empresa si tienen dudas acerca de la protección del derecho de autor o desean obtener los permisos necesarios?

Espectro de respuestas (interacción en las empresas con contenido
potencialmente amparado por derecho de autor). Extraido de Copyright
Policies and Practices 2011: Free Pint Research Project, marzo de 2011.

Aunque la sensibilización de los empleados respecto al derecho de autor es mayor que hace tan solo cinco años, los estudios indican que casi todos los trabajadores no son aún suficientemente conscientes de sus responsabilidades ante las leyes de propiedad intelectual (P.I.), en especial por lo que se refiere a la distribución de contenidos digitales. Muchos piensan que los contenidos disponibles en Internet se pueden distribuir sin pedir permiso. Creen que pueden enviar a otros los artículos de las revistas a las que están suscritos o no saben si deben obtener la autorización o cómo obtenerla. El estudio de Outsell reveló que el 54% de los responsables de gestión de conocimientos encuestados no reparan en la necesidad de obtener autorización del titular del derecho de autor o, sencillamente, dudan.

La escasa sensibilización respecto al derecho de autor, sumada a la rapidez y facilidad de acceso y distribución de la información, ha originado uno de los retos más importantes para las empresas en la actualidad: la gestión de riesgos en materia de derechos de autor. La escasa sensibilización puede producir confusión, por ejemplo, respecto a las excepciones y limitaciones de los derechos exclusivos consignados en la legislación nacional sobre derechos de autor. Por lo general, estas excepciones y limitaciones no incluyen los actos de explotación por empresas privadas con fines comerciales. Esta falta de sensibilización y conocimiento es particularmente notoria en aquellas empresas que no cuentan con un responsable de la observancia del derecho de autor o una normativa específica en esta materia. La tarea de establecer una normativa sobre derechos de autor y designar, formar y capacitar a una persona que se encargue de su cumplimiento puede resultar complicada para muchas empresas.

Incluso aquellas que hacen todo lo posible para proteger la P.I. de terceros pueden encontrar dificultades a la hora de conseguir los permisos necesarios para que los empleados compartan contenidos legalmente. La obtención de autorizaciones de los titulares de derechos de autor puede ser un proceso arduo y prolongado, especialmente si no se recurre a entidades de concesión de licencias que sean eficientes y flexibles. Las empresas han de determinar qué obras van a utilizar, localizar a los respectivos propietarios o agencias de concesión de licencias y, finalmente, adquirir los derechos, todo lo cual conlleva tiempo y dinero. La magnitud del problema es enorme, dados los posiblemente miles de titulares de derechos a los que solicitar autorización, los múltiples tipos de información y procedimientos de concesión y pago de licencias y los diversos plazos de respuesta y niveles de servicio.

En muchos casos, la obtención del permiso necesario implica interrumpir el flujo de trabajo y retrasar la difusión de la información. Los investigadores de una empresa que necesiten distribuir un artículo científico a sus colegas a través de Internet precisan mecanismos de autorización ágiles y sencillos. En un mundo ideal, estos investigadores dispondrían de una autorización previa para utilizar este tipo de contenidos.

En el caso de las empresas multinacionales, con empleados en distintos países, la observancia del derecho de autor puede ser aún más complicada, porque los derechos de P.I. tienen carácter territorial. Por ello, resulta crucial poseer una licencia que permita a los empleados la distribución transfronteriza de contenidos. Sutiles diferencias entre las leyes nacionales sobre derechos de autor pueden tener una repercusión considerable en las actividades empresariales que involucran materiales protegidos. En muchos casos, aunque las multinacionales se esfuerzan por conseguir autorizaciones válidas en todo el mundo, deben conformarse con acuerdos restringidos a países o grupos de países concretos, que confieren distintos derechos para diferentes territorios y están gestionados por organizaciones con mecanismos divergentes de concesión de licencias y establecimiento de precios. Como señala FreePint en su informe de 2011, «por lo general, los responsables de gestión de conocimientos creen que sus suscripciones internas a bases de datos y recursos especiales permiten el acceso a nivel mundial. Pero esto no siempre es así, ya que depende del acuerdo de concesión de licencias suscrito con el proveedor.»

Extraido de “State of Copyright in the Digital Age – What is a Publisher to Do?”,
de Ned May, Outsell, 22 de febrero de 2010, página 17.

Soluciones para la observancia del derecho de autor

Pero, afortunadamente, estos problemas tienen solución. La «guía para la observancia del derecho de autor» que se ha puesto a disposición de las empresas privadas se puede resumir en tres conceptos fundamentales: formación, información y mecanismos eficaces de concesión de licencias.

Empresas de todo el mundo que son conscientes de la importancia de respetar el derecho de autor y de los riesgos que supone su infracción –tanto en lo económico como en lo referente a la reputación– se preocupan de que sus empleados reciban formación suficiente, adecuada y continua sobre estas cuestiones. Ahora bien, ya sea formación interna o impartida por expertos externos, conviene adaptar estos cursos al personal de la empresa. Un enfoque más amplio y comprometido de la formación sobre el derecho de autor incluye también la adopción de normas corporativas en esta materia y la designación de un responsable que vele por el cumplimiento en la empresa de los procedimientos relativos al derecho de autor.

La concesión de licencias es quizá el factor principal de una estrategia eficaz de observancia del derecho de autor. Las empresas pueden conseguir autorización para utilizar contenidos protegidos por derecho de autor mediante dos vías principales: pueden solicitar el permiso directamente a cada uno de los titulares de derechos o conjuntamente a muchos titulares, a través de un único intermediario de concesión de licencias colectivas. De esta forma se simplifica el procedimiento de consecución de los permisos necesarios, ya que las empresas pueden obtenerlos de una sola fuente. Además, estos permisos se pueden obtener a medida que se necesiten o, lo que es más habitual en las empresas, mediante una licencia de tipo general o de repertorio.

Si bien es importante que las empresas respeten los derechos de P.I., también es crucial que los titulares de los derechos de autor y sus representantes dispongan de servicios de concesión de licencias de fácil utilización y bien adaptados a las necesidades de las empresas usuarias. En aquellos casos en los que el ámbito de uso de los contenidos es muy amplio e intervienen miles de fuentes de información y titulares de derechos, las licencias que agrupan todos los derechos pertinentes constituyen una solución rentable. Mediante este método, los permisos se conceden con antelación y están disponibles siempre que surja la necesidad de distribuir contenidos, por lo que los riesgos de violación del derecho de autor se reducen al mínimo.

Este es el tipo de licencia que ofrecen las organizaciones de derechos de reproducción a los mercados empresariales nacionales. Copyright Clearance Center (CCC) y su filial europea RightsDirect, por ejemplo, proporcionan una licencia que permite a las empresas distribuir contenidos pertenecientes a miles de titulares diferentes de derechos de autor. Los empleados disponen así de un conjunto coherente de autorizaciones para compartir información con compañerosubicados en varios países. CCC y RightsDirect también ofrecen recursos gratuitos1 para que las empresas puedan desarrollar sus propias normas en materia de derechos de autor e impartir al personal formación sobre la legislación conexa.

La colaboración y el intercambio de conocimientos requieren el acceso a información protegida por el derecho de autor, pero son imprescindibles para que las empresas prosperen. Para algunas, la obtención de los permisos de uso de dicha información puede representar una pesada carga. Por fortuna, existen métodos sencillos y eficaces de concesión de licencias, que permiten a las empresas superar con éxito el reto de la observancia del derecho de autor.