Le respect du droit d’auteur dans les sociétés privées : problèmes et solutions

“Cet article est très intéressant. Je dois absolument le transmettre au département de recherche-développement.”
“Nos ventes vont connaître une augmentation spectaculaire dès que nous aurons publié cette analyse de produit sur notre site Web.”
“J’ai téléchargé ces photos en accès libre sur Internet. Je devrais peut-être les envoyer par courrier électronique à notre succursale en Australie pour qu’ils puissent les faire apparaître dans leurs supports commerciaux.”
“J’aime bien accéder à l’intranet d’entreprise directement sur ma tablette pour lire la presse quotidienne.”
“Ce serait formidable si on pouvait utiliser le troisième chapitre de ce livre électronique lors de la prochaine séance de formation à l’intention de notre équipe financière.”

Voici juste quelques illustrations de la manière dont l’information publiée est utilisée et diffusée aujourd’hui au sein des entreprises. Dans les organisations modernes et performantes, la collaboration est essentielle et le partage numérique de contenus protégés par le droit d’auteur est l’un de ses principaux éléments constitutifs. Dans l’article ci-après, Victoriano Colodrón, directeur exécutif de RightsDirect, aborde les problèmes de respect du droit d’auteur que rencontrent les entreprises et tente de trouver des solutions probantes pour y remédier.

Ne serait-ce qu’aux États-Unis d’Amérique, 75% des employés interrogés en 2010 par le cabinet d’études Outsell ont déclaré échanger des contenus avec les membres de leur équipe toutes les semaines voire, dans de nombreux cas, tous les jours.

Partout dans le monde, les collègues de travail échangent de plus en plus d’informations, en particulier des contenus en ligne. Selon une étude de FreePint réalisée en 2011, plus de 40% des employés dans le monde transfèrent des contenus Web au moins toutes les semaines.

L’utilisation d’œuvres protégées au titre du droit d’auteur – notamment des œuvres textuelles et visuelles – est très répandue et concerne la plupart des sociétés, pas seulement celles fortement axées sur la recherche. Les employés ont besoin d’utiliser et d’échanger de précieuses informations sur support papier ou numérique dans des domaines aussi variés que la recherche, le marketing, les relations publiques ou la gestion de produits. Dans un environnement de travail international au rythme soutenu, les employés doivent pouvoir accéder rapidement à l’information pour innover, collaborer et devancer la concurrence.

Les organisations utilisent des types de contenu très variés, notamment des informations scientifiques, techniques, financières, juridiques ou commerciales, des actualités, des graphiques, des photographies ou d’autres images. Les employés peuvent tirer ces informations de sources très diverses, par exemple des revues scientifiques, techniques ou professionnelles, des livres, des magazines, des journaux, des sites Web ou des blogs. Ils y ont généralement accès par le biais d’abonnements auprès d’éditeurs ou autres organismes, d’agences de coupures de presse ou de remise de documents ou encore à partir d’intranets d’entreprise ou de l’Internet.

Le problème du respect du droit d’auteur

Comment les employés souhaitant partager un article scientifique, un extrait de blog, une photo ou des données statistiques doivent-ils procéder? De quels moyens disposent-ils pour déterminer si un contenu particulier est protégé par le droit d’auteur ou établir l’identité du titulaire du droit d’auteur? À qui doivent -ils s’adresser au sein de leur société en cas de doute sur la protection par le droit d’auteur ou pour obtenir les autorisations nécessaires?

Si les employés sont plus sensibilisés aujourd’hui qu’il y a cinq ans à la question du droit d’auteur, des études montrent que la plupart d’entre eux n’ont pas encore suffisamment conscience de leurs responsabilités au titre de la législation sur la propriété intellectuelle, notamment lorsqu’il s’agit du partage de contenus numériques. D’aucuns pensent que les contenus disponibles sur Internet peuvent être échangés sans autorisation. Soit ils présument pouvoir transférer des articles tirés des revues auxquelles ils sont abonnés, soit ils ignorent qu’ils doivent obtenir les droits nécessaires au préalable, ou comment procéder pour ce faire. L’étude menée par Outsell a ainsi fait apparaître que sur l’ensemble des spécialistes du savoir interrogés, 54% oublient qu’ils doivent obtenir une autorisation avant de transférer des informations protégées par le droit d’auteur ou font preuve d’ambivalence à ce sujet.

Aujourd’hui, la faible sensibilisation au droit d’auteur combinée à la facilité et à la rapidité d’accès et de partage de l’information a engendré l’un des plus graves problèmes auxquels les sociétés sont confrontées : la gestion du risque lié au droit d’auteur. Cette méconnaissance peut être source de confusion, par exemple en ce qui concerne les exceptions et limitations relatives aux droits exclusifs prévues dans les législations nationales sur le droit d’auteur. Généralement, ces exceptions et limitations ne concernent pas les actes d’exploitation réalisés par des sociétés privées à des fins commerciales. Ce défaut de connaissance et de compréhension est particulièrement notable dans les entreprises n’ayant pas prévu de politique en matière de droit d’auteur ou de responsable du contrôle du respect du droit d’auteur. Or, mettre en place une politique sur le droit d’auteur et nommer, former et habiliter une personne à traiter des questions relatives au respect du droit d’auteur peut être une véritable gageure pour certaines entreprises.

Même les sociétés qui font de leur mieux pour protéger les droits de propriété intellectuelle de tiers peuvent éprouver des difficultés pour obtenir les autorisations nécessaires pour que leurs employés puissent légalement partager des contenus. Obtenir une autorisation de la part d’un titulaire de droits d’auteur peut se révéler long et laborieux, en particulier si on ne fait pas appel à des organismes de délivrance d’autorisations souples et efficaces. Il incombe aux entreprises de déterminer quelles œuvres elles entendent utiliser, de localiser les titulaires de droits concernés ou les organismes responsables de la délivrance des licences de droit d’auteur et, finalement, d’acquérir les droits, une démarche qui exige du temps et de l’argent. Compte tenu de l’existence possible de milliers de titulaires de droits individuels auprès desquels obtenir une autorisation, des multiples types d’information, des procédures de concession de licences et de facturation et des différents temps de réponse et niveaux de service, l’ampleur du défi est considérable.

Obtenir les autorisations nécessaires nécessite souvent d’interrompre les processus opérationnels et de reporter la diffusion de l’information. Les chercheurs en entreprise qui ont besoin de partager des articles scientifiques en ligne avec leurs collègues doivent pouvoir s’appuyer sur des mécanismes d’autorisation à la fois rapides et faciles d’utilisation. Dans un monde idéal, ces chercheurs disposeraient d’une licence pré-autorisant ce type d’utilisation de contenus.

S’agissant de multinationales, le fait d’employer des salariés dans différents pays peut compliquer encore davantage le respect du droit d’auteur, les droits de propriété intellectuelle étant par nature régis par le principe de la territorialité. Il est par conséquent crucial d’obtenir une licence permettant aux employés d’échanger des contenus d’un pays à l’autre. L’existence de subtiles nuances dans les législations nationales sur le droit d’auteur peut avoir de lourdes conséquences sur les pratiques commerciales lorsque des œuvres protégées par le droit d’auteur sont concernées. Il n’est pas rare de voir des sociétés multinationales se battre pour obtenir des autorisations uniformes valables dans le monde entier et qu’au bout du compte, elles doivent se contenter d’accords de licence limités à certains pays ou groupes de pays, assortis de séries de droits différents d’un territoire à l’autre et gérés par des organismes dotés de mécanismes de fixation de prix et de délivrance de licences divergents. Comme souligné dans le rapport de 2011 établi par FreePint, “les spécialistes du savoir s’imaginent souvent que le fait d’être abonné en interne à des bases de données et autres ressources de premier ordre leur permet de bénéficier d’un accès à l’échelle mondiale; or, ce n’est pas toujours le cas car tout dépend de l’accord de licence conclu avec le vendeur”.

Solutions pour respecter le droit d’auteur

La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des solutions à ces problèmes. La “panoplie d’outils en matière de respect du droit d’auteur” à la disposition des entreprises privées peut se résumer en trois grands concepts : éducation, information et mécanismes d’octroi de licences efficaces.

Partout dans le monde, des entreprises conscientes de l’intérêt du respect du droit d’auteur, mais aussi des risques liés à toute atteinte au droit d’auteur sur le plan financier ou en termes d’image, s’assurent que leurs employés reçoivent une formation suffisante, adaptée et continue sur ce thème. Qu’il s’agisse de formations en interne ou de formations dispensées par des spécialistes externes, il importe que ces cours soient adaptés au public auquel ils s’adressent au sein de l’entreprise. Toute démarche plus vaste et plus engagée devrait également prévoir l’adoption par l’entreprise d’une politique en matière de droit d’auteur et la nomination d’une personne en charge du respect du droit d’auteur de façon à s’assurer de l’adhésion de l’ensemble de l’entreprise aux procédures relatives au droit d’auteur.

L’obtention de licences est sans doute l’élément le plus important de toute stratégie réussie de respect du droit d’auteur. Les entreprises ont deux grands moyens d’obtenir des droits d’utilisation relatifs à des contenus protégés par le droit d’auteur : elles peuvent soit obtenir une autorisation directement auprès de chaque titulaire de droits, soit obtenir les droits détenus par de multiples titulaires en faisant appel à un seul courtier en licences collectives. L’octroi de licences collectives permet aux sociétés de simplifier le processus de demande d’autorisations en obtenant les droits requis auprès d’un seul et unique organisme. Il est possible d’obtenir une licence pour chaque utilisation ou bien une licence globale, dite aussi licence de répertoire, un grand nombre d’entreprises préférant cette seconde solution.

S’il est capital que les entreprises respectent les droits de propriété intellectuelle, il est également essentiel que les titulaires de droits d’auteur et leurs représentants proposent des services de concession de licence à la fois faciles à utiliser et bien adaptés aux besoins des utilisateurs en entreprise.

Lorsqu’un contenu est utilisé à grande échelle, impliquant des milliers de sources d’information et de titulaires de droits, les licences regroupant les droits concernés se révèlent une solution avantageuse. Grâce à cette méthode, dès que la nécessité de partager des contenus surgit, les autorisations préétablies sont disponibles, ce qui réduit les risques d’atteinte au droit d’auteur.

C’est ce type de licence que proposent les organisations qui gèrent les droits de reproduction aux marchés des entreprises du pays. Le Copyright Clearance Center (CCC) et sa filiale européenne, RightsDirect, proposent par exemple une licence qui accorde aux sociétés le droit de partager des contenus appartenant à des milliers de titulaires de droits d’auteur différents. Les employés obtiennent ainsi une série de droits les autorisant à partager des informations avec des collègues sur de multiples territoires. Le CCC et RightsDirect offrent également des ressources gratuites1 pour aider les entreprises à élaborer leurs propres politiques en matière de droit d’auteur et former leur personnel à la législation sur le droit d’auteur.

La prospérité d’une entreprise repose sur la collaboration et l’échange de connaissances, ce qui exige de pouvoir accéder à des informations protégées par le droit d’auteur. Obtenir les droits nécessaires pour utiliser ce type d’information peut représenter un lourd fardeau pour une entreprise. Heureusement, il existe des solutions simples et efficaces pour la concession de licences permettant aux sociétés de relever avec brio le défi du respect du droit d’auteur.

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1  http://www.copyright.com