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Bundesgesetz über die Archivierung (Archivierungsgesetz, BGA)
vom 26. Juni 1998 (Stand am 1. Mai 2013)
Die Bundesversammlung der Schweizerischen Eidgenossenschaft, gestützt auf Artikel 85 Ziffer 1 der Bundesverfassung1, nach Einsicht in die Botschaft des Bundesrates vom 26. Februar 19972, beschliesst:
1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen
Art. 1 Zweck und Geltungsbereich 1 Dieses Gesetz regelt die Archivierung von Unterlagen:
a. der Bundesversammlung; b. des Bundesrates, der Bundesverwaltung nach Artikel 2 des Regierungs- und
Verwaltungsorganisationsgesetzes vom 21. März 19973 und der Forma- tionen der Armee;
c. der schweizerischen diplomatischen und konsularischen Vertretungen im Ausland;
d.4 des Bundesstrafgerichts, des Bundesverwaltungsgerichts, des Bundespatent- gerichts und der eidgenössischen Rekurs- und Schiedskommissionen;
e. der autonomen Anstalten des Bundes; f. der Schweizerischen Nationalbank; g. der ausserparlamentarischen Kommissionen; h. weiterer Personen des öffentlichen oder privaten Rechts, soweit sie ihnen
übertragene Vollzugsaufgaben des Bundes erfüllen, mit Ausnahme der Kan- tone;
i. aufgelöster Bundesstellen.
AS 1999 2243 1 [BS 1 3]. Dieser Bestimmung entspricht Art. 173 Abs. 2 der Bundesverfassung vom
18. April 1999 (SR 101). 2 BBl 1997 II 941 3 SR 172.010 4 Fassung gemäss Ziff. I 1 des BG vom 28. Sept. 2012 über die Anpassung von verfahrens-
rechtlichen Bestimmungen zum anwaltlichen Berufsgeheimnis, in Kraft seit 1. Mai 2013 (AS 2013 847; BBl 2011 8181).
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Grundrechte
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2 Dieses Gesetz gilt ferner für die Benutzung von Archivgut des Bundes durch Organe des Bundes und durch Dritte. 3 Das Bundesgericht regelt die Archivierung seiner Unterlagen nach den Grundsät- zen dieses Gesetzes und nach Anhörung des Schweizerischen Bundesarchivs (Bun- desarchiv).5
Art. 2 Grundsatz 1 Rechtlich, politisch, wirtschaftlich, historisch, sozial oder kulturell wertvolle Unterlagen des Bundes werden archiviert. 2 Die Archivierung leistet einen Beitrag zur Rechtssicherheit sowie zur kontinuier- lichen und rationellen Verwaltungsführung. Sie schafft insbesondere Voraussetzun- gen für die historische und sozialwissenschaftliche Forschung.
Art. 3 Begriffe 1 Unterlagen im Sinne dieses Gesetzes sind alle aufgezeichneten Informationen, unabhängig vom Informationsträger, welche bei der Erfüllung öffentlicher Aufgaben des Bundes empfangen oder erstellt worden sind, sowie alle Hilfsmittel und ergän- zenden Daten, die für das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind. 2 Als Archivgut gelten Unterlagen, die vom Bundesarchiv zur Aufbewahrung über- nommen worden sind oder von anderen Stellen nach den Grundsätzen dieses Geset- zes selbständig archiviert werden. 3 Archivwürdig sind Unterlagen, die von juristischer oder administrativer Bedeutung sind oder einen grossen Informationswert haben.
2. Abschnitt: Sicherung der Unterlagen
Art. 4 Zuständigkeiten für die Archivierung 1 Das Bundesarchiv archiviert die Unterlagen des Bundes. 2 Die Archivierung von Unterlagen der Kantone, welche beim Vollzug von Bundes- aufgaben entstehen, liegt in der Zuständigkeit der Kantone, soweit ein Bundesgesetz nichts anderes vorschreibt. 3 Die Schweizerische Nationalbank sowie die vom Bundesrat bezeichneten autono- men Anstalten sorgen selber für eine Archivierung ihrer Unterlagen nach den Grundsätzen dieses Gesetzes.
5 Fassung gemäss Ziff. II 3 des BG vom 20. März 2008 zur formellen Bereinigung des Bundesrechts, in Kraft seit 1. Aug. 2008 (AS 2008 3437; BBl 2007 6121).
Archivierungsgesetz
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4 Das Bundesstrafgericht, das Bundesverwaltungsgericht, das Bundespatentgericht und die eidgenössischen Rekurs- und Schiedskommissionen bieten ihre Unterlagen dem Bundesarchiv zur Übernahme an, sofern sie nicht selbstständig nach den Grundsätzen dieses Gesetzes für die Archivierung sorgen können.6 5 Weitere Personen des öffentlichen oder privaten Rechts sorgen, soweit sie ihnen übertragene Vollzugsaufgaben des Bundes erfüllen, selbständig für die Archivierung ihrer diesbezüglichen Unterlagen nach den Grundsätzen dieses Gesetzes oder bieten diese dem Bundesarchiv zur Übernahme an. Der Bundesrat erlässt eine entspre- chende Verordnung.
Art. 5 Informationsverwaltung und Aktenführung 1 Das Bundesarchiv berät die anbietepflichtigen Stellen bei der Organisation, Ver- waltung, Aufbewahrung und Ablieferung ihrer Unterlagen. Es kann diese Dienste auch anderen Stellen anbieten. 2 Es ist befugt, Registraturen oder Informationsverwaltungsstellen der anbietepflich- tigen Stellen zu besichtigen und Erhebungen über den Zustand der dort verwahrten Unterlagen zu machen. 3 Es erlässt gegenüber den anbietepflichtigen Stellen Weisungen über:
a. die Verwaltung, Aufbewahrung und Ablieferung von Unterlagen; b. die Bildung und Führung von Parallelarchiven.
Art. 6 Anbietepflicht Die in Artikel 1 Absatz 1 bezeichneten Stellen oder Personen müssen alle Unter- lagen, die sie nicht mehr ständig benötigen, dem Bundesarchiv zur Übernahme anbieten, soweit sie nicht selbst für deren Archivierung zuständig sind.
Art. 7 Ermittlung der Archivwürdigkeit und Übernahme von Unterlagen 1 Das Bundesarchiv legt in Zusammenarbeit mit den in Artikel 1 Absatz 1 genannten Stellen fest, ob Unterlagen archivwürdig sind. 2 Unterlagen, die als archivwürdig bezeichnet werden, sind von den anbietepflichti- gen Stellen dem Bundesarchiv abzuliefern. Nicht anbietepflichtige Stellen sorgen selbst für die Archivierung. 3 Das Bundesarchiv kann Unterlagen, die als nichtarchivwürdig bezeichnet werden, vorübergehend aufbewahren, wenn diese Aufbewahrung vom Bundesrecht vorge- schrieben wird.
6 Fassung gemäss Ziff. I 1 des BG vom 28. Sept. 2012 über die Anpassung von verfahrens- rechtlichen Bestimmungen zum anwaltlichen Berufsgeheimnis, in Kraft seit 1. Mai 2013 (AS 2013 847; BBl 2011 8181).
Grundrechte
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Art. 8 Vernichtung von Unterlagen 1 Unterlagen, die unter die Anbietepflicht fallen, dürfen ohne Zustimmung des Bun- desarchivs nicht vernichtet werden. 2 Das Bundesarchiv vernichtet keine Unterlagen ohne Zustimmung der abliefernden Stelle.
3. Abschnitt: Zugänglichkeit des Archivguts
Art. 9 Grundsatz der freien Einsichtnahme und Schutzfrist 1 Das Archivgut des Bundes steht der Öffentlichkeit nach Ablauf einer Schutzfrist von 30 Jahren unter Vorbehalt der Artikel 11 und 12 unentgeltlich zur Einsicht- nahme zur Verfügung. 2 Unterlagen, welche bereits vor ihrer Ablieferung an das Bundesarchiv öffentlich zugänglich waren, bleiben auch weiterhin öffentlich zugänglich.
Art. 10 Berechnung der Schutzfrist Die Schutzfrist beginnt in der Regel mit dem Datum des jüngsten Dokuments eines Geschäftes oder eines Dossiers zu laufen.
Art. 11 Verlängerte Schutzfrist für Personendaten 1 Archivgut, das nach Personennamen erschlossen ist und besonders schützenswerte Personendaten oder Persönlichkeitsprofile enthält, unterliegt einer Schutzfrist von 50 Jahren, es sei denn, die betroffene Person habe einer Einsichtnahme zugestimmt. 2 Die verlängerte Schutzfrist endet drei Jahre nach dem Tod der betroffenen Person. Vorbehalten bleibt Artikel 12. 3 Für nicht-personenbezogene Nachforschungen kann die Einsichtnahme während der verlängerten Schutzfrist vom zuständigen Departement gestattet und durch Auf- lagen beschränkt werden.
Art. 12 Weitere Beschränkungen der Einsichtnahme 1 Besteht bei bestimmten Kategorien von Archivgut ein überwiegendes schutzwür- diges öffentliches oder privates Interesse gegen die Einsichtnahme durch Dritte, so kann der Bundesrat in einer Verordnung zeitlich befristet die Einsichtnahme nach Ablauf der Schutzfrist beschränken oder untersagen. 2 Besteht im Einzelfall bei Archivgut ein überwiegendes schutzwürdiges öffentliches oder privates Interesse gegen die Einsichtnahme durch Dritte, so kann die ablie- fernde Stelle oder das Bundesarchiv eine Einsichtnahme nach Ablauf der Schutzfrist zeitlich befristet beschränken oder untersagen.
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Art. 13 Einsichtnahme während der Schutzfrist 1 Die abliefernden Stellen können auf Antrag des Bundesarchivs Archivgut bereits vor Ablauf der in Artikel 9, 11 oder 12 Absatz 1 festgelegten Schutzfristen für die Öffentlichkeit freigeben oder einzelnen Personen die Einsichtnahme gewähren, wenn:
a. keine gesetzlichen Vorschriften entgegenstehen; und b. keine überwiegenden schutzwürdigen öffentlichen oder privaten Interessen
entgegenstehen. 2 Solche Bewilligungen gelten unter gleichen Bedingungen für alle Gesuchstellerin- nen und Gesuchsteller. 3 In der Bewilligung wird der Umfang der Einsichtnahme bestimmt. Die Einsicht- nahme kann mit Auflagen und Bedingungen verknüpft werden; insbesondere kann die Anonymisierung von Personendaten verlangt werden. 4 Der Bundesrat regelt die Einzelheiten des Bewilligungsverfahrens und die Bedin- gungen der Einsichtnahme, soweit nicht die allgemeinen Bestimmungen des Ver- waltungsverfahrensrechts anwendbar sind.
Art. 14 Einsichtnahme durch die abliefernden Stellen 1 Die abliefernden Stellen können auch während der Schutzfrist in die von ihnen abgelieferten Unterlagen Einsicht nehmen. 2 Bei Personendaten können die abliefernden Stellen während der Schutzfrist in die von ihnen abgelieferten Unterlagen Einsicht nehmen, wenn sie diese benötigen:
a. als Beweismittel; b. für Gesetzgebung oder Rechtsprechung; c. für die Auswertung zu statistischen Zwecken; oder d. für einen Entscheid über die Gewährung, Beschränkung oder Verweigerung
des Einsichts- oder Auskunftsrechtes der betroffenen Person. 3 Einschränkungen aufgrund anderer gesetzlicher Regelungen bleiben vorbehalten. 4 Das Archivgut darf nicht mehr verändert werden.
Art. 15 Auskunft an betroffene Personen; Bestreitungsvermerk 1 Die Auskunfterteilung und Einsichtgewährung an die betroffenen Personen richten sich nach den Bestimmungen des Bundesgesetzes vom 19. Juni 19927 über den Datenschutz. Auskunftverweigerungen werden durch die abliefernden Stellen ver- fügt.
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2 Das Bundesarchiv kann zudem die Auskunfterteilung aufschieben oder einschrän- ken, wenn sie mit einer rationellen Verwaltungsführung nicht vereinbar ist. 3 Die betroffenen Personen können keine Vernichtung oder Berichtigung von Daten verlangen, sondern lediglich deren strittigen oder unrichtigen Charakter vermerken lassen.
Art. 16 Einsichtnahme in Nachlässe und Depositen 1 Die Einsichtnahme in Nachlässe oder Depositen von natürlichen oder juristischen Personen richtet sich nach den Bestimmungen der Übernahmeverträge. 2 Fehlen solche Bestimmungen, so gelten diejenigen für das Archivgut des Bundes.
4. Abschnitt: Organisation und Benutzung
Art. 17 Weitere Aufgaben des Bundesarchivs 1 Das Bundesarchiv verwahrt die historischen Archive der Helvetik, der Mediation und der Tagsatzungsperiode. 2 Es setzt sich ein für die Sicherung von Archiven und Nachlässen von Personen des privaten oder öffentlichen Rechts von gesamtschweizerischer Bedeutung. Es kann zur Übernahme solcher Archive Verträge abschliessen. 3 Es sorgt für die sichere und sachgemässe Aufbewahrung, Erschliessung und Ver- mittlung des Archivguts und beteiligt sich an dessen Auswertung. 4 Das Bundesarchiv arbeitet mit den Dienststellen des Bundes, den Kantonen und mit Privaten zusammen. Es setzt sich ein für die Förderung des Archivwesens. Es arbeitet mit nationalen und internationalen Archiv-Organisationen zusammen.
Art. 18 Besondere Dienstleistungen 1 Der Bundesrat kann das Bundesarchiv im Rahmen eines Leistungsauftrages er- mächtigen, in seinem Aufgabenbereich einzelne besondere Dienstleistungen, insbe- sondere Restaurierungs- und Konservierungsarbeiten sowie Beratungen im Bereich der Informationsverwaltung an Dritte zu erbringen. Diese Dienstleistungen werden privatrechtlich vereinbart. 2 Solche Dienstleistungen dürfen als Nebentätigkeiten bei der Erfüllung der gesetz- lichen Aufgaben erbracht und nicht unter den Gestehungskosten angeboten werden.
Art. 19 Gewerbliche Nutzung des Archivguts 1 Die Nutzung des Archivguts zu gewerblichen Zwecken bedarf einer Bewilligung. 2 Die Bewilligung kann von einer vertraglichen Regelung des Nutzungsumfanges und der allfälligen Gewinnbeteiligung des Bundes abhängig gemacht werden. 3 Der Bundesrat regelt Voraussetzungen, Verfahren und Zuständigkeiten für Bewil- ligung und Vertragsschliessung zur gewerblichen Nutzung des Archivguts.
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Art. 20 Unveräusserlichkeit und Unersitzbarkeit 1 Das Archivgut des Bundes ist unveräusserlich. Der Bundesrat kann durch Verord- nung Ausnahmen vorsehen. 2 Dritte können das Archivgut auch durch Ersitzung nicht erwerben.
Art. 21 Benutzungsordnung; administrative Massnahmen Das Bundesarchiv erlässt eine Benutzungsordnung. Darin kann es insbesondere vor- sehen, dass Personen, die in schwerwiegender Weise gegen die Bestimmungen die- ses Gesetzes oder gegen die Benutzungsordnung verstossen haben, der Zugang zum Bundesarchiv verweigert wird.
Art. 22 Belegexemplare Von allen Arbeiten und Publikationen, die ganz oder teilweise auf Archivgut des Bundesarchivs beruhen, ist diesem unentgeltlich ein Belegexemplar abzugeben.
5. Abschnitt: Strafbestimmung
Art. 23 Wer Informationen aus Archivgut offenbart, das der Schutzfrist unterliegt oder auf andere Weise ausdrücklich der Veröffentlichung entzogen ist, wird mit Busse be- straft, sofern nicht ein schwererer Straftatbestand erfüllt ist.8
6. Abschnitt: Schlussbestimmungen
Art. 24 Vollzug 1 Der Bundesrat erlässt die Ausführungsbestimmungen. 2 Er regelt die Ablieferung und Archivierung von Dienstakten von Personen, die zum Bund in einem privatrechtlichen Auftragsverhältnis stehen.
Art. 25 Änderung bisherigen Rechts …9
8 Fassung gemäss Art. 333 des Strafgesetzbuches (SR 311.0) in der Fassung des BG vom 13. Dez. 2002, in Kraft seit 1. Jan. 2007 (AS 2006 3459; BBl 1999 1979).
9 Die Änderung kann unter AS 1999 2243 konsultiert werden.
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Art. 26 Übergangsbestimmung 1 Nach Ablauf der Geltungsdauer des Bundesbeschlusses vom 9. Oktober 199210 über die Einsicht in Akten der Bundesanwaltschaft finden für dessen Geltungs- bereich die Bestimmungen dieses Gesetzes Anwendung. 2 Die Unterlagen gemäss dem Bundesbeschluss bleiben während 50 Jahren ab dem Datum des jüngsten Dokuments eines Geschäftes oder eines Dossiers für die Ein- sichtnahme durch die Verwaltung gesperrt.
Art. 27 Referendum und Inkrafttreten 1 Dieses Gesetz untersteht dem fakultativen Referendum. 2 Der Bundesrat bestimmt das Inkrafttreten.
Datum des Inkrafttretens: 1. Oktober 199911
10 [AS 1993 375, 1995 4093 Anhang Ziff. 3. AS 2001 189 Art. 1] 11 BRB vom 8. Sept. 1999
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English is not an official language of the Swiss Confederation. This translation is provided for information purposes only and has no legal force.
Federal Act on Archiving (Archiving Act, ArchA)
of 26 June 1998 (Status as of 1 May 2013)
The Federal Assembly of the Swiss Confederation, based on Article 85 section 1 of the Federal Constitution1, and having considered the Federal Council Dispatch dated 26 February 19972, decrees:
Section 1: General Provisions
Art. 1 Purpose and scope 1 This Act regulates the archiving of documents from:
a. the Federal Assembly; b. the Federal Council, the Federal Administration as defined in Article 2 of the
Government and Administration Organisation Act of 21 March 19973, and the units of the armed forces;
c. Swiss diplomatic and consular missions abroad; d.4 the Federal Criminal Court, the Federal Administrative Court, the Federal
Patent Court and the federal appeals and arbitration commissions; e. the autonomous institutions of the Confederation; f. the Swiss National Bank; g. extra-parliamentary committees; h. other public or private law bodies that fulfil executive tasks delegated to
them by the Confederation, with the exception of the cantons; i. former federal bodies.
AS 1999 2243 1 SR 101 2 BBl 1997 II 941 3 SR 172.010 4 Amended by No I 1 of the Federal Act of 28 Sept. 2012 on the Amendment of Procedural
Provisions on Lawyers' Professional Secrecy, in force since 1 May 2013 (AS 2013 847; BBl 2011 8181).
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Fundamental Rights
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2 This Act also applies to the use of archive records belonging to the Confederation by federal bodies and by third parties. 3 The Federal Supreme Court shall regulate the archiving of their documents in accordance with the principles contained in this Act and in consultation with the Swiss Federal Archives (Federal Archives).5
Art. 2 Principles 1 Federal documents that are valuable for legal, political, economic, historical, social or cultural reasons shall be archived. 2 Archiving makes a contribution towards legal certainty as well as to the continuous and efficient management of administrative activities. In particular, it forms the basis for historical and sociological research.
Art. 3 Definitions 1 Documents within the meaning of this Act are all recorded information, irrespec- tive of the medium, that is received or produced in the fulfilment of the public duties of the Confederation, as well as all finding aids and supplementary data that are required in order to understand and use this information. 2 Archive records are documents that have been accepted by the Federal Archives for safekeeping or that are independently archived by other bodies in accordance with the principles laid down in this Act. 3 Documents that are of archival value are documents of legal or administrative importance or which contain valuable information.
Section 2: Safekeeping of Documents
Art. 4 Archiving responsibilities 1 The Federal Archives shall archive the documents of the Confederation. 2 The archiving of cantonal documents that have originated in the conduct of federal tasks is the responsibility of the cantons, unless a federal act provides otherwise. 3 The Swiss National Bank and autonomous institutions designated by the Federal Council are responsible for the archiving of their own documents in accordance with the principles of this Act.
5 Amended by No. II 3 of the Federal Act of 20 March 2008 on the Formal Revision of Federal Legislation, in force since 1 Aug. 2008 (AS 2008 3437 3452; BBl 2007 6121).
Archiving Act
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4 The Federal Criminal Court, Federal Administrative Court, Federal Patent Court and the federal appeals and arbitration commissions shall offer their documents to the Federal Archives for safekeeping in the event that they are themselves unable to archive the documents in accordance with the principles of this Act.6 5 Other public or private law bodies, provided they carry out executive tasks dele- gated to them by the Confederation, are themselves responsible for the archiving of related documents in accordance with the principles of this Act or shall offer these to the Federal Archives for safekeeping. The Federal Council shall enact a correspond- ing ordinance.
Art. 5 Information and records management 1 The Federal Archives shall advise the offices required to offer their records for safekeeping on the organisation, management, preservation and delivery of their documents. It may also offer such services to other bodies. 2 It has the power to consult registries or information management centres of the offices required to offer their records for safekeeping and to consult the condition of the documents held there. 3 It shall issue directives to the offices required to offer their records for safekeeping on:
a. the management, preservation and delivery of documents; b. the creation and management of parallel archives.
Art. 6 Obligation to offer records for safekeeping The bodies designated in Article 1 paragraph 1 must offer all documents that they no longer constantly require to the Federal Archives for safekeeping, provided they are not themselves responsible for their archiving.
Art. 7 Assessment of the archival value and acceptance of documents 1 The Federal Archives, in cooperation with the bodies designated in Article 1 para- graph 1, shall decide whether documents are of archival value. 2 Documents that are assessed as being of archival value must be delivered to the Federal Archives by the bodies required to offer their records for safekeeping. Offic- es not required to offer their records for safekeeping are responsible for their own archiving. 3 The Federal Archives may temporarily safeguard documents that are assessed as not being of archival value if such safeguarding is required by federal law.
6 Amended by No I 1 of the Federal Act of 28 Sept. 2012 on the Amendment of Procedural Provisions on Lawyers' Professional Secrecy, in force since 1 May 2013 (AS 2013 847; BBl 2011 8181).
Fundamental Rights
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Art. 8 Destruction of documents 1 Documents that are subject to the obligation to be offered for safekeeping must not be destroyed without the consent of the Federal Archives. 2 The Federal Archives may not destroy documents without the consent of the body that has delivered them.
Section 3: Access to Archive Records
Art. 9 Principle of freedom of access and period of retention 1 The archive records of the Confederation become available for consultation by the general public free of charge after the expiry of a retention period of 30 years, sub- ject to the terms of Articles 11 and 12. 2 Documents that were accessible to the public before their delivery to the Federal Archives remain accessible to the public.
Art. 10 Calculation of the retention period The retention period normally begins on the date of the most recent document of a case or file.
Art. 11 Extended retention period for personal data 1 Archive records that are classified according to the names of people and which contain sensitive personal data or personality profiles are subject to a retention period of 50 years, unless the person concerned has consented to their consultation. 2 The extended retention period ends three years after the death of the person con- cerned, subject to the provisions of Article 12. 3 Consultation for the purpose of research not related to specific persons may be permitted during the extended retention period by the department responsible, sub- ject to the imposition of restrictive conditions.
Art. 12 Further restrictions on consultation 1 If there is an overriding and legitimate public or private interest in preventing the consultation by third parties of certain categories of archive records, the Federal Council may in an ordinance restrict or prohibit consultation for a limited period following the expiry of the retention period. 2 If there is a predominant and legitimate public or private interest in preventing the consultation by third parties of archive records in a specific case, then the body delivering the records or the Federal Archives may restrict or prohibit consultation for a limited period following the expiry of the retention period.
Archiving Act
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Art. 13 Consultation during the retention period 1 At the request of the Federal Archives, the body delivering the records may release archive records to the public or allow individual persons to consult the records before expiry of the retention periods stipulated in Articles 9, 11 or 12 paragraph 1, if:
a. there are no statutory regulations that prevent this; and b. no overriding and legitimate public or private interests preclude consulta-
tion. 2 Such authorisations apply to all applicants subject to the same conditions. 3 The authorisation shall specify how the archive records are to be consulted. The consultation may be made subject to conditions; in particular, it may be required that personal data be rendered anonymous. 4 The Federal Council regulates the details of the authorisation procedure and the conditions attached to consultation unless the general provisions of the law on administrative procedure apply.
Art. 14 Consultation by the bodies delivering the records 1 The bodies delivering the records may also consult the records they have delivered during the retention period. 2 In the case of personal data, the bodies delivering the records may consult the documents they have delivered during the retention period if they require these:
a. as evidence; b. for legislative purposes or for the administration of justice; c. for statistical analysis; or d. to decide on the granting, restriction or refusal of the right of the person con-
cerned to consult documents or to obtain information. 3 Restrictions on the basis of other statutory regulations are reserved. 4 The archive records must not be amended.
Art. 15 Information to persons concerned; Contesting information 1 The provision of information and granting permission to consult records to the persons concerned are governed by the provisions of the Federal Act of 19 June 19927 on Data Protection. Refusals of information are issued by the bodies deliver- ing the records. 2 The Federal Archives may in addition defer or restrict the provision of information if such provision is not compatible with the efficient management of administrative activities.
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3 The persons concerned may not request the destruction or correction of data; they may merely have the records annotated to the effect that the data is disputed or incorrect.
Art. 16 Consultation of bequests and deposits 1 The consultation of bequests or deposits made by natural or legal persons is gov- erned by the provisions of the acquisition contracts. 2 In the absence of such provisions, the provisions for federal archive records apply.
Section 4: Organisation and Use
Art. 17 Further duties of the Federal Archives 1 The Federal Archives preserves the historical archives of the Helvetian Republic, the Mediation Era and the Tagsatzung Period. 2 It undertakes to obtain archives and bequests from persons under private or public law that are of importance to Switzerland as a whole. It may enter into contracts for the acquisition of such archives. 3 It shall ensure the secure and professional safekeeping, classification and accessi- bility of archive records and participate in their exploitation. 4 The Federal Archives shall cooperate with other federal authorities, the cantons and with private individuals. It shall ensure the promotion of archiving activities. It shall collaborate with national and international archiving organisations.
Art. 18 Specialist services 1 The Federal Council may authorise the Federal Archives as part of a service man- date to provide to third parties specialist services within its area of responsibility, in particular restoration and conservation work, as well as advisory services in the field of information management. The terms and conditions of such services shall be regulated by private law contracts. 2 Such services may be provided as activities ancillary to the fulfilment of statutory duties and may not be offered at below cost price.
Art. 19 Commercial use of the archive records 1 The use of the archive records for commercial purposes requires authorisation. 2 Authorisation may be made subject to the contractual regulation of the scope of use and, if applicable, the participation of the Confederation in any profits made. 3 The Federal Council regulates the requirements, procedure and responsibilities for authorising and entering into contracts for the commercial use of archive records.
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Art. 20 Prohibition of transfer of ownership and of acquisitive prescription 1 The archive records of the Confederation are inalienable. The Federal Council may provide for exceptions by means of an ordinance. 2 Third parties may not acquire archive records, even through acquisitive prescrip- tion.
Art. 21 Regulations on use; Administrative measures The Federal Archives shall issue regulations on use. It may in particular provide therein that persons who have been in serious violation of this Act or the regulations on use are refused access to the Federal Archives.
Art. 22 Specimen copies A specimen copy must be provided free of charge of all work and publications that relate wholly or partly to archive records in the Federal Archives.
Section 5: Criminal Provision
Art. 23 Anyone who publishes information from archive records that is subject to the reten- tion period or is in any other way expressly prohibited from publication is liable to a fine, unless a more serious offence has been committed.8
Section 6: Final Provisions
Art. 24 Implementation 1 The Federal Council shall enact the implementing provisions. 2 It regulates the delivery and archiving of service records of persons who work for the federal government on the basis of a private law contract of agency.
Art. 25 Amendment of current law The Federal Act of 19 June 19929 on Data Protection is amended as follows: …10
8 Amended by Art. 333 of the Criminal Code (SR 311.0) in the version of the Federal Act of 13 Dec. 2002, in force since 1 Jan. 2007 (AS 2006 3459).
9 SR 235.1 10 The amendments may be consulted under AS 1999 2243.
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Art. 26 Transitional provision 1 On expiry of the applicability of the Federal Decree of 9 October 199211 on the Consultation of the Files of the Office of the Attorney General of Switzerland, the provisions of this Act apply to its field of application. 2 Documents within the meaning of the Federal Decree may not be consulted by the federal administration for 50 years from the date of the most recent documents of a case or file.
Art. 27 Referendum and commencement 1 This Act is subject to an optional referendum. 2 The Federal Council determines the date on which this Act comes into force.
Commencement Date: 1 October 199912
11 [AS 1993 375] 12 Federal Council Decree of 8 Sept. 1999 (AS 1999 2250)
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Loi fédérale sur l’archivage (LAr)
du 26 juin 1998 (Etat le 1er mai 2013)
L’Assemblée fédérale de la Confédération suisse, vu l’art. 85, ch. 1, de la constitution1, vu le message du Conseil fédéral du 26 février 19972, arrête:
Section 1 Dispositions générales
Art. 1 But et champ d’application 1 La présente loi règle l’archivage des documents:
a. de l’Assemblée fédérale; b. du Conseil fédéral, de l’administration fédérale telle qu’elle est définie à
l’art. 2 de la loi fédérale du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouverne- ment et de l’administration3, et des formations de l’armée;
c. des représentations diplomatiques et consulaires suisses; d.4 du Tribunal pénal fédéral, du Tribunal administratif fédéral, du Tribunal
fédéral des brevets et des commissions fédérales de recours ou d’arbitrage; e. des établissements fédéraux autonomes; f. de la Banque nationale suisse; g. des commissions extraparlementaires; h. d’autres personnes de droit public ou de droit privé, à l’exception des can-
tons, pour autant qu’elles effectuent des tâches d’exécution que la Confédé- ration leur a déléguées;
i. des services fédéraux qui ont été dissous. 2 Elle règle en outre l’utilisation des archives de la Confédération par les organes de la Confédération ou par des tiers.
RO 1999 2243 1 [RS 1 3]. A la disp. mentionnée correspond actuellement l’art. 173 al. 2 de la Cst. du
18 avr. 1999 (RS 101) 2 FF 1997 II 829 3 RS 172.010 4 Nouvelle teneur selon le ch. I 1 de la LF du 28 sept. 2012 sur l’adaptation de disp. de
procédure relatives au secret professionnel des avocats, en vigueur depuis le 1er mai 2013 (RO 2013 847; FF 2011 7509).
152.1
Libertés d’opinion et d'information
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3 Le Tribunal fédéral règle l’archivage de ses documents conformément aux prin- cipes de la présente loi et après consultation des Archives fédérales.5
Art. 2 Principes 1 Tous les documents de la Confédération qui ont une valeur juridique, politique, économique, historique, sociale ou culturelle sont archivés. 2 L’archivage contribue à assurer la sécurité du droit, ainsi que la continuité et la rationalité de la gestion de l’administration. Il crée, en particulier, les conditions nécessaires aux recherches historiques et sociales.
Art. 3 Définitions 1 Par documents, on entend toutes les informations enregistrées sur quelque support que ce soit, qui ont été reçues ou produites dans le cadre de l’accomplissement de tâches publiques de la Confédération, ainsi que tous les instruments de recherche et toutes les données complémentaires qui sont nécessaires à la compréhension et à l’utilisation de ces informations. 2 Par archives, on entend les documents que les Archives fédérales ont repris et con- servent ou que d’autres services archivent eux-mêmes selon les principes énoncés dans la présente loi. 3 Ont une valeur archivistique les documents qui ont une importance juridique ou administrative ou qui ont une grande valeur d’information.
Section 2 Prise en charge des documents
Art. 4 Compétence en matière d’archivage 1 Les Archives fédérales archivent les documents de la Confédération. 2 L’archivage des documents résultant des tâches effectuées par les cantons pour le compte de la Confédération est de la compétence de ceux-ci, pour autant qu’aucune loi fédérale n’en dispose autrement. 3 La Banque nationale suisse ainsi que les établissements fédéraux autonomes dési- gnés par le Conseil fédéral archivent eux-mêmes leurs documents conformément aux principes de la présente loi. 4 Le Tribunal pénal fédéral, le Tribunal administratif fédéral, le Tribunal fédéral des brevets et les commissions fédérales de recours ou d’arbitrage proposent leurs documents aux Archives fédérales s’ils ne peuvent pas les archiver eux-mêmes conformément aux principes de la présente loi.6
5 Nouvelle teneur selon le ch. II 3 de la LF du 20 mars 2008 relative à la mise à jour for- melle du droit fédéral, en vigueur depuis le 1er août 2008 (RO 2008 3437; FF 2007 5789).
6 Nouvelle teneur selon le ch. I 1 de la LF du 28 sept. 2012 sur l’adaptation de disp. de procédure relatives au secret professionnel des avocats, en vigueur depuis le 1er mai 2013 (RO 2013 847; FF 2011 7509).
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5 Les autres personnes de droit public ou de droit privé, dans la mesure où elles effectuent des tâches d’exécution que la Confédération leur a déléguées, archivent elles-mêmes leurs documents conformément aux principes de la présente loi ou les proposent aux Archives fédérales. Le Conseil fédéral règle les modalités dans une ordonnance.
Art. 5 Gestion de l’information et tenue des dossiers 1 Les Archives fédérales conseillent les services tenus de leur proposer leurs docu- ments sur la manière de les organiser, de les gérer, de les conserver et de les leur verser. Elles peuvent également proposer ces prestations à d’autres services. 2 Elles peuvent visiter les bureaux des archives courantes et les services chargés de la gestion des informations des organes tenus de leur proposer leurs documents et contrôler l’état des documents qui y sont conservés. 3 Elles édictent à l’intention des services tenus de leur proposer leurs documents des instructions sur:
a. la gestion, la conservation et le versement des documents; b. la constitution et la tenue d’archives parallèles.
Art. 6 Obligation de proposer les documents aux Archives fédérales Les services ou personnes désignés à l’art. 1, al. 1, doivent proposer aux Archives fédérales tous les documents dont ils n’ont plus besoin en permanence pour autant qu’ils ne soient pas chargés de les archiver eux-mêmes.
Art. 7 Détermination de la valeur archivistique et reprise de documents 1 Les Archives fédérales décident, d’entente avec les services mentionnés à l’art. 1, al. 1, de la valeur archivistique des documents. 2 Les services tenus de leur proposer leurs documents doivent verser aux Archives fédérales les documents désignés comme ayant une valeur archivistique. Les autres services assurent eux-mêmes l’archivage de leurs documents. 3 Les Archives fédérales peuvent conserver provisoirement des documents sans valeur archivistique lorsque la législation fédérale le prévoit.
Art. 8 Destruction de documents 1 Les documents qui doivent être proposés aux Archives fédérales ne peuvent pas être détruits sans leur autorisation. 2 Les Archives fédérales ne détruisent aucun document sans l’autorisation du service versant.
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Section 3 Accès aux archives
Art. 9 Principe de la libre consultation et délai de protection 1 Les archives de la Confédération peuvent être consultées librement et gratuitement par le public après l’expiration d’un délai de protection de 30 ans, sous réserve des art. 11 et 12. 2 Les documents consultables par le public avant d’être versés aux Archives fédé- rales le restent par la suite.
Art. 10 Calcul du délai de protection En règle générale, le délai de protection court à partir de la date du dernier document d’une affaire ou d’un dossier.
Art. 11 Prolongation du délai de protection pour les données personnelles 1 Les archives classées selon des noms de personnes et contenant des données per- sonnelles sensibles ou des profils de la personnalité sont soumises à un délai de protection de 50 ans à moins que la personne concernée n’en ait autorisé la consul- tation. 2 Le délai de protection prolongé expire trois ans après le décès de la personne con- cernée. L’art. 12 est réservé. 3 Le département compétent peut autoriser la consultation de documents pendant le délai de protection prolongé, en l’assortissant de certaines charges, si les recherches ne portent pas expressément sur des personnes.
Art. 12 Autres restrictions de la consultation 1 Si un intérêt public ou privé prépondérant, digne de protection, s’oppose à ce que certaines catégories d’archives soient consultées par des tiers, le Conseil fédéral peut en restreindre ou en interdire la consultation par voie d’ordonnance et pour une durée limitée après l’expiration du délai de protection. 2 Si un intérêt public ou privé prépondérant, digne de protection, s’oppose dans un cas particulier à ce que des archives soient consultées par des tiers, le service versant ou les Archives fédérales peuvent en limiter ou en interdire la consultation pour une durée limitée après l’expiration du délai de protection.
Art. 13 Consultation pendant le délai de protection 1 Les services versants peuvent, sur demande des Archives fédérales, autoriser cel- les-ci à rendre leurs archives accessibles au public ou à accorder à certaines person- nes le droit de les consulter pendant le délai de protection fixé aux art. 9, 11 et 12, al. 1, aux conditions suivantes:
a. aucune disposition légale n’en dispose autrement;
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b. aucun intérêt public ou privé prépondérant, digne de protection, ne s’y oppose.
2 L’autorisation est accordée, aux mêmes conditions, à toutes les personnes qui en font la demande. 3 L’autorisation précise comment les archives peuvent être consultées. La consulta- tion peut être assortie de charges et de conditions; il peut en particulier être exigé que les données personnelles soient rendues anonymes. 4 Le Conseil fédéral règle les modalités de la procédure d’autorisation et les condi- tions posées à la consultation des archives à moins que les dispositions générales du droit de procédure administrative soient applicables.
Art. 14 Consultation par les services versants 1 Les services qui ont versé des documents peuvent aussi les consulter pendant le délai de protection. 2 Lorsqu’il s’agit de données personnelles, les services qui ont versé des documents ne peuvent les consulter pendant le délai de protection que dans les buts suivants:
a. comme moyens de preuve; b. à des fins législatives ou jurisprudentielles; c. pour des évaluations à buts statistiques; d. pour prendre une décision visant à autoriser, à restreindre ou à refuser le
droit de la personne concernée de consulter les documents ou d’obtenir des renseignements.
3 Les restrictions imposées par d’autres lois sont réservées. 4 Les archives ne peuvent être modifiées.
Art. 15 Renseignements donnés aux personnes concernées et contestation 1 La communication de renseignements aux personnes concernées et le droit d’accès de celles-ci aux archives sont régis par les dispositions de la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données7. Il appartient au service versant de prononcer la décision de refus. 2 Les Archives fédérales peuvent en outre différer ou restreindre la communication de renseignements lorsqu’elle est incompatible avec une gestion administrative rationnelle. 3 Les personnes concernées ne peuvent pas exiger la destruction ni la rectification de données; elles ne peuvent qu’en faire mentionner le caractère litigieux ou inexact.
7 RS 235.1
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Art. 16 Consultation de legs et de dépôts 1 La consultation de documents légués ou déposés par des personnes physiques ou morales est régie par les contrats de reprise. 2 Si un tel contrat fait défaut, la législation relative aux archives de la Confédération est applicable.
Section 4 Organisation et utilisation des archives
Art. 17 Autres tâches incombant aux Archives fédérales 1 Les Archives fédérales conservent les archives historiques de la République helvé- tique, de l’époque de la Médiation et de la période de la Diète. 2 Elles s’emploient à prendre en charge les archives et les documents provenant de personnes de droit privé ou de droit public et qui sont d’importance nationale. Elles peuvent conclure des contrats réglant la reprise de telles archives. 3 Elles veillent à ce que les archives soient conservées en sûreté et de manière adé- quate, qu’elles soient mises en valeur et communiquées et elles participent à leur exploitation. 4 Elles collaborent avec les autres services de la Confédération, avec les cantons et les particuliers. Elles s’emploient à promouvoir l’archivistique. Elles coopèrent également avec les organisations nationales et internationales du domaine de l’archivistique.
Art. 18 Prestations de service spéciales 1 Le Conseil fédéral peut accorder aux Archives fédérales, dans le cadre d’un man- dat de prestations, le droit d’effectuer, dans le domaine relevant de leurs compéten- ces, diverses prestations de service pour des tiers, notamment des travaux de restau- ration et de conservation, et celui de prodiguer des conseils en matière de gestion de l’information. Ces prestations sont réglées par des contrats de droit privé. 2 Ces prestations peuvent être fournies à titre d’activité accessoire lors de l’accom- plissement des tâches légales et ne peuvent être offertes en dessous du prix coûtant.
Art. 19 Utilisation des archives à des fins commerciales 1 L’utilisation des archives à des fins commerciales nécessite une autorisation. 2 Cette autorisation peut être subordonnée à la conclusion d’un contrat circonscrivant l’utilisation des archives et mentionnant une éventuelle participation de la Confédé- ration aux gains. 3 Le Conseil fédéral règle les conditions, la procédure et les compétences d’octroi de l’autorisation et de la conclusion du contrat d’utilisation des archives à des fins commerciales.
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Art. 20 Inaliénabilité et imprescriptibilité 1 Les archives de la Confédération sont inaliénables. Le Conseil fédéral peut prévoir des exceptions dans une ordonnance. 2 Les tiers ne peuvent acquérir les archives par prescription.
Art. 21 Règlement d’utilisation et mesures administratives Les Archives fédérales arrêtent un règlement d’utilisation. Elles peuvent notamment y disposer que les personnes ayant enfreint gravement la présente loi ou le règlement d’utilisation se verront refuser l’accès aux Archives fédérales.
Art. 22 Exemplaire justificatif Un exemplaire justificatif de tous les travaux et de toutes les publications qui se fon- dent entièrement ou partiellement sur leurs archives sera remis gratuitement aux Archives fédérales.
Section 5 Disposition pénale
Art. 238
Quiconque dévoile des informations tirées des archives soumises au délai de protec- tion ou dont la publication a été expressément interdite est puni de l’amende, s’il n’a pas commis d’infraction plus grave.
Section 6 Dispositions finales
Art. 24 Exécution 1 Le Conseil fédéral édicte les dispositions d’exécution. 2 Il règle les modalités du versement et de l’archivage des documents de service des personnes qui, en vertu d’un mandat, exercent, pour le compte de la Confédération, une activité relevant du droit privé.
Art. 25 Modifications du droit en vigueur …9
8 Nouvelle teneur selon l’art. 333 du code pénal (RS 311.0), dans la teneur de la LF du 13 déc. 2002, en vigueur depuis le 1er janv. 2007 (RO 2006 3459; FF 1999 1787).
9 La mod. peut être consultée au RO 1999 2243.
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Art. 26 Dispositions transitoires 1 La présente loi remplace l’arrêté fédéral du 9 octobre 1992 sur la consultation des documents du Ministère public de la Confédération10, après expiration de ce dernier. 2 Les documents au sens de l’arrêté ne peuvent plus être consultés par l’administra- tion pendant 50 ans à partir de la date du dernier document d’une affaire ou d’un dossier.
Art. 27 Référendum et entrée en vigueur 1 La présente loi est sujette au référendum facultatif. 2 Le Conseil fédéral fixe la date de l’entrée en vigueur.
Date de l’entrée en vigueur: 1er octobre 199911
10 [RO 1993 375, 1995 4093 annexe ch. 3. RO 2001 189 art. 1] 11 ACF du 8 sept. 1999
1
Legge federale sull’archiviazione (Legge sull’archiviazione, LAr)
del 26 giugno 1998 (Stato 1° maggio 2013)
L’Assemblea federale della Confederazione Svizzera, visto l’articolo 85 numero 1 della Costituzione federale1; visto il messaggio del Consiglio federale del 26 febbraio 19972, decreta:
Sezione 1: Disposizioni generali
Art. 1 Scopo e campo d’applicazione 1 La presente legge disciplina l’archiviazione di documenti:
a. dell’Assemblea federale; b. del Consiglio federale, dell’Amministrazione federale conformemente all’ar-
ticolo 2 della legge federale del 21 marzo 19973 sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione, nonché delle formazioni dell’esercito;
c. delle rappresentanze diplomatiche e consolari svizzere all’estero; d.4 del Tribunale penale federale, del Tribunale amministrativo federale, del
Tribunale federale dei brevetti e delle commissioni federali di ricorso e d’arbitrato;
e. degli istituti federali autonomi; f. della Banca nazionale svizzera; g. delle commissioni extraparlamentari; h. di altre persone di diritto pubblico o privato, ad eccezione dei Cantoni, per
quanto esse adempiano compiti federali d’esecuzione a loro affidati; i. di servizi federali che sono stati sciolti.
2 La presente legge si applica inoltre all’utilizzazione degli archivi della Confedera- zione da parte di organi della Confederazione stessa e da parte di terzi.
RU 1999 2243 1 [CS 1 3]. A questa disp. corrisponde ora l’art. 173 cpv. 2 della Costituzione federale del
18 aprile 1999 (RS 101). 2 FF 1997 II 753 3 RS 172.010 4 Nuovo testo giusta il n. I 1 della LF del 28 set. 2012 che adegua disposizioni di diritto
procedurale sul segreto professionale degli avvocati, in vigore dal 1° mag. 2013 (RU 2013 847; FF 2011 7255).
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Diritti fondamentali
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3 Il Tribunale federale disciplina l’archiviazione dei suoi documenti conformemente ai principi della presente legge e dopo aver consultato l’Archivio federale.5
Art. 2 Principio 1 Vengono archiviati tutti i documenti della Confederazione che hanno un valore giuridico, politico, economico, storico, sociale o culturale. 2 L’archiviazione contribuisce alla certezza del diritto nonché alla gestione continua e razionale dell’amministrazione. Realizza in particolare le condizioni necessarie alla ricerca nel campo della storia e delle scienze sociali.
Art. 3 Definizioni 1 Ai sensi della presente legge sono documenti tutte le informazioni registrate, indi- pendentemente dal loro supporto, che sono state raccolte o prodotte nell’adem- pimento di compiti pubblici della Confederazione, nonché tutti i mezzi ausiliari e i dati complementari necessari alla comprensione e all’utilizzazione di dette informa- zioni. 2 Si considerano archivi i documenti che sono stati ripresi dall’Archivio federale a fini di conservazione o che vengono archiviati autonomamente da altri servizi con- formemente ai principi della presente legge. 3 Hanno un valore archivistico i documenti che hanno un’importanza giuridica o amministrativa o un grande valore informativo.
Sezione 2: Tutela dei documenti
Art. 4 Competenza in materia di archiviazione 1 L’Archivio federale archivia i documenti della Confederazione. 2 L’archiviazione di documenti dei Cantoni risultanti dall’esecuzione di compiti per conto della Confederazione è di competenza dei Cantoni medesimi sempre che una legge federale non disponga altrimenti. 3 La Banca nazionale svizzera nonché gli istituti autonomi designati dal Consiglio federale si occupano essi stessi dell’archiviazione dei loro documenti conforme- mente ai principi della presente legge. 4 Il Tribunale penale federale, il Tribunale amministrativo federale, il Tribunale federale dei brevetti e le commissioni federali di ricorso e d’arbitrato offrono all’Archivio federale di riprendere i loro documenti, sempre che non siano in grado
5 Nuovo testo giusta il n. II 3 della LF del 20 mar. 2008 concernente l’aggiornamento formale del diritto federale, in vigore dal 1° ago. 2008 (RU 2008 3437; FF 2007 5575).
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di occuparsi autonomamente dell’archiviazione conformemente ai principi della presente legge.6 5 Le altre persone di diritto pubblico o privato che adempiono compiti federali d’esecuzione a loro affidati si occupano in maniera autonoma dell’archiviazione dei relativi documenti conformemente ai principi della presente legge o offrono all’Ar- chivio federale di riprenderli. Il Consiglio federale emana un’ordinanza in tal senso.
Art. 5 Gestione dell’informazione e degli atti 1 L’Archivio federale garantisce ai servizi tenuti ad offrire i loro documenti una con- sulenza per quanto concerne l’organizzazione, la gestione, la conservazione e il ver- samento dei loro documenti. Può offrire detta consulenza anche ad altri servizi. 2 Ha il diritto di visitare i servizi di registratura o quelli incaricati della gestione delle informazioni dei servizi tenuti ad offrire i loro documenti e di fare rilevamenti in merito allo stato dei documenti da essi conservati. 3 Emana, all’attenzione dei servizi tenuti ad offrire i loro documenti, istruzioni relative:
a. alla gestione, alla conservazione e al versamento di documenti; b. alla costituzione e alla gestione di archivi paralleli.
Art. 6 Obbligo di offerta dei documenti I servizi o le persone di cui all’articolo 1 capoverso 1 devono offrire all’Archivio federale di riprendere tutti i documenti dei quali non hanno più bisogno in modo permanente, sempre che non siano essi stessi competenti per la loro archiviazione.
Art. 7 Determinazione del valore archivistico e ripresa di documenti 1 L’Archivio federale determina, in collaborazione con i servizi di cui all’articolo 1 capoverso 1, il valore archivistico dei documenti. 2 I documenti dei quali è stato determinato il valore archivistico devono essere con- segnati all’Archivio federale dai servizi tenuti ad offrirli. I servizi che non sono tenuti ad offrire i loro documenti si occupano essi stessi dell’archiviazione. 3 L’Archivio federale può conservare provvisoriamente documenti considerati senza valore archivistico qualora la legislazione federale preveda che essi devono essere conservati.
Art. 8 Distruzione di documenti 1 I documenti che devono essere offerti non possono essere distrutti senza l’auto- rizzazione dell’Archivio federale.
6 Nuovo testo giusta il n. I 1 della LF del 28 set. 2012 che adegua disposizioni di diritto procedurale sul segreto professionale degli avvocati, in vigore dal 1° mag. 2013 (RU 2013 847; FF 2011 7255).
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2 L’Archivio federale non distrugge alcun documento senza l’autorizzazione del ser- vizio che versa documenti (servizio mittente).
Sezione 3: Accessibilità agli archivi
Art. 9 Principio della libera consultazione e termine di protezione 1 Gli archivi della Confederazione sono accessibili al pubblico, a titolo gratuito, dopo la scadenza di un termine di protezione di 30 anni, fatti salvi gli articoli 11 e 12. 2 I documenti che erano accessibili al pubblico già prima del loro versamento all’Archivio federale lo restano anche in seguito.
Art. 10 Calcolo del termine di protezione Il termine di protezione decorre di regola dalla data dell’ultimo documento di una pratica o di un fascicolo.
Art. 11 Proroga del termine di protezione per i dati personali 1 Gli archivi classificati in base a nomi di persona e contenenti dati personali degni di particolare protezione o profili della personalità sono soggetti ad un termine di protezione di 50 anni, salvo che la persona interessata ne abbia autorizzato la con- sultazione. 2 Il termine di protezione prorogato si estingue tre anni dopo la morte della persona interessata. È fatto salvo l’articolo 12. 3 Nel caso di ricerche che non si riferiscono espressamente a persone il dipartimento competente può autorizzare la consultazione durante la proroga del termine di prote- zione e limitarla per mezzo dell’imposizione di determinati oneri.
Art. 12 Altre restrizioni alla consultazione 1 Se un interesse pubblico o privato preponderante degno di protezione si oppone alla consultazione di determinate categorie di archivi da parte di terzi, il Consiglio federale può, mediante ordinanza, limitarne o vietarne la consultazione per una durata limitata dopo la scadenza del termine di protezione. 2 Se un interesse pubblico o privato preponderante degno di protezione si oppone nel caso particolare alla consultazione di archivi da parte di terzi, il servizio mittente o l’Archivio federale può limitarne o vietarne la consultazione per una durata limitata dopo la scadenza del termine di protezione.
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Art. 13 Consultazione durante il termine di protezione 1 Su richiesta dell’Archivio federale i servizi mittenti possono, già prima della sca- denza dei termini di protezione di cui agli articoli 9, 11 o 12 capoverso 1, rendere accessibili al pubblico i loro archivi o accordare a singole persone il diritto di con- sultarli, qualora non vi si opponga:
a. alcuna prescrizione legale né b. alcun interesse pubblico o privato preponderante degno di protezione.
2 Tali autorizzazioni si applicano alle stesse condizioni a tutti i richiedenti. 3 L’autorizzazione precisa in quale misura gli archivi possono essere consultati. La consultazione può essere subordinata a oneri e condizioni; segnatamente può essere stabilito che i dati personali vengano resi anonimi. 4 Il Consiglio federale disciplina i dettagli della procedura d’autorizzazione e le condizioni relative alla consultazione, sempre che non siano applicabili le disposi- zioni generali della procedura amministrativa.
Art. 14 Consultazione da parte dei servizi mittenti 1 I servizi mittenti possono consultare i documenti da essi versati anche durante il termine di protezione. 2 Nel caso di dati personali i servizi mittenti possono, durante il termine di prote- zione, consultare i documenti da essi versati qualora ne abbiano bisogno:
a. come mezzi di prova; b. a fini legislativi o giurisprudenziali; c. per la valutazione a fini statistici; o d. per una decisione in merito alla concessione, alla limitazione o al rifiuto del
diritto alla consultazione o all’informazione della persona interessata. 3 Sono fatte salve limitazioni previste da altri disciplinamenti legali. 4 Gli archivi non possono più essere modificati.
Art. 15 Informazioni destinate alle persone interessate; contestazione 1 La comunicazione di informazioni e la concessione della consultazione alle per- sone interessate sono disciplinate dalle disposizioni della legge federale del 19 giugno 19927 sulla protezione dei dati. I servizi mittenti decidono in merito al rifiuto di fornire informazioni. 2 L’Archivio federale può inoltre differire o limitare la comunicazione di informa- zioni qualora essa sia incompatibile con una gestione amministrativa razionale. 3 Le persone interessate non possono esigere la distruzione o la rettifica di dati; devono limitarsi a segnalarne il carattere litigioso o l’inesattezza.
7 RS 235.1
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Art. 16 Consultazione di lasciti e depositi 1 La consultazione di lasciti o depositi di persone fisiche o giuridiche è disciplinata dalle disposizioni dei contratti di cessione. 2 In assenza di siffatte disposizioni, si applicano quelle relative agli archivi della Confederazione.
Sezione 4: Organizzazione e utilizzazione
Art. 17 Altri compiti dell’Archivio federale 1 L’Archivio federale conserva gli archivi storici della Repubblica Elvetica, del- l’epoca dell’Atto di mediazione e del periodo della Dieta. 2 Si impegna a mettere al sicuro archivi e lasciti di persone di diritto privato o pub- blico che hanno un’importanza nazionale. Ai fini della ripresa di detti archivi può stipulare contratti. 3 Provvede affinché gli archivi siano conservati in maniera sicura e adeguata, messi in valore e diffusi e partecipa al loro sfruttamento. 4 L’Archivio federale lavora in collaborazione con i servizi della Confederazione, con i Cantoni e con i privati. Si adopera ai fini del promovimento dell’archivistica. Collabora con organizzazioni nazionali e internazionali attive in questo ambito.
Art. 18 Prestazioni di servizio speciali 1 Il Consiglio federale può autorizzare l’Archivio federale, nell’ambito di un man- dato di prestazioni, a fornire, nei limiti delle sue competenze, prestazioni di servizio particolari a terzi, segnatamente lavori di restauro e di conservazione, nonché con- sulenze in materia di gestione dell’informazione. Queste prestazioni sono convenute in contratti di diritto privato. 2 Le prestazioni possono essere fornite soltanto a titolo di attività accessorie nel- l’adempimento di mansioni legali e non possono essere offerte al di sotto del prezzo di costo.
Art. 19 Utilizzazione degli archivi a fini commerciali 1 L’utilizzazione degli archivi a fini commerciali necessita di un’autorizzazione. 2 L’autorizzazione può essere subordinata alla conclusione di un contratto che disci- plini l’entità dell’utilizzazione ed un’eventuale partecipazione della Confederazione agli utili. 3 Il Consiglio federale disciplina le condizioni, la procedura e le competenze per l’autorizzazione e la conclusione del contratto relativo all’utilizzazione degli archivi a fini commerciali.
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Art. 20 Inalienabilità e imprescrittibilità 1 Gli archivi della Confederazione sono inalienabili. Il Consiglio federale può pre- vedere eccezioni per via d’ordinanza. 2 Terzi non possono acquisire gli archivi nemmeno per prescrizione.
Art. 21 Regolamento relativo all’utilizzazione; provvedimenti amministrativi L’Archivio federale emana un regolamento relativo all’utilizzazione. In esso può segnatamente prevedere che alle persone che abbiano violato in modo grave le disposizioni della presente legge o il regolamento relativo all’utilizzazione venga negato l’accesso all’Archivio federale.
Art. 22 Esemplari giustificativi Un esemplare giustificativo di tutti i lavori e di tutte le pubblicazioni che si fondano interamente o parzialmente sugli archivi dell’Archivio federale deve essere conse- gnato gratuitamente a quest’ultimo.
Sezione 5: Disposizione penale
Art. 23 Chiunque rende note informazioni provenienti da archivi soggetti al termine di pro- tezione o in altro modo espressamente sottratti alla pubblicazione è punito con una multa, sempre che non si sia in presenza di una fattispecie penale più grave.8
Sezione 6: Disposizioni finali
Art. 24 Esecuzione 1 Il Consiglio federale emana le disposizioni d’esecuzione. 2 Disciplina le modalità di versamento e di archiviazione di documenti di servizio di persone che, in virtù di un mandato, esercitano un’attività di diritto privato per conto della Confederazione.
8 Nuovo testo giusta l’art. 333 del Codice penale (RS 311.0), nella versione della LF del 13 dic. 2002, in vigore dal 1° gen. 2007 (RU 2006 3459; FF 1999 1669).
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Art. 25 Modifica del diritto vigente …9
Art. 26 Disposizione transitoria 1 Le disposizioni della presente legge sostituiscono quelle del decreto federale del 9 ottobre 199210 concernente la consultazione dei documenti del Ministero pubblico della Confederazione, una volta scaduta la durata di validità di detto decreto. 2 I documenti di cui nel citato decreto non possono essere consultati dall’ammini- strazione per 50 anni a decorrere dalla data dell’ultimo documento di una pratica o di un fascicolo.
Art. 27 Referendum ed entrata in vigore 1 La presente legge sottostà al referendum facoltativo. 2 Il Consiglio federale ne determina l’entrata in vigore.
Data dell’entrata in vigore: 1° ottobre 199911
9 La mod. può essere consultata alla RU 1999 2243. 10 [RU 1993 375, 1995 4093 all. n. 3. RU 2001 189 art. 1] 11 DF dell’8 set. 1999.