DECREE ON THE OPENNESS OF GOVERNMENT ACTIVITIES AND ON GOOD PRACTICE IN INFORMATION MANAGEMENT 12.11.1999/1030
On the submission of the Ministry of Justice, the following is enacted on the basis of sections 18 and 36 of the Act on the Openness of Government Activities, given on 21 May 1999 (621/1999):
Chapter 1 – Ensuring good practice in information management
Section 1 – Assessments in support of good practice in information management
(1) In order to plan and implement the measures referred to in section 18, paragraph 1, subparagraph 4 of the Act on the Openness of Government Activities (621/1999), and utilising the archive formation plan referred to in the Archives Act (831/1994), the authority shall clarify and assess the significance of its documents and information system and the data stored therein as well as its document and information management. In the assessment of the need for measures, attention shall be paid to how the following can be secured:
(1) the right of access to official documents in the public domain; (2) the obligation to produce and disseminate information and to provide information on pending matters; (3) the protection of personal data, in particular sensitive data; (4) the protection of documents which under law should be kept secret; (5) restrictions on the purpose for which data can be used; (6) the usability, integrity and quality of the data in the performance of the functions of the authority and in co-operation among authorities; (7) the quality of the data in particular when they are used as the basis for decisions regarding individuals or corporations or as indicators of rights and obligations.
(2) In addition, in order to implement good information management practice, an assessment and evaluation shall be made of risks to the availability, usability, quality and protection of data as well as to the security of information systems, of methods available to decrease and eliminate such risks, and of the costs as well as other effects of these measures.
(3) On the basis of the assessments referred to in subparagraphs 1 and 2 the authority shall assess and implement the measures necessary to achieve goods information management practice.
Section 2 and 3 – repealed by the Decree of the Council of State on data protection in the state administration, 1.7.2010, 2010/681
Section 4 – Instructions, supervision and monitoring
(1) In planning the measures referred to in section 18, paragraph 1, subparagraph 5 of the Act on the Openness of Government Activities, particular attention shall be paid to the following:
(1) the authority to grant access to documents is defined;
(2) sufficient instructions are given on the registration of matters and documents and on
the proper processing and protection of documents, data systems and the information contained in them at the different stages of consideration;
(3) lists and documents that describe pending matters as well as lists and documents that have been prepared to implement the obligation to provide information on such matters are kept up to date.
(2) The implementation of instructions and measures shall be monitored to the extent necessary, their suitability as well as the need for reform shall be assessed at suitable intervals, and steps shall be taken to correct any defects noted.
Chapter 2 – Fulfilling and promoting the rights to obtain information
Section 5– Document registers
(1) In order to follow up on matters under its consideration, the authority shall maintain information on what diaries, lists, directors and other document management registers (document registers) it has or on how information regarding the public documents that the authority has can otherwise be obtained.
(2) The authority shall ensure that the relationship between document registers is clarified and that, if possible, a matter under consideration is registered only once and that with the help of the document registers the orders given on the basis of the Archives Act regarding the registration and listing of documents can be followed.
Section 6 –Information to be recorded in document registers
(1) Entries shall be made in the document register, in respect of matters given to or taken by the authority for consideration, on:
(1) who submitted the matter, the date on which the document arrived or, if the document has been prepared by the authority, the date on which it was prepared, and on the nature of the matter;
(2) interim measures that have been taken, such as proceedings as well as requests for clarification and comment as well as the related documents;
(3) final measures in the matter and the related documents.
(2) In planning and preparing the document register care shall be taken that the document register can be used effortlessly to provide information on the public notations made in it. (3) Separate provisions and orders apply to the archive list and court diaries as well as other document registers.
Section 7 – Maintaining public access to document registers
(1) The public shall be allowed access to document registers and the archive formation plan referred to in section 8 of the Archives Act in the registry or other public service point of the authority.
(2) The diary scheme in use and the other bases for organizing documents shall be appended
to the document register Section 8– Information system descriptions
(1) The authority shall prepare a description of the information system it maintains, indicating the purpose of the information system and the data contained therein. The public shall be provided access to the description in the registry or other public service point of the authority, unless indicated otherwise by the secrecy provisions. The description may also be incorporated as part of the archive formation plan.
(2) Separate provisions apply to the register description that is to be prepared on personal data files.
Chapter 2 a – Communication in State administration (23 May 2002/380)
Section 8 a – The purpose of communication by State authorities (23 May 2002/380)
(1) The purpose of information, publishing and other communication by State administrative authorities, other State offices and institutions as well as courts and other judicial authorities (State authorities) is to promote openness and produce and distribute information that provides individuals and corporations with opportunities to formulate as true a picture as possible of the activity of the authorities, to influence matters of general importance that are pending before the administrative authorities, and to protect their interests and rights.
(2) In planning and implementing communication by State authorities consideration shall be given to the significance of communication in the effective performance of the statutory functions of the authority and in co-operation between the authority and nongovernmental organisations as well as interest groups.
Section 8 b – The planning of communication (23 May 2002/380)
(1) The State authority shall, with consideration to its statutory duties and the assessments referred to in section 1, assess and plan measures in order to fulfil the obligations contained in sections 19 and 20 of the Act on the Openness of Government Activities (communication plan).
(2) In preparing the communication plan, particular attention shall be paid to how the following can be achieved:
(1) ensuring the ability of individuals and corporations to obtain information on pending matters of general importance and to present their views at different stages of the proceedings;
(2) providing general advice on the services provided by the authorities and matters pending before the authorities, so that to the extent possible said advice reaches those who are entitled to such services as well as others who are in need of the advice;
(3) attending to the needs of the Swedish-speaking population for receiving information on matters related to the life, health and safety of the individual and in order to secure their rights;
(4) attending to the different special information needs of various population groups, non-governmental organisations, corporations and the mass media towards the activity of the authority;
(5) carrying out communication in co-operation with other authorities and private corporations;
(6) arranging the monitoring of communication.
(3) The communication plan shall be reviewed sufficiently often.
Section 8 c – The arrangement of communication (23 May 2002/380)
The authority shall ensure that the prerequisites for communication have been secured in order to achieve openness in the authority’s activity. For this purpose particular care shall be taken that:
(1) the ability of those responsible for public information to obtain information at a sufficiently early stage on matters coming to the authority, matters pending before the authority and other matters requiring communication is secured;
(2) the co-operation between those attending to communication duties has been properly arranged;
(3) officials responsible for presentation and preparation have been sufficiently trained and instructed on how to participate in the planning and implementation of communication.
Chapter 3 – Miscellaneous provisions
Section 9 – Entry into force
This Decree shall enter into force on 1 December 1999.
Section 10 – Transitional provisions (23 May 2002/380)
The document registers referred to in section 5 above and the information system descriptions referred to in section 8 shall be prepared at the latest on 30 November 2000, the reports referred to in section 1 at the latest on 30 November 2001 and the communication plan referred to in section 8 b at the latest on 31 May 2003. Data systems and their data protection arrangements and instructions that were taken into use before 1 December 1999 shall be brought into accord with this Decree at the latest on 30 November 2004.
Entry into force and application of the amending provisions:
23 May 2002/380: (1) This Decree shall enter into force on 1 June 2002. (2) Measures required for the implementation of this Decree may be undertaken before the Decree enters into force
ASETUS VIRANOMAISTEN TOIMINNAN JULKISUUDESTA JA HYVÄSTÄ TIEDONHALLINTATAVASTA, 12.11.1999/1030
Oikeusministerin esittelystä säädetään viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21 päivänä toukokuuta 1999 annetun lain (621/1999) 18 ja 36 §:n nojalla:1 luku
1 luku
Hyvän tiedonhallintatavan toteuttaminen
1 §
Selvitykset hyvän tiedonhallintatavan toteuttamiseksi
Viranomaisen on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 18 §:n 1 momentin 4 kohdassa tarkoitettujen toimenpiteiden suunnittelua ja toteuttamista varten arkistolaissa (831/1994) tarkoitettua arkistonmuodostussuunnitelmaa hyväksi käyttäen selvitettävä ja arvioitava asiakirjansa ja tietojärjestelmänsä sekä niihin talletettujen tietojen merkitys samoin kuin asiakirja- ja tietohallintonsa. Toimenpiteiden tarvetta arvioitaessa on kiinnitettävä huomiota siihen, kuinka toteutetaan
1) oikeus saada tietoja viranomaisten julkisista asiakirjoista;
2) velvollisuus tuottaa ja jakaa tietoja sekä antaa tietoja keskeneräisistä asioista;
3) henkilötietojen, erityisesti arkaluonteisten tietojen, suojaaminen;
4) salassa pidettäviksi säädettyjen tietojen suojaaminen;
5) tietojen käyttötarkoituksia koskevat rajoitukset;
6) tietojen käytettävyys, eheys ja laatu viranomaisen tehtävän hoidossa ja viranomaisten yhteistyössä;
7) tietojen laatu erityisesti käytettäessä niitä yksilöitä ja yhteisöjä koskevan päätöksenteon pohjana tai oikeuksien ja velvollisuuksien osoittajina.
Hyvän tiedonhallintatavan toteuttamiseksi on lisäksi selvitettävä ja arvioitava tietojen saatavuuteen, käytettävyyteen, laatuun ja suojaan sekä tietojärjestelmien turvallisuuteen vaikuttavat uhat sekä niiden vähentämiseksi ja poistamiseksi käytettävissä olevat keinot ja niiden kustannukset sekä muut vaikutukset.
Viranomaisen on 1 ja 2 momentissa tarkoitettujen selvitysten perusteella arvioitava ja toteutettava tarvittavat toimenpiteet hyvän tiedonhallintatavan toteuttamiseksi.
2-3 §
2-3 § on kumottu A:lla 1.7.2010/681.
4 §
Ohjeet, valvonta ja seuranta
Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 18 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettuja toimenpiteitä suunniteltaessa on erityisesti pidettävä huolta siitä, että:
1) määritellään asiakirjan antamista koskeva päätösvalta;
2) annetaan riittävät ohjeet asioiden ja asiakirjojen kirjaamisesta sekä asiakirjojen, tietojärjestelmien ja niissä olevien tietojen asianmukaisesta käsittelystä ja suojaamisesta eri käsittelyvaiheissa;
3) keskeneräisiä asioita kuvaavat ja niitä koskevan tiedonantovelvollisuuden toteuttamiseksi laaditut luettelot ja asiakirjat pidetään ajan tasalla.
Ohjeiden ja toimenpiteiden toteutumista on tarpeellisessa laajuudessa valvottava sekä arvioitava sopivin väliajoin niiden toimivuutta ja muutostarpeita sekä ryhdyttävä toimenpiteisiin havaittujen puutteiden korjaamiseksi.
2 luku
Tiedonsaantioikeuksien toteuttaminen ja edistäminen
5 §
Asiakirjarekisterit
Viranomaisella tulee olla sillä käsiteltävinä olevien asioiden seurantaa varten tiedot siitä, mitä diaareja, luetteloita, hakemistoja ja muita asiakirjahallinnon rekistereitä (asiakirjarekisterit) viranomaisella on tai miten tieto viranomaisen julkisista asiakirjoista voidaan muuten löytää.
Viranomaisen tulee huolehtia, että asiakirjarekisterien väliset suhteet selvitetään ja että käsiteltävä asia, mikäli mahdollista, kirjataan vain kerran ja että asiakirjarekisterien avulla voidaan täyttää arkistolain nojalla annetut määräykset asiakirjojen rekisteröinnistä ja luetteloinnista.
6 §
Asiakirjarekisteriin merkittävät tiedot
Asiakirjarekisteriin on tehtävä viranomaisen käsiteltäviksi annetuista ja otetuista asioista merkinnät:
1) asian vireille saattajasta, asiakirjan saapumispäivästä, tai, milloin asiakirja on viranomaisen laatima, sen laatimispäivästä, sekä asian laadusta;
2) suoritetuista välitoimenpiteistä, kuten toimituksista sekä selvitys- ja lausuntopyynnöistä ja niitä koskevista asiakirjoista;
3) asian lopputoimenpiteistä ja niitä koskevista asiakirjoista.
Asiakirjarekisteriä suunniteltaessa ja laadittaessa on pidettävä huolta siitä, että asiakirjarekisteristä voidaan vaivatta antaa tieto siihen tehdyistä julkisista merkinnöistä.
Arkistoluettelon ja tuomioistuimen diaarin ja muun asiakirjarekisterin osalta noudatetaan, mitä niistä erikseen säädetään ja määrätään.
7 §
Asiakirjarekisterien saatavilla pitäminen
Asiakirjarekisterit sekä arkistolain 8 §:ssä tarkoitettu arkistonmuodostussuunnitelma on pidettävä yleisön saatavilla viranomaisen kirjaamossa tai muussa yleisöpalvelupisteessä.
Käytössä oleva diaarikaava ja muut asiakirjojen luokitteluperusteet on liitettävä asiakirjarekisterin yhteyteen.
8 §
Selosteet tietojärjestelmistä
Viranomaisen on laadittava ylläpitämistään tietojärjestelmistä seloste, josta ilmenee tietojärjestelmän käyttötarkoitus ja siihen talletettavat tiedot. Seloste on pidettävä yleisön saatavilla kirjaamossa tai muussa yleisöpalvelupisteessä, jollei salassapitosäännöksistä muuta johdu. Seloste voidaan sisällyttää myös osaksi arkistonmuodostussuunnitelmaan.
Henkilörekisteristä laadittavasta rekisteriselosteesta on voimassa, mitä siitä erikseen säädetään.
2 a luku (23.5.2002/380)
Valtionhallinnon viestintä
8 a § (23.5.2002/380)
Valtionhallinnon viranomaisten viestinnän tarkoitus
Valtion hallintoviranomaisten ja muiden valtion virastojen ja laitosten sekä tuomioistuinten ja muiden lainkäyttöviranomaisten (valtionhallinnon viranomainen) tiedotuksen, julkaisutoiminnan ja muun viestinnän tarkoituksena on toteuttaa avoimuutta sekä tuottaa ja jakaa tietoa, joka luo yksilöille ja yhteisöille edellytyksiä muodostaa mahdollisimman totuudenmukainen kuva viranomaisten toiminnasta, vaikuttaa hallintoviranomaisissa valmisteilla oleviin yleisesti merkittäviin asioihin sekä valvoa omia etujaan ja oikeuksiaan.
Valtionhallinnon viranomaisten viestintää suunniteltaessa ja toteutettaessa on otettava huomioon viestinnän merkitys viranomaiselle säädettyjen tehtävien tehokkaassa hoitamisessa sekä viranomaisen ja kansalais- ja etujärjestöjen välisessä yhteistyössä.
8 b § (23.5.2002/380)
Viestinnän suunnittelu
Valtionhallinnon viranomaisen on sille säädetyt tehtävät ja 1 §:ssä tarkoitetut selvitykset huomioon ottaen arvioitava ja suunniteltava toimenpiteet viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 19 ja 20 §:ssä tarkoitettujen velvoitteiden toteuttamiseksi (viestintäsuunnitelma).
Viestintäsuunnitelmaa laadittaessa on otettava erityisesti huomioon, miten:
1) voidaan turvata yksilöiden ja yhteisöjen mahdollisuudet saada tietoja vireillä olevista yleisesti merkittävistä asioista sekä esittää käsityksensä niistä asian käsittelyn eri vaiheissa;
2) viranomaisen antamiin palveluihin ja käsittelemiin asioihin liittyvä yleinen neuvonta voidaan toteuttaa siten, että sillä saavutetaan mahdollisimman hyvin palveluihin oikeutetut ja muut tiedon tarvitsijat;
3) huolehditaan ruotsinkielisen väestön tiedon saannista yksilön henkeä, terveyttä ja turvallisuutta koskevissa asioissa sekä oikeuksien toteuttamiseksi;
4) eri väestöryhmien, kansalaisjärjestöjen, yhteisöjen ja tiedotusvälineiden viranomaisen toimintaan kohdistuvista erityisistä tiedontarpeista huolehditaan;
5) viestintää voidaan toteuttaa yhteistyössä muiden viranomaisten ja yksityisten yhteisöjen kanssa;
6) viestinnän seuranta järjestetään.
Viestintäsuunnitelma on tarkistettava riittävän usein.
8 c § (23.5.2002/380)
Viestinnän järjestäminen
Viranomaisen on huolehdittava siitä, että viestinnän edellytykset on turvattu avoimuuden toteuttamiseksi viranomaisen toiminnassa. Tässä tarkoituksessa on erityisesti pidettävä huolta siitä, että:
1) tiedotusta hoitavien tiedonsaanti vireille tulevista ja ratkaistavista sekä muista viestintää edellyttävistä asioista riittävän aikaisessa vaiheessa on turvattu;
2) viestintätehtäviä hoitavien välinen yhteistoiminta on asianmukaisesti järjestetty;
3) esittely- ja valmistelutehtävissä toimiville virkamiehille on annettu tarpeellista koulutusta ja ohjeita viestinnän suunnitteluun ja toteuttamiseen osallistumisesta.
3 luku
Erinäiset säännökset
9 §
Voimaantulo
Tämä asetus tulee voimaan 1 päivänä joulukuuta 1999.
10 § (23.5.2002/380)
Siirtymäsäännökset
Edellä 5 §:ssä tarkoitetut asiakirjarekisterit ja 8 §:ssä tarkoitetut selosteet tietojärjestelmistä on laadittava viimeistään 30 päivänä marraskuuta 2000, 1 §:ssä tarkoitetut selvitykset viimeistään 30 päivänä marraskuuta 2001 sekä 8 b §:ssä tarkoitettu viestintäsuunnitelma viimeistään 31 päivänä toukokuuta 2003. Ennen 1 päivänä joulukuuta 1999 käyttöön otetut tietojärjestelmät sekä niitä koskevat tietoturvallisuusjärjestelyt ja ohjeet on saatettava tämän asetuksen mukaisiksi viimeistään 30 päivänä marraskuuta 2004.
Muutossäädösten voimaantulo ja soveltaminen:
23.5.2002/380:
Tämä asetus tulee voimaan 1 päivänä kesäkuuta 2002.
Ennen tämän asetuksen voimaantuloa voidaan ryhtyä asetuksen täytäntöönpanon edellyttämiin toimenpiteisiin.
1.7.2010/681:
Voimaantulo
Tämä asetus tulee voimaan 1 päivänä lokakuuta 2010.
Tällä asetuksella kumotaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 12 päivänä marraskuuta 1999 annetun asetuksen (1030/1999) 2 ja 3 §.
Siirtymäsäännökset
Asiakirjoja, jotka on luokiteltu ennen asetuksen voimaantuloa, käsitellään asetuksessa säädettyjen vastaavaa suojaustasoa koskevien vaatimusten mukaisesti, jollei ole ilmeistä, että luokitukselle ei asetuksen mukaan enää ole perusteita.
Mitä 10 §:n 3 momentissa säädetään luokituksen muuttamisesta tai poistamisesta tehtävästä merkinnästä, sovelletaan ennen asetuksen voimaantuloa tehtyyn luokitukseen vain, jos luokiteltu asiakirja luovutetaan ulkopuoliselle.
Viranomaisen tietojenkäsittely on saatettava vastaamaan asetuksen 5 §:ssä säädettyjä perustason tietoturvallisuusvaatimuksia kolmen vuoden kuluessa asetuksen voimaantulosta.
Viranomaisen on saatettava luokiteltujen asiakirjojen käsittely vastaamaan 4 luvussa säädettyjä vaatimuksia viiden vuoden kuluessa siitä, kun viranomainen on päättänyt luokitella asiakirjansa.
Valtionhallinnon viranomaisen asetuksen voimaan tullessa käytössä olevien toimitilojen on täytettävä asetuksessa säädetyt vaatimukset tilojen turvallisuudelle viiden vuoden kuluessa asetuksen voimaantulosta. Sama koskee toimitiloja, jotka on otettu käyttöön ennen kuin on kulunut kaksi vuotta asetuksen voimaantulosta.
FÖRORDNING OM OFFENTLIGHET OCH GOD INFORMATIONSHANTERING I MYNDIGHETERNAS VERKSAMHET 12.11.1999/1030
På föredragning av justitieministern föreskrivs med stöd av 18 och 36 § lagen den 21 maj 1999 om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999):
1 kap
Genomförande av god informationshantering
1 §
Utredningar i syfte att genomföra god informationshantering
Myndigheterna skall med hjälp av en sådan arkivbildningsplan som avses i arkivlagen (831/1994) i syfte att planera och genomföra de åtgärder som avses i 18 § 1 mom. 4 punkten lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) se över och bedöma sina dokument och datasystem och betydelsen av uppgifterna i dem ävensom sin dokument- och informationshantering. När behovet av åtgärder bedöms, skall uppmärksamhet fästas vid
1) rätten att få tillgång till uppgifter i myndigheternas offentliga handlingar,
2) skyldigheten att sammanställa och sprida information och att lämna ut uppgifter i ärenden som är under behandling,
3) skyddet av personuppgifter, i synnerhet känsliga uppgifter,
4) skyddet av uppgifter som är belagda med sekretess,
5) begränsningar i fråga om de ändamål för vilka uppgifterna kan användas,
6) användbarheten, integriteten och kvaliteten av informationen när myndigheterna sköter sina uppgifter och i samarbetet mellan myndigheterna,
7) kvaliteten av informationen i synnerhet när den används som grund för beslut som gäller enskilda personer och sammanslutningar eller för att utvisa rättigheter och skyldigheter.
I syfte att genomföra god informationshantering skall dessutom de risker som påverkar tillgängligheten, användbarheten, kvaliteten och skyddet av uppgifterna och datasystemens säkerhet, de medel som står till buds för att minska och undanröja riskerna, kostnaderna för dem samt andra verkningar utredas och bedömas.
På basis av de utredningar som avses i 1 och 2 mom. skall myndigheterna göra en bedömning av och vidta de åtgärder som är nödvändiga för att genomföra god informationshantering.
2 § (1.7.2010/681)
2 § har upphävts genom F 1.7.2010/681.
3 § (1.7.2010/681)
3 § har upphävts genom F 1.7.2010/681.
4 §
Anvisningar, övervakning och uppföljning
När de åtgärder som avses i 18 § 1 mom. 5 punkten lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet planeras, skall särskild uppmärksamhet fästas vid att
1) beslutanderätten när det gäller utlämnande av handlingar fastställs,
2) tillräckliga anvisningar utfärdas om registrering av ärenden och handlingar samt om hantering och skydd av handlingar, datasystem och uppgifterna i dem under olika behandlingsstadier,
3) de förteckningar och handlingar som beskriver ärenden under behandling och som sammanställts för att uppfylla upplysningsplikten i fråga om dem uppdateras.
Myndigheterna skall i tillräcklig utsträckning övervaka att anvisningarna följs och åtgärderna vidtas och med lämpliga intervaller bedöma deras ändamålsenlighet och behovet av ändringar samt vidta åtgärder för att rätta till de brister som konstaterats.
2 kap
Tillgodoseende och främjande av rätten till information
5 §
Dokumentförteckning
Myndigheterna skall för uppföljning av de ärenden som behandlas hos dem tillhandahålla information om vilka diarier, förteckningar, kartotek och andra register med avseende på dokumenthanteringen (dokumentförteckning) de för eller hur man annars kan få tillgång till uppgifter i deras offentliga handlingar.
Myndigheterna skall se till att förhållandet mellan olika dokumentförteckningar reds ut och att varje ärende, om det är möjligt, registreras endast en gång samt att dokumentförteckningarna svarar mot de bestämmelser om registrering och förteckning av handlingar som utfärdats med stöd av arkivlagen.
6 §
Uppgifter i dokumentförteckning
I en dokumentförteckning skall för varje ärende som inkommit eller tagits upp till behandling antecknas
1) den som anhängiggjort ärendet, handlingens ankomstdag eller, när en myndighet satt upp handlingen, dagen för uppsättande, samt ärendets art,
2) förberedande åtgärder såsom förrättningar samt begäran om utredningen och utlåtanden och handlingar som gäller dem,
3) slutliga åtgärder i ärendet och handlingar som gäller dem.
Vid planering och uppgörande av dokumentförteckning skall säkerställas att uppgifter om de offentliga anteckningarna i registret kan lämnas ut på ett smidigt sätt.
I fråga om arkivförteckningar och domstolarnas diarier samt andra dokumentregister skall iakttas vad som särskilt föreskrivs om dem.
7 §
Allmänhetens tillgång till dokumentförteckningar
Dokumentförteckningarna samt den arkivbildningsplan som avses i 8 § arkivlagen skall hållas tillgängliga för allmänheten i myndigheternas registratorskontor eller på andra ställen där allmänheten betjänas.
Diarieschemat och uppgifter om andra grunder för klassificering av handlingar skall fogas till dokumentförteckningen.
8 §
Beskrivning av datasystem
En myndighet skall göra upp en beskrivning av sina datasystem. Av den skall framgå varje datasystems syfte och vilka uppgifter som införs i det. Beskrivningen skall hållas tillgänglig för allmänheten i registratorskontoret eller på något annat ställe där allmänheten betjänas, om inte något annat följer av bestämmelserna om sekretess. Be- skrivningen kan också fogas till arkivbildningsplanen.
I fråga om registerbeskrivningar över personregister gäller vad som föreskrivs särskilt.
2 a kap (23.5.2002/380)
Statsförvaltningens kommunikation
8 a § (23.5.2002/380)
Syftet med statsförvaltningsmyndigheternas kommunikation
Den information, publikationsverksamhet och kommunikation av annat slag som de statliga förvaltningsmyndigheterna och övriga statliga ämbetsverk och inrättningar samt domstolarna och övriga lagskipningsorgan svarar för (statsförvaltningsmyndighet) syftar till öppenhet samt till att sammanställa och sprida sådan information som skapar förutsättningar för enskilda människor och sammanslutningar att bilda sig en så sanningsenlig bild av myndigheternas verksamhet som
möjligt, att påverka allmänt betydelsefulla ärenden som är under beredning hos förvaltningsmyndigheterna samt att bevaka sina intressen och rättigheter.
Statsförvaltningsmyndigheternas kommunikation skall planeras och genomföras med beaktande av kommunikationens betydelse vid en effektiv skötsel av myndigheternas lagstadgade uppgifter samt vid samarbetet mellan myndigheterna och medborgar- och intresseorganisationerna.
8 b § (23.5.2002/380)
Planeringen av kommunikationen
Varje statsförvaltningsmyndighet skall med beaktande av de uppgifter som ålagts den och de utredningar som avses i 1 § bedöma och planera åtgärder för att fullgöra de förpliktelser som avses i 19 och 20 § lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (kommunikationsplan).
När kommunikationsplanen utarbetas skall särskild vikt läggas vid hur
1) man kan trygga enskilda människors och sammanslutningars möjligheter att få information om allmänt betydelsefulla ärenden som är anhängiga samt att framföra sina åsikter om dem under de olika beredningsskedena,
2) den allmänna rådgivningen i anslutning till de tjänster som myndigheten tillhandahåller och de ärenden som den handlägger kan genomföras så att rådgivningen i så stor utsträckning som möjligt når dem som är berättigade till tjänsterna och andra informationsbehövande,
3) den svenskspråkiga befolkningens tillgång till information i ärenden som gäller individens liv, hälsa och säkerhet tillgodoses samt dess rättigheter förverkligas,
4) man tillgodoser olika befolkningsgruppers, medborgarorganisationers, sammanslutningars och massmediers särskilda behov av information om myndigheternas verksamhet,
5) kommunikationen kan genomföras i samarbete med andra myndigheter och enskilda sammanslutningar,
6) uppföljningen av kommunikationen ordnas.
Kommunikationsplanen skall ses över tillräckligt ofta.
8 c § (23.5.2002/380)
Sättet att ordna kommunikationen
Myndigheten skall se till att det finns förutsättningar för kommunikation som syftar till öppenhet i myndighetens verksamhet. I detta syfte skall myndigheten särskilt sörja för att
1) de som sköter informationen i ett tillräckligt tidigt skede får tillgång till information om ärenden som blir anhängiga och ärenden som skall avgöras samt om andra ärenden som förutsätter kommunikation,
2) samarbetet mellan dem som sköter kommunikationsuppgifter är ordnat på lämpligt sätt,
3) de tjänstemän som sköter föredragnings- och beredningsuppgifter har fått nödvändig utbildning och anvisningar för att delta i planeringen och genomförandet av kommunikationen.
3 kap
Särskilda bestämmelser
9 §
Ikraftträdande
Denna förordning träder i kraft den 1 december 1999.
10 § (23.5.2002/380)
Övergångsbestämmelser
I 5 § avsedda dokumentförteckningar och i 8 § avsedda beskrivningar av datasystem skall göras upp senast den 30 november 2000, de utredningar som avses i 1 § senast den 30 november 2001 samt den kommunikationsplan som avses i 8 b § senast den 31 maj 2003. Datasystem som har tagits i bruk före den 1 december 1999 och datasäkerhetsarrangemang och anvisningar som gäller dem skall senast den 30 november 2004 ses över så att de stämmer överens med denna förordning.
Ikraftträdelsestadganden:
23.5.2002/380:
Denna förordning träder i kraft den 1 juni 2002.
Åtgärder som verkställigheten av förordningen förutsätter får vidtas innan förordningen träder i kraft.
1.7.2010/681:
Ikraftträdande
Denna förordning träder i kraft den 1 oktober 2010.
Genom denna förordning upphävs 2 och 3 § i förordningen av den 12 november 1999 om offentlighet och god informationshantering i myndigheternas verksamhet (1030/1999).
Övergångsbestämmelser
Handlingar som har klassificerats innan förordningen träder i kraft hanteras i enlighet med kraven på motsvarande skyddsnivå i denna förordning, om det inte är uppenbart att det inte längre finns några grunder för klassificering enligt förordningen.
Bestämmelserna i 10 § 3 mom. om den anteckning som görs om ändrad eller slopad klassificering tillämpas på klassificering som gjorts innan förordningen träder i kraft endast i det fall att den klassificerade handlingen lämnas ut till en utomstående.
En myndighets databehandling ska motsvara de informationssäkerhetskrav på basnivå som anges i 6 § i förordningen inom tre år från det att förordningen trätt i kraft.
Myndigheten ska se till att hanteringen av klassificerade handlingar överensstämmer med kraven i 4 kap. inom fem år från det att myndigheten har beslutat klassificera sina handlingar.
En statsförvaltningsmyndighets lokaler som används när förordningen träder i kraft ska uppfylla de krav på lokalernas säkerhet som uppställts i förordningen inom fem år från det att förordningen träder i kraft. Samma gäller lokaler som har tagits i bruk innan två år har förflutit från det att förordningen träder i kraft.