Υπουργική Απόφαση 12625/1/2014

Ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων από και προς τον

Οργανισμό Βιομηχανικής Ιδιοκτησίας (ΟΒΙ) και ηλεκτρονική κατάθεση αίτησης καταχώρισης σχεδίου ή υποδείγματος

Ο ΥΠΟΥΡΓΟΣ
ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΚΑΙ ΑΝΤΑΓΩΝΙΣΤΙΚΟΤΗΤΑΣ Έχοντας υπόψη:
1. Το Ν. 1733/1987, άρθρο 1 παρ. 2, άρθρο 2 παρ. 13, άρθρο 4 παρ. 2 και 4 και το άρθρο 7 παρ. 11 του
«Μεταφορά Τεχνολογίας, Εφευρέσεις, Τεχνολογική Καινοτομία και Σύσταση Επιτροπής Ατομικής
Ενέργειας», όπως έχουν τροποποιηθεί και ισχύουν [ΦΕΚ 171/Α/22.9.1987].
2. Τις διατάξεις του Π.Δ. 232/92 «Έξοδος του Οργανισμού Βιομηχανικής Ιδιοκτησίας από το Δημόσιο
Τομέα» [ΦΕΚ 120/Α/14.7.1992].
3. To Ν. 3429/2005 «Δημόσιες Επιχειρήσεις και Οργανισμοί (ΔΕΚΟ)» [ΦΕΚ 314/Α/27.12.2005], όπως αυτός τροποποιήθηκε και ισχύει.
4. Το Ν. 3979/2011 «Για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις» [ΦΕΚ
138/Α/16.06.2011].
5. Τις διατάξεις του άρθρου 79 του ν.4144/2013 «Αντιμετώπιση της παραβατικότητας στην Κοινωνική Ασφάλιση και στην αγορά εργασίας και λοιπές διατάξεις αρμοδιότητας του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλειας και Πρόνοιας» [ΦΕΚ 88/Α/18.04.2013],.
6. Τις διατάξεις του άρθρου 41 «Εθνικός Χρόνος» του Ν. 4155/2013 «Εθνικό Σύστημα Ηλεκτρονικών
Δημοσίων Συμβάσεων και άλλες διατάξεις» [ΦΕΚ 120/Α/29.05.2013].
7. Το ΠΔ 259/1997 «Διατάξεις εφαρμογής του Διακανονισμού της Χάγης για τη διεθνή κατάθεση των βιομηχανικών σχεδίων και υποδειγμάτων που κυρώθηκε με το Νόμο 2417/1996 και διατάξεις για τον εθνικό τίτλο προστασίας» [ΦΕΚ 185/Α/19.09.1997).
8. Το ΠΔ 150/2001 «Προσαρμογή στην Οδηγία 99/93/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του
Συμβουλίου σχετικά με το κοινοτικό πλαίσιο για ηλεκτρονικές υπογραφές» [ΦΕΚ 125/Α/25.06.2001].
9. Το Π.Δ. 63/2005 «Κωδικοποίηση της νομοθεσίας για την Κυβέρνηση και τα Κυβερνητικά Όργανα» [ΦΕΚ 98/Α/22.04.2005].
10. Τις διατάξεις του Π.Δ. 116/2014, άρθρο 45 «Οργανισμός Υπουργείου Ανάπτυξης και
Ανταγωνιστικότητας» (ΦΕΚ 185/Α/3.9.2014)
11. Το Π.Δ. 85/2012 [ΦΕΚ 141/Α/21.06.2012] «Ίδρυση και μετονομασία Υπουργείων, μεταφορά και κατάργηση Υπηρεσιών».
12. Το ΠΔ 118/2013 [ΦΕΚ 152/Α/25.06.2013] Τροποποίηση του ΠΔ 85/2012 [ΦΕΚ
141/Α/21.06.2012] «Ίδρυση και μετονομασία Υπουργείων»
13. Το ΠΔ 158/2014 [ΦΕΚ 240/Α/3.11.2014 «Διορισμός Υπουργών» και το Π.Δ. 89/2014 (ΦΕΚ
134/Α/10.06.2014) «Διορισμός Υπουργών, Αναπληρωτών Υπουργών και Υφυπουργών»
14. Την 54169/31-10-2014 [ΦΕΚ 2944/Β/3.11.2014] απόφαση του Πρωθυπουργού και του Υπουργού Ανάπτυξης και Ανταγωνιστικότητας για ανάθεση αρμοδιοτήτων στον Υφυπουργό Ανάπτυξης και Ανταγωνιστικότητας, κ. Οδυσσέα Κωνσταντινόπουλο.
15. Την 54248/30-10-2014 [ΦΕΚ 676/ΥΟΔΔ/3-11-2014] απόφαση του Πρωθυπουργού και του Υπουργού Ανάπτυξης και Ανταγωνιστικότητας για διορισμό του κ. Γεωργίου Στεργίου στη θέση του μετακλητού Γενικού Γραμματέα Βιομηχανίας
16. Την Υπουργική Απόφαση 15928/ΕΦΑ/1253/13.12.1987 [ ΦΕΚ 778/Β/31.12.1987] «Κατάθεση αίτησης για χορήγηση διπλώματος ευρεσιτεχνίας ή πιστοποιητικού υποδείγματος χρησιμότητας στον OBI και τήρηση βιβλίων».
17. Το με αρ. πρωτ. Γραφ Υφυπ. 4579/9.5.2014 έγγραφο με το οποίο υποβάλλεται αίτημα του ΟΒΙ για έκδοση ΥΑ για την «Ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων από και προς τον ΟΒΙ και ηλεκτρονική κατάθεση αίτησης καταχώρισης σχεδίου ή υποδείγματος» καθώς και το επισυναπτόμενο σε αυτό απόσπασμα πρακτικού του Δ.Σ. υπ’ αριθμ. 07 της 10/4/2014.
18. Το σύνολο των ενεργειών της Διεύθυνσης Πολιτικής Ποιότητας της ΓΓΒ πριν την έναρξη ισχύος του Π.Δ. 116/2014 και την ανάληψη της εποπτείας του ΟΒΙ από τη Διεύθυνση Επιχειρηματικής Καινοτομίας και Νέων Τεχνολογιών.
19. Το γεγονός ότι από την απόφαση αυτή δεν προκαλείται δαπάνη σε βάρος του κρατικού προϋπολογισμού.
Α Π Ο Φ Α Σ Ι Ζ Ο Υ Μ Ε ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΠΡΩΤΟ
ΓΕΝΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ Άρθρο 1
Σκοπός
Σκοπός της παρούσας Υπουργικής απόφασης είναι ο καθορισμός των όρων και των τεχνικών προδιαγραφών για την ασφαλή ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων από και προς τον ΟΒΙ με τη χρήση τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνιών (ΤΠΕ) καθώς και για την ηλεκτρονική κατάθεση αιτήσεων για καταχώριση σχεδίων ή υποδειγμάτων στον ΟΒΙ.
Άρθρο 2
Πεδίο Εφαρμογής
1. Η παρούσα Υπουργική απόφαση εφαρμόζεται σε κάθε είδους τίτλους, πιστοποιητικά, βεβαιώσεις, αντίγραφα και έγγραφα αλληλογραφίας ή παροχής πληροφοριών που χορηγεί ο ΟΒΙ, κατ’ εφαρμογή της κείμενης νομοθεσίας στα πλαίσια των αρμοδιοτήτων του.
2. Η παρούσα Υπουργική απόφαση δεν εφαρμόζεται σε έγγραφα ή βεβαιώσεις για τις εφευρέσεις που
έχουν χαρακτηριστεί ως προσωρινά ή οριστικά απόρρητες, κατ’ εφαρμογή του ν. 4325/1963 (Α’ 156).
Άρθρο 3
Ορισμοί
Για την εφαρμογή της απόφασης αυτής, νοούνται ως:
α. «ΟΒΙ» ή «Οργανισμός», ο Οργανισμός Βιομηχανικής Ιδιοκτησίας που εδρεύει στην Αθήνα (Άρθρο 1 ν.
1733/1987).
β. «ΤΠΕ», οι Τεχνολογίες Πληροφορικής και Επικοινωνιών.
γ. «Σύστημα», το σύστημα ΤΠΕ που χρησιμοποιεί ο Οργανισμός Βιομηχανικής Ιδιοκτησίας.
δ. «Προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή», η ηλεκτρονική υπογραφή, που πληροί τους εξής όρους: α) συνδέεται μονοσήμαντα με τον υπογράφοντα, β) είναι ικανή να καθορίσει ειδικά και αποκλειστικά την ταυτότητα του υπογράφοντος, γ) δημιουργείται με μέσα τα οποία ο υπογράφων μπορεί να διατηρήσει υπό τον αποκλειστικό του έλεγχο και δ) συνδέεται με τα δεδομένα στα οποία αναφέρεται κατά τέτοιο τρόπο, ώστε να μπορεί να εντοπισθεί οποιαδήποτε μεταγενέστερη αλλοίωση των εν λόγω δεδομένων.
ε. «Υπογράφων»: φυσικό ή νομικό πρόσωπο, που κατέχει διάταξη δημιουργίας υπογραφής και ενεργεί είτε στο δικό του όνομα, είτε, στο όνομα άλλου φυσικού ή νομικού προσώπου ή φορέα.
στ. «Χρονοσήμανση»: Αλληλουχία χαρακτήρων ή στοιχεία που δηλώνουν με ασφάλεια την ημερομηνία
και ώρα που έχει λάβει χώρα μία πράξη ή ενέργεια και εκδίδεται από πάροχο υπηρεσιών
χρονοσήμανσης.
ζ. «Ακριβής χρόνος»: Η αναφορά στοιχείων με τα οποία προσδιορίζεται το έτος, ο μήνας, η ημερομηνία, η ώρα, τα λεπτά και τα δευτερόλεπτα. Για τον ΟΒΙ, σύμφωνα με τις διατάξεις της παρούσας απόφασης, ο ακριβής χρόνος προσδιορίζεται με βάση την Εθνική ώρα Ελλάδος, κατ’ εφαρμογή του άρθρου 41 παρ. 1 του ν. 4155/2013 «Εθνικό σύστημα ηλεκτρονικών Δημοσίων συμβάσεων και άλλες διατάξεις» (Α’ 120).
ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΔΕΥΤΕΡΟ
ΤΡΟΠΟΙ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ ΜΕ ΤΟΝ ΟΒΙ
Άρθρο 4
Πρόσβαση στο δικτυακό τόπο
Η πρόσβαση στο δικτυακό τόπο του Οργανισμού είναι ελεύθερη εφόσον πρόκειται για πληροφορίες προσιτές σε κάθε ενδιαφερόμενο, όπως έντυπα και λοιπές οδηγίες ή εφόσον πρόκειται για έρευνα σε μηχανές αναζήτησης του ΟΒΙ με δημοσιευμένα δεδομένα αιτήσεων ή τίτλων βιομηχανικής ιδιοκτησίας, κατ’ εφαρμογή της κείμενης νομοθεσίας.
Άρθρο 5
Ηλεκτρονική αλληλογραφία
Αντίγραφα δημοσιευμένων αιτήσεων ή τίτλων, παροχή πληροφοριών τεχνολογικής πληροφόρησης, απαντήσεις σε ερωτήματα σχετικά με τις υπηρεσίες του Οργανισμού μπορούν, μετά από αίτημα του ενδιαφερόμενου, να αποστέλλονται μέσω ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. Στην περίπτωση αυτή το σχετικό αίτημα διαβιβάζεται στον ΟΒΙ με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο από τον ίδιο τον ενδιαφερόμενο στη διεύθυνση επικοινωνίας του Οργανισμού και αποτελεί τη ρητή συγκατάθεση του ενδιαφερόμενου για τη χρήση της εν λόγω ηλεκτρονικής διεύθυνσης για παραλαβή των απαντήσεων από τον ΟΒΙ.
Άρθρο 6
Αποδεικτικό γνωστοποίησης εγγράφων
Ο ΟΒΙ εκδίδει, υποχρεωτικά, για κάθε ηλεκτρονική αποστολή, αποδεικτικό αποστολής εγγράφου το οποίο περιλαμβάνει κατ’ ελάχιστο, το έγγραφο που απεστάλη, τα στοιχεία του υπογράφοντα από τον ΟΒΙ ως αποστολέα, τα αναλυτικά στοιχεία ταυτότητας του παραλήπτη ή του νόμιμου εκπροσώπου του
καθώς και τον ακριβή χρόνο αποστολής του εγγράφου.
Άρθρο 7
Πιστοποιημένη ηλεκτρονική επικοινωνία
1. Για οποιαδήποτε επικοινωνία ή συναλλαγή με τον Οργανισμό η οποία αφορά τη διαδικασία κατάθεσης ή χορήγησης τίτλων βιομηχανικής ιδιοκτησίας ή πιστοποιητικών, τη διαδικασία εγγραφής ιδιοκτησιακών μεταβολών σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία, καθώς και οποιαδήποτε πράξη ή απόφαση του Οργανισμού από την οποία απορρέουν έννομες συνέπειες για τον συναλλασσόμενο, απαιτείται ταυτότητα και αυθεντικοποίηση του συναλλασσόμενου φυσικού ή νομικού προσώπου ή του νόμιμου εκπροσώπου τους.
2. Η προϋπόθεση της παραπάνω παραγράφου 1 πληρούται με χρήση προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής η οποία βασίζεται σε αναγνωρισμένο πιστοποιητικό και δημιουργείται από ασφαλή διάταξη, κατ’ εφαρμογή του π.δ. 150/2001.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΤΡΙΤΟ
ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΣΥΝΑΛΛΑΓΗΣ
Άρθρο 8
Χρήση των υπηρεσιών ηλεκτρονικής συναλλαγής με τον ΟΒΙ
Η πραγματοποίηση συναλλαγών με το Σύστημα γίνεται κατ’ επιλογή του συναλλασσόμενου και απαιτείται η συμμόρφωσή του με τους εκάστοτε κανόνες ασφαλείας του Συστήματος.
Άρθρο 9
Εγγραφή στις υπηρεσίες ηλεκτρονικής συναλλαγής
1. Για την χρήση των υπηρεσιών ηλεκτρονικής συναλλαγής του ΟΒΙ απαιτείται εγγραφή του συναλλασσόμενου, η οποία συνοδεύεται από τα απαραίτητα δικαιολογητικά και νομιμοποιητικά έγγραφα για την επιβεβαίωση της ταυτότητάς του. Το αίτημα εγγραφής συνιστά δήλωση βουλήσεως του συναλλασσόμενου για χρήση των υπηρεσιών ηλεκτρονικής συναλλαγής του ΟΒΙ.
2. Η επιβεβαίωση της ταυτότητας (αυθεντικοποίηση) του συναλλασσομένου βασίζεται στα διαπιστευτήρια που κατέχει σύμφωνα με τα οποία αναγνωρίζεται και επιβεβαιώνεται η ορθότητα της ταυτότητάς του.
3. Για τη χρήση προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής από τον συναλλασσόμενο απαιτείται αναγνωρισμένο πιστοποιητικό, το οποίο δημιουργείται από ασφαλή διάταξη, κατ’ εφαρμογή του π.δ.
150/2001.
Άρθρο 10
Προσωπική ηλεκτρονική θυρίδα
1. Με την εγγραφή στις υπηρεσίες του ΟΒΙ, δημιουργείται προσωπικός λογαριασμός επικοινωνίας μεταξύ συναλλασσόμενου και ΟΒΙ και δημιουργείται προσωπική ηλεκτρονική θυρίδα.
2. Στην περίπτωση αυτή όλες οι αλληλογραφίες ή κοινοποιήσεις του Οργανισμού προς τους συναλλασσόμενους πραγματοποιούνται με χρήση της ηλεκτρονικής θυρίδας.
3. Η ηλεκτρονική θυρίδα παρέχει αυτόματη επιβεβαίωση αποστολής κάθε εγγράφου από τον ΟΒΙ, ως αποστολέα.
4. Πρόσβαση στα ηλεκτρονικά έγγραφα της θυρίδας έχει ο κάτοχός της και όποιος έχει νόμιμα εξουσιοδοτηθεί απ’ αυτόν.
Άρθρο 11
Γνωστοποίηση εγγράφων μέσω ηλεκτρονικής θυρίδας
1. Τεκμαίρεται ότι ο συναλλασσόμενος με τον ΟΒΙ αποκτά πρόσβαση στο περιεχόμενο του κοινοποιούμενου εγγράφου μέσω της ηλεκτρονικής θυρίδας που του έχει διαθέσει ο ΟΒΙ, κατά τον ακριβή χρόνο αυτόματης επιβεβαίωσης της αποστολής που αναγράφεται επί του εγγράφου με τη χρήση της ασφαλούς Χρονοσήμανσης.
2. Όλες οι ηλεκτρονικές θυρίδες του ΟΒΙ έχουν αυτόματο σύστημα ειδοποίησης αποστολής εγγράφων
στον κάτοχό τους μέσω εικονιδίου και ηχητικού σήματος.
Άρθρο 12
Πιστοποιητικά ηλεκτρονικής υπογραφής
1. Για την έκδοση των πιστοποιητικών ηλεκτρονικής υπογραφής σε υπαλλήλους του ΟΒΙ ή σε συναλλασσόμενους με τον ΟΒΙ, εφαρμόζεται ο υπ. αριθμ. 248/71 Κανονισμός Παροχής Υπηρεσιών Πιστοποίησης Ηλεκτρονικής Υπογραφής (Β’ 603) της 16ης Μαΐου 2002 της Εθνικής Επιτροπής Τηλεπικοινωνιών και Ταχυδρομείων (ΕΕΤΤ), ως εκάστοτε ισχύει.
2. Ο ΟΒΙ ενημερώνει τους συναλλασσόμενους για τα πιστοποιητικά ηλεκτρονικής υπογραφής της παραπάνω παραγράφου 1, τα οποία αναγνωρίζει και αποδέχεται το κεντρικό ηλεκτρονικό σύστημα του Οργανισμού.
3. Δικαιούχοι αναγνωρισμένων πιστοποιητικών είναι μόνο φυσικά πρόσωπα, τα οποία έχουν δικαιοπρακτική ικανότητα.
4. Σε περίπτωση που απαιτείται υπογραφή ενός εγγράφου ή πράξης από περισσότερα πρόσωπα, εφαρμόζεται η διαδικασία πιστοποίησης ηλεκτρονικής υπογραφής σε κάθε ένα από αυτά, διαδοχικά.
Άρθρο 13
Κύρος και αποδεικτική ισχύς ηλεκτρονικών εγγράφων
1. Τα κάθε είδους ηλεκτρονικά έγγραφα που συντάσσονται από τον ΟΒΙ φέρουν προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή του εξουσιοδοτημένου από τον Γενικό Διευθυντή του Οργανισμού υπαλλήλου του ΟΒΙ η οποία βασίζεται σε αναγνωρισμένο πιστοποιητικό και δημιουργείται από ασφαλή διάταξη υπογραφής.
2. Τα ηλεκτρονικά έγγραφα φέρουν υποχρεωτικά ασφαλή χρονοσήμανση.
3. Τα έγγραφα που πληρούν τις προϋποθέσεις των παραπάνω παραγράφων κατέχουν την ίδια νομική και αποδεικτική ισχύ με τα έγγραφα που φέρουν ιδιόχειρη υπογραφή και σφραγίδα του ΟΒΙ.
Άρθρο 14
Ηλεκτρονικά αντίγραφα εγγράφων
1. Τα ηλεκτρονικά αντίγραφα που παράγονται από το Σύστημα έχουν ισχύ ακριβούς αντιγράφου εφόσον το πρωτότυπο ηλεκτρονικό ή έντυπο έγγραφο είναι στην κατοχή του Οργανισμού και κατά τη διαδικασία καταχώρισης, ψηφιοποίησης, αναπαραγωγής και εκτύπωσης ταυτίζεται με το ηλεκτρονικό αντίγραφο και το αντίγραφο φέρει προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή από εξουσιοδοτημένο υπάλληλο του ΟΒΙ και ασφαλή Χρονοσήμανση.
2. Σε περίπτωση ψηφιοποίησης του έντυπου υλικού που περιέχεται στα μητρώα ή αρχεία τίτλων βιομηχανικής ιδιοκτησίας που τηρεί ο ΟΒΙ σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία, η πιστοποίηση της ταύτισης του πρωτοτύπου με το ακριβές ηλεκτρονικό αντίγραφο συνοδεύεται από βεβαίωση της ακεραιότητας και αυθεντικότητας του αντιγράφου.
3. Καταστροφή πρωτότυπων έντυπων εγγράφων μετά την παραγωγή ψηφιοποιημένου ισόκυρου αντιγράφου δεν επιτρέπεται χωρίς τήρηση της διαδικασίας του π.δ. 162/1979 «Περί εκκαθαρίσεως
των αρχείων των Δημοσίων Υπηρεσιών» (Α’42) , ως ισχύει σήμερα.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΤΕΤΑΡΤΟ
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΚΑΤΑΘΕΣΗ ΑΙΤΗΣΗΣ ΓΙΑ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΣΧΕΔΙΟΥ Ή ΥΠΟΔΕΙΓΜΑΤΟΣ
Άρθρο 15
Ηλεκτρονική κατάθεση αίτησης
1. Οι αιτήσεις για καταχώριση σχεδίου ή υποδείγματος στον ΟΒΙ μπορεί να κατατίθενται ηλεκτρονικά μέσω διαδικτύου.
2. Ως ηλεκτρονική κατάθεση σχεδίου ή υποδείγματος νοείται η διαβίβαση μέσω διαδικτύου προς τον
ΟΒΙ του αιτήματος καταχώρισης σχεδίου ή υποδείγματος με τα στοιχεία του άρθρου 20 παρ. 2 του π.δ.
259/1997.
3. Στην ηλεκτρονική κατάθεση μπορεί να επισυνάπτονται τα έγγραφα του άρθρου 20 παρ. 3 του π.δ.
259/1997.
4. Για την διαβίβαση μέσω διαδικτύου της αίτησης για καταχώριση σχεδίου ή υποδείγματος απαιτείται η εγγραφή του συναλλασσόμενου στην αντίστοιχη εφαρμογή που διατίθεται στο δικτυακό τόπο του Οργανισμού, κατ’ εφαρμογή του άρθρου 9 της παρούσας.
Άρθρο 16
Ημερομηνία κατάθεσης
1. Ως ημερομηνία διαβίβασης της ηλεκτρονικής αίτησης μέσω διαδικτύου θεωρείται η ημερομηνία Χρονοσήμανσης που φέρει το αποδεικτικό παραλαβής των εγγράφων που εκδίδει ο ΟΒΙ, το οποίο συνοδεύεται από αντίγραφο της συμπληρωμένης ηλεκτρονικής αίτησης σε μορφή αρχείου που πληροί τις απαιτήσεις του Συστήματος.
2. Η ηλεκτρονική κατάθεση γίνεται δεκτή και θεωρείται κανονική εφόσον πληροί τους όρους των παραγράφων 2 και 6 του άρθρου 20 του π.δ. 259/1997, οπότε ο ΟΒΙ χορηγεί ημερομηνία κατάθεσης και αριθμό.
Άρθρο 17
Μορφή ηλεκτρονικών εγγράφων
1. Οι γραφικές αναπαραστάσεις ή οι φωτογραφίες των σχεδίων ή υποδειγμάτων που συνοδεύουν την
ηλεκτρονική κατάθεση, σύμφωνα με το άρθρο 21 του π.δ. 259/1997, μπορούν να διαβιβάζονται ηλεκτρονικά στον ΟΒΙ μόνον σε μορφή αρχείου που πληροί τις απαιτήσεις του Συστήματος.
2. Ως ανώτατο επιτρεπτό όριο όψεων ανά σχέδιο ή υπόδειγμα ορίζονται οι είκοσι (20) όψεις.
3. Τυχόν λοιπά δικαιολογητικά επισυνάπτονται στην ηλεκτρονική κατάθεση μόνο σε μορφή αρχείου που πληροί τις απαιτήσεις του Συστήματος.
4. Κατά τα λοιπά εφαρμόζονται αναλόγως οι διατάξεις της Υπουργικής απόφασης
15928/ΕΦΑ/1253/13.12.1987 και του π.δ. 259/1997.
5. Ο ΟΒΙ υποχρεούται να ενημερώνει τους συναλλασσόμενους, εγκαίρως και με κάθε πρόσφορο τρόπο, για τις απαιτήσεις του Συστήματός του, σε εφαρμογή των διατάξεων της παρούσας απόφασης.
Άρθρο 18
Έναρξη ισχύος
1. Η ισχύς της παρούσας Απόφασης αρχίζει τρείς (3) μήνες από τη δημοσίευσή της στην Εφημερίδα της
Κυβέρνησης.
2. Η απόφαση αυτή να δημοσιευθεί στην Εφημερίδα της Κυβέρνησης.

MINISTERIAL DECISION 12625/1/2014

“Electronic distribution of documents to and from the Industrial Property Organisation (OBI)

and electronic filing of industrial design or model registration”

THE MINISTER

OF DEVELOPMENT AND COMPETITIVENESS

Having regard to the following:
1. Articles 1 (2), 2 (13), 4 (2) and 7 (11) of L. 1733/1987, «Technology transfer, inventions, and technological innovation », as amended by Art. 18, of Law No 1733/1987 (GG 201, A’ of
20.11.1987)
2. provisions of PD 232/92 "Exit of the Industrial Property Organization from the Public Sector» [GG 120/Α/14.7.1992].
3. L. 3429/2005 «State Owned Organi- zations (SOE/DEKO)» [GG
314/Α/27.12.2005], as amended and in
force.
4. L. 3979/2011 «On Electronic Gov- ernment and other provisions» [GG
138/Α/16.06.2011].
5. provisions of article 79 in L. 4144 /
2013 "Tackling delinquency in the sector of Social Security and the labor market and other provisions of the Ministry of Labor, Social Security and Welfare» [GG 88/Α/18.04.2013],.
6. provisions of article 41 on "National time" in L. 4155/2013 "National Electron- ic Public Procurement System and other provisions» [GG 120/Α/29.05.2013].
7. Presidential Decree 259/1997 "Im- plementing Provisions of the Hague Agreement Concerning the International Deposit of Industrial Designs and Mod- els as ratified by Law 2417/1996 and provisions regarding the national protec- tion title» [GG 185/Α/19.09.1997).
8. Presidential Decree No. 150/2001 "Adaptation to Directive 99/93/EC of the European Parliament and of the Council on a Community framework for electron- ic signatures» [GG 125/Α/ 25.06.2001].
9. Presidential Decree No 63/2005 "Codification of the legislation on Gov- ernment and Governmental Bodies» [GG 98/Α/22.04.2005].
10. provisions of PD 116/2014, Article
45 "Organization of the Ministry for De- velopment and Competitiveness» (GG
185/Α/3.9.2014)
11. Presidential Decree No. 85/2012 [GG 141/Α/21.06.2012] «Establishment and renaming of Ministries, transference and elimination of services».
12. Presidential Decree No.
118/2013 [GG 152/Α/25.06.2013] re- garding amendment of PD 85/2012 [GG
141/Α/21.06.2012] « Establishment and renaming of Ministries »
13. Presidential Decree no D
158/2014 [GG 240/Α/3.11.2014 «Ap- pointment of Ministers» and the Presi- dential Decree no 89/2014 (GG
134/Α/10.06.2014) « Appointment of

177

Ministers, Alternate Ministers and Depu- ty Ministers»
14. Decision no 54169/31-10-2014 [GG 2944/Β/3.11.2014] of the Prime Minister and the Minister for Develop- ment and Competitiveness for delegat- ing powers to the Deputy Minister of De- velopment and Competitiveness, Mr. Odysseas Konstantinopoulos
15. Decision no 54248/ 30.10.2014 [GG
676/ΥΟΔΔ/ 3.11.2014] of the Prime Min- ister and the Minister for Development and Competitiveness for appointing Mr Georgios Stergiou to the post of revoca- ble General Secretary of Industry
16. Ministerial Decision no
15928/EFA/1253/13.12.1987 [GG
778/Β/31.12.1987] «Filing of applica- tions for granting patents or utility model certificates with O.B.I. and keeping of record books».
17. Document No. 4579/ 09.05.2014 registered at the Deputy Minister's Of- fice submitting OBI's request for issu- ance of an MD on "Electronic distribu- tion of documents to and from the Indus- trial Property Organization (OBI) and electronic filing of industrial design or model registration" and the attached therein abstracts of the Board minutes no. 07 dated 04.10.2014
18. The set of actions of the Quality Pol- icy Directorate of the General Secretari- at for Industry before the date when the PD 116/2014 enters into force and the undertaking of OBI supervision by the Department for Business Innovation and New Technologies
19. The fact that the decision does not incur any expenses on the state budget.
WE DECIDE

CHAPTER ONE

GENERAL PROVISIONS

Article 1

Scope
This ministerial decision aims to estab- lish the conditions and technical re- quirements for the safe electronic distri- bution of documents to and from OBI using information and communication technologies (ICT) and implementing electronic filing of applications of indus- trial designs or models.

Article 2

Application field
1. This Ministerial Decision shall be ap- plied for all kinds of titles, certificates, certifications, copies and documents of correspondence or information issued by the OBI, under the current legislation in the framework of its powers.
2. This Ministerial Decision shall not apply to documents or certificates for inventions classified as temporarily or permanently confidential, pursuant to Law 4325/1963 (Α’ 156).

Article 3

Definitions
For the purposes of this Decision:
a. «ΟΒΙ» or «Organisation» is the Indus- trial Property Organization based in Athens (Article 1 law 1733/1987).
b. «ICT» are the Information and Com- munication Technologies.
c. «System», is the ICT system used by the Industrial Property Organisation.

178

d. «Advanced electronic signature», is the electronic signature, which meets the following conditions: a) is uniquely linked to the signatory, b) is capable of determining the identity of the signatory in a special and exclusive manner, c) is created using means that the signatory can maintain under his/her sole control and d) is connected to the data to which it relates in such a manner that it can identify any subsequent change of the data
e. «Signatory», is the natural or legal person who holds the signature creation device and acts either in his/her own name or in the name of another natural or legal person or entity
f. «Time stamp»: Sequence of charac- ters or figures that indicate safely the date and time when an act or action oc- curred and is issued by means of a time- stamping service provider
g. «Exact time»: The reference to data which determine the year, month, date, hour, minute and second. For OBI, in accordance with the provisions herein, the exact time is determined by the Na- tional Greek time, pursuant to Article 41 (1) of law 4155/2013 on National e- procurement system and other provi- sions (Α’ 120).

CHAPTER TWO MEANS OF ELECTRONIC COMMUNICATION WITH OBI

Article 4

Access to the website
The access to the website of the Organ- isation is free in case of information ac-
cessible to all interested parties, such as documents and other instructions or in case of OBI’s search engine results re- garding applications or industrial proper- ty titles, pursuant to the current legisla- tion.

Article 5

Electronic mail
The copies of published applications or titles, the provisions of technological in- formation, or the answers to questions regarding Organisation’s services may, upon request of the interested party, be sent via email. In this case the relevant request is to be sent to OBI via email by the concerned party at Organisation’s email address and it constitutes the ex- press consent of that party to use this specific e-mail address for reception of any OBI’s response.

Article 6

Proof of disclosure of documents
OBI shall, obligatorily, and for any elec- tronic transmission, issue proof of dis- patch of any document comprising of, at least, the document that was sent, iden- tification of the signatory as the sender on the part of the OBI, the details of the recipient's identity or the identity of his/her legal representative and the ex- act time of sending the document.

Article 7

Certified electronic communication
1. For any communication or transaction with the Organisation, which concerns the process of filing or granting industrial property titles or certificates, the regis-
tration process related to any ownership

179

changes, according to the current legis- lation, as well as any act or decision of the Organisation having legal conse- quences for the transacting party, it is required that the transacting natural or legal person or their legal representative provide proof of identity and authentica- tion.
2. The requirement of paragraph 1 above is met by means of using an ad- vanced electronic signature based on a qualified certificate and created by a se- cure device, pursuant to Presidential Decree 150/2001.

CHAPTER THREE ELECTRONIC TRANSACTION SERVICES

Article 8

Use of electronic transaction services with OBI
The realization of any transactions in the system is at the option of the transacting party and requires compliance with cur- rent system safety rules.

Article 9

Sign up for electronic transaction services
1. In order to use the OBI electronic transaction services the transacting par- ty shall be registered and his/her regis- tration shall be accompanied by the necessary supporting documents and legal evidence to confirm their identity. The registration request constitutes a declaration of intent by the operator to use the OBI’s electronic transaction ser-
vices.
2. Confirmation of the identity (authen- tication) of the transacting party is based on credentials held according to which the correctness of his/her identity is rec- ognized and confirmed
3. In order to use an advanced electron- ic signature the transacting party should hold a qualified certificate, which is gen- erated by a secure device, pursuant to Presidential Decree 150/2001.

Article 10

Personal mailbox
1. By subscribing to the services of OBI, a personal communication account is created between the transacting party and OBI and a personal mailbox is opened.
2. In this case any correspondence or communications of the Organization to the transacting parties are made using the mailbox.
3. The mailbox provides automatic doc- ument sending confirmation with the OBI marked as the sender.
4. The mailbox holder and whoever is legally authorized by him/her have ac- cess to electronic documents in the mailbox.

Article 11

Disclosure of documents through the mailbox
1. It is assumed that the party transact- ing with OBI accesses the content of the disclosed document through the mailbox granted by OBI at the exact time of au- tomatic confirmation of dispatch as stat- ed on the document by using the secure Time-Stamp.

180

2. All OBI mailboxes have an automatic document sending alarm system to the holder by use of an icon and an audible signal.

Article 12

Electronic signature certificates
1. For the issuance of electronic signa- ture certificates to employees of OBI or to parties transacting with OBI, Regula- tion No. 248/71 on Electronic Signature Certification Service (B 603) dated May
16, 2002 by the National Telecommuni- cations and Post Commission (EETT) applies, as in force.
2. OBI informs the contracting parties on the electronic signature certificates of paragraph 1 above, which the central electronic system of the Organisation recognizes and accepts.
3. Qualified certificates shall be granted only to natural persons with legal capac- ity.
4. If a document or an act has to be signed by more persons, the procedure of certification of the electronic signature applies to each of them, sequentially.

Article 13

Validity of electronic documents and evidence value
1. All kinds of electronic documents drawn up by the OBI bear an advanced electronic signature authorized by the Director General of OBI, employee of the Organisation, based on a qualified certificate and created by a secure sig-
nature device.
2. Electronic documents shall obligatori- ly bear a secure timestamp.
3. The documents meeting the terms of the above paragraphs have the same legal and evidential value with docu- ments bearing a manual OBI signature and stamp.

Article 14

Electronic document copies
1. Electronic copies produced by the system are considered to be valid as exact copies if the original electronic or paper document is held by the Organi- sation and if after the process of regis- tration, digitization, reproduction and printing the resulting document is identi- cal to the electronic copy and the copy bears an advanced electronic signature by an authorized OBI officer of and safe Time Stamp.
2. If printed material contained in regis- ters or industrial property titles' records held by OBI is digitized in accordance with the applicable law, certification of the identity of the original with the exact electronic copy is accompanied by a certificate of integrity and authenticity of the copy.
3. Destruction of any original paper documents after production of digitized equivalent copy is not permitted without observance of the process described in PD 162/1979 "On liquidation of the files of the Public Services" (A'42), as valid today.

181

CHAPTER FOUR ELECTRONIC FILING OF APPLICATION FOR THE REGISTRATION OF INDUSTRIAL DESIGN OR MODEL

Article 15

Electronic application filing
1. An application for a design registra- tion with the OBI may be filed electroni- cally via the Internet.
2. Electronic design or model submis- sion means transmission over the Inter- net to the OBI of a request to register a design or model with the details of Arti- cle 20 (2) of PD 259/1997.
3. Electronic filing may be accompanied by the documents of Article 20 (3) of PD
259/1997 attached therein.
4. In order to proceed to online applica- tion for design registration it is required that the transacting party is registered in the corresponding application on the website of the Organization, pursuant to Article 9 herein.

Article 16

Filing date
1. The date of transmission of the elec- tronic application online is the timestamp on the receipt of the docu- ments issued by the OBI, which is ac- companied by a copy of the completed online application file complying to the system requirements.
2. Electronic filing is considered normal and acceptable if it satisfies the condi-
tions of paragraphs 2 and 6 of Article 20
of Presidential Decree No. 259/1997, in which case OBI gives a filing date and number.

Article 17

Format of electronic documents
1. The graphic illustrations or photo- graphs of the designs or models that accompany any electronic filing in ac- cordance with Article 21 of Presidential Decree No. 259/1997 may be transmit- ted electronically to OBI only in a file in the format set in the system require- ments.
2. The maximum permissible limit of layouts per design is set to twenty (20).
3. Any other supporting documents are attached to the electronic filing only in the file format that meets the system re- quirements.
4. For any other matter, the provisions of Ministerial Decision 15928 /EFA/
1253/13.12.1987 and PD 259/1997 ap-
ply accordingly.
5. OBI is obliged to inform the transact- ing parties, in a timely manner and in every possible way, about the require- ments of the System, pursuant to the provisions of this Decision.

Article 18

Commencement of force
1. This Decision shall come into force three (3) months after its publication in the Government Gazette.
2. This decision shall be published in the Government Gazette.

182