如何保护商业秘密?
只要具有商业价值的信息保持秘密,受到合理保密措施的保护,商业秘密就可以持续下去。至于什么被视作“合理”措施,则根据信息、其价值和其他情况而有所不同。
一些措施实例包括:
- 将信息标注为机密;
- 通过物理和技术设限,限制获取信息的途径;
- 与员工、供应商和合作伙伴订立保密协议,禁止接收方未经授权使用或披露保密信息;
- 定期审查哪些员工“需要知道”商业秘密信息;
- 营造将保密作为优先事项的员工文化。
实施商业秘密战略的实际步骤
员工往往在无意的情况下,可能成为公司商业秘密损失的最大源头。从一开始就明确这一点可以降低风险。
雇佣合同应明确规定员工的义务,包括未经明确授权不得泄露保密信息的义务。对员工进行培训,使其了解公司认为哪些信息是保密的,以及保守秘密的步骤。
在雇用新员工时,公司可以使用入职核对清单,要求新员工确认自己遵守了对前雇主的保密义务。这有助于公司减少非法获取前雇主持有的商业秘密的风险。
员工离职是保护公司商业秘密的重要时刻。要求离职员工归还公司的机密信息和资料。确保终止员工对公司机密信息的访问,如电子邮件、账户等。
一种最佳做法是与每一位离职员工进行离职面谈。在面谈中,提醒员工对公司的持续义务,并要求其以书面形式确认。
虽然有些法律限制使用限制劳动力流动和阻止其使用在前一份工作中所学技能的竞业限制协议,但是通常即使在员工离职后,至少在一段时间内,也有责任继续为雇主的秘密保密。
与潜在的合作伙伴(包括客户和供应商)签订不披露协议。在合作关系开始时签订一个简单的协议即可。确保在与第三方的任何协议中重新审视这些义务,并根据需要进行更新。
采用行为和道德准则来禁止非法和不道德的做法,从而降低风险。例如,指导员工和业务合作伙伴在订购竞争对手的产品或使用竞争对手的服务时,不要使用虚假身份访问网站上的受限资料、参加行业会议上有准入限制的会议。
专家提示—— 许多公司在离职员工的工作即将结束时对其电子资源进行审查。如果你选择这一途径,要注意当地的隐私法。
执行
商业秘密保护其所有者,避免他人未经授权地获取、披露或使用机密信息。证明某人非法使用了你的商业秘密可能具有挑战,而且在某些情况下,如果在法庭审理过程中没有充分保护你的商业秘密不被公开,则其价值就会减少或丧失。执法程序以及你需要提供的证明可能因国家而异。
准备好迅速采取行动,并准备好文件以证明你拥有商业秘密。如果你怀疑有人窃取或未经你允许而使用你的商业秘密,请迅速采取行动。你也许能够通过初步措施制止使用以限制损失。
请记住,商业秘密只保护其所有者,避免他人以违背诚实商业做法的方式未经授权使用机密信息。如果他人获得同样的信息是通过独立开发或反向工程,或由于所有者没有采取合理的保密措施而泄露机密信息,或该秘密在相关的行业圈子里已众所周知,则不会受到保护。
专家提示——商业秘密所有者受保护的行为的确切范围因国家和与另一方签订的合同而异。
专家提示——通过高质量的商业秘密保护计划进行自助,可能是最好的预防措施。确保保密性在你与员工以及第三方所做的任何工作中都处于优先和中心位置。