Очное участие

Доступ в помещения ВОИС

• Вход на территорию ВОИС будет осуществляться через Центр доступа ВОИС, расположенный по адресу Chemin des Colombettes, 34 (северная сторона здания AB ВОИС).
• Порядок въезда на автомобиле см. в разделе «Автостоянка».
• Право доступа на территорию ВОИС и нахождения на ней будет предоставлено только обладателям пропусков. Пропуска делегатов будут проверяться при входе, и, поскольку наличие пропусков во время проведения Ассамблей будет строго контролироваться, их следует носить так, чтобы они были постоянно видны.
• Все помещения ВОИС открыты для доступа лиц с ограниченными возможностями передвижения. Лица с нарушениями зрения могут передвигаться в комплексе зданий с собакой-поводырем. Конференц-зал ВОИС доступен для лиц, пользующихся инвалидным креслом, и оборудован индукционной системой для слабослышащих. С любыми вопросами и просьбами об оказании содействия просьба обращаться в Группу конференционного обслуживания по электронной почте.
• Просьба ко всем лицам, находящимся в помещениях ВОИС, соблюдать действующие меры по охране здоровья.

Пропуска участников

• Делегаты, работающие в постоянных представительствах в Женеве, у которых уже есть действительные пропуска ООН с фотографией, могут пользоваться этими пропусками вместе с пропусками участников Ассамблей.
• Другие делегаты, помимо делегатов из Женевы, получат пропуска участников Ассамблей с фотографиями. Фотографии в формате JPEG (размер: 2 х 2 дюйма
  [51 х 51 мм], квадратный оцифрованный снимок с разрешением не менее 600 х 600 пикселей или отсканированный снимок с разрешением 300 пикселей на дюйм) следует направить по электронной почте. Лицо на фотографии должно располагаться строго анфас, без поворотов головы; фон фотографии – белый или почти белый. Допускаются фотографии, сделанные с помощью смартфонов. Для ускорения процедуры получения пропусков, особенно утром в день открытия заседания, следует при отправлении фотографий указывать также фамилии и/или номера подтверждения регистрации ранее зарегистрированных участников.
• Пропуска участников Ассамблей будут выдаваться заблаговременно по следующему графику:
• в понедельник, 3 июля 2023 года, с 13:30 до 18:30
• во вторник, 4 июля 2023 года, с 13:30 до 18:30
• в среду, 5 июля 2023 года, с 13:30 до 18:30
  • Связаться с Группой конференционного обслуживания

Дистанционное участие

• Делегаты, участвующие в работе Ассамблей дистанционно, могут следить за ходом заседаний в режиме онлайн в прямой трансляции через систему веб-кастинга или через онлайновую платформу дистанционного участия («онлайн-платформа»).
• Руководство для гибридных заседаний

Страница, посвященная заочным и гибридным заседаниям ВОИС

• Делегатам, которые пожелают выступить дистанционно, должны будут сделать это через онлайн-платформу. С каждым делегатом, зарегистрировавшимся для дистанционного участия, свяжутся для решения конкретных технических вопросов. Настоятельно рекомендуется ознакомиться с принципом работы платформы заблаговременно.
• Для делегатов, которые не планируют выступать, проще всего следить за ходом заседаний с помощью системы веб-кастинга, поскольку к ней просто подключиться и она не требует предварительной аутентификации, обучения или проверки стабильности связи. Веб-кастинг доступен на всех языках ООН.

Регистрация делегатов и проверка полномочий

• Как указано в приглашении, разосланном государствам-членам и наблюдателям, аккредитованным при ВОИС, циркулярным письмом C. N 4126 от 16 декабря 2022 года, всем делегатам, в том числе находящимся в Женеве на постоянной основе, предлагается пройти онлайн-регистрацию до 22 июня 2023 года.
• Всем делегатам, независимо от того, планируют ли они участвовать в заседаниях очно или в дистанционном режиме через онлайн-платформу, необходимо заполнить регистрационную анкету в режиме онлайн. Как обычно, делегатам, которые планируют следить за заседаниями с помощью веб-трансляции, регистрироваться не обязательно.
• Для заполнения регистрационной анкеты в режиме онлайн необходимо представить документ, подтверждающий полномочия. Таким документом служит вербальная нота, официальное письмо или иной документ компетентного органа государства-члена или организации-наблюдателя, аккредитованной при ВОИС, который должен быть датирован и скреплен подписью/печатью и в котором должно быть указано, что делегат уполномочен участвовать в работе Ассамблей от имени государства-члена или организации-наблюдателя.
• Защищенный код для онлайн-регистрации, указанный в циркулярном письме C. N 4126 от 16 декабря 2022 года, можно получить только в порядке исключения по адресу assemblies.registration@wipo.int.
• После завершения онлайн-регистрации все делегаты получают по электронной почте номер, подтверждающий их регистрацию для участия в Ассамблеях. Впоследствии все регистрации проверяются Секретариатом, который при необходимости может связаться непосредственно с зарегистрированным участником (например, при возникновении вопросов в отношении документа, подтверждающего полномочия).
• Все вопросы или замечания относительно процедуры регистрации в режиме онлайн следует направлять по адресу assemblies.registration@wipo.int.
• Для регистрации представителей организаций в целях участия в настоящей серии заседаний соответствующие организации должны иметь статус наблюдателя при ВОИС. Информация о порядке получения статуса наблюдателя, адресованная организациям, размещена на веб-сайте ВОИС.

Оплата расходов делегатов по линии PCT и Мадридской системы

Заявления на оплату расходов

• Вся информация, касающаяся делегатов, расходы которых подлежат оплате, приводится в циркулярных письмах M 1522 и C. PCT 1651 и приложениях I и II к ним от 6 марта 2023 года. Поскольку лишь один делегат от каждого члена каждого союза (РСТ и/или Мадридский союз) может рассчитывать на оплату расходов, государствам-членам предлагается направить нам один бланк с информацией о назначении делегата для каждого союза не позднее 17:00 6 июня 2023 года.

Путевые расходы и суточные

• Делегаты, расходы которых подлежат оплате, могут лично подойти на финансовую стойку и запросить оплату суточных путем банковского перевода или получить платежное поручение. Финансовая стойка будет расположена в вестибюле здания АВ ВОИС в непосредственной близости от Конференц-зала ВОИС (КЗВ) и будет открыта с 8:00 до 16:30 в четверг, 6 июля 2023 года, и с 8:00 до 16:30 в пятницу, 7 июля 2023 года. В дальнейшем по данному вопросу следует обращаться к следующим сотрудникам ВОИС:
  Ms. SylviaMoita (тел.: +41 22 338 9730), Ms. Eve Duperthuy (тел.: +41 22 338 9747) или
  Ms. Elvira Roka (тел.: +41 22 338 7245).

Незапланированный преждевременный отъезд

• В случае незапланированного преждевременного отъезда делегат, расходы которого подлежат оплате, должен незамедлительно сообщить об этом Секретариат ВОИС по электронной почте или телефону (тел.: +41 22 338 7237). После этого будет определен удобный для делегата порядок возмещения до его отъезда любых переплаченных суточных, что позволит избежать дополнительной административной работы, связанной с банковским переводом возмещаемой суммы после возвращения делегата на родину.
• Если билеты были приобретены/забронированы ВОИС через бюро путешествий ВОИС (CarlsonWagonlit Travel (CWT)), то в случае преждевременного отъезда или возникновения других обстоятельств такие билеты могут подлежать обмену. Любая разница в тарифе оплачивается пассажиром путем указания номера личной кредитной карты. Соответствующим пассажирам предлагается позвонить в CWT по телефону +41 22 338 7800 или написать сообщение. Соответствующие лица могут также обратиться в Группу организации поездок и служебных командировок по адресу tms@wipo.int и по телефону +41 22 338 9050 и Группу по обслуживанию Ассамблей ( Martha Dorthe) по телефону +41 22 338 7237) для получения дополнительной помощи.

Проведение заседаний и порядок работы

Продолжительность заседаний: с 10:00 до 13:00 и с 15:00 до 18:00.

Делегаты государств-членов и представители аккредитованных организаций-наблюдателей могут участвовать в работе Ассамблей очно или дистанционно.

Общие заявления

Делегациям, желающим выступить по пункту 5 повестки дня «Общие заявления», рекомендуется направить свои запросы заблаговременно в Группу по обслуживанию Ассамблей. Список выступающих будет составляться в порядке поступления запросов с учетом даты направления запроса, полученного Секретариатом.

Напоминаем, что в упомянутых запросах о предоставлении слова следует указать, будет ли устное заявление группы/делегации сделано:

• делегатом, присутствующим в зале;
• в прямой трансляции через онлайн-платформу или
• в виде предварительно записанного заявления (направляется заранее).

На общие заявления и предварительно записанные заявления распространяются следующие правила.

• Продолжительность устных общих заявлений не должна превышать трех минут (приблизительно 390-480 слов в темпе, позволяющем обеспечить точность устного перевода) в случае министров, выступающих от имени государств-членов, и координаторов групп, выступающих от имени членов групп; двух минут (приблизительно 260–320 слов) в случае отдельных государств-членов и одной минуты (приблизительно 130–160 слов) в случае наблюдателей. Соблюдение регламента будет строго контролироваться, и в помощь делегатам будет работать индикаторная система.
• Для обеспечения эффективности работы делегатам, желающим взять слово, предлагается свести к минимуму протокольные любезности и сразу переходить к существу заявления. Кроме того, поскольку заявления групп отражают позицию всех членов группы, отдельным делегатам нет необходимости ссылаться на них или вновь излагать позицию, ранее изложенную координатором группы.
• Если за установленное время заявление не может быть произнесено в темпе, позволяющем обеспечить точный устный перевод, его следует устно резюмировать, а полный вариант представить в письменном виде в Группу по обслуживанию Ассамблей. В целях экономии времени делегации могут также пожелать передать полный текст своего общего заявления в письменном виде и не просить слова.
• Все общие заявления, представленные в Секретариат в письменном виде или в формате предварительно записанного видео, будут также размещены на специальной странице веб-сайта ВОИС. Все заявления, включая те, которые не были озвучены в виде устных выступлений, будут полностью отражены в отчете.
• Предварительно записанные заявления следует направлять в широкоэкранном формате (16:9, а не в вертикальном варианте «селфи») в виде файлов формата MOV или MP4 с разрешением не менее 720p, а в оптимальном варианте – 1080p. Выступающий должен находиться перед камерой и говорить в объектив. Уровень звукового сигнала должен быть строго в диапазоне -6 — 0 дБ. Записанные файлы могут быть переданы в Группу по обслуживанию Ассамблей и Группу аудио- и видеоподдержки через сервис Wetransfer.com вместе с письменным экземпляром заявления на оригинальном языке ООН, а также на английском языке (при наличии) до 30 июня 2023 года. Технические вопросы, связанные с предварительно записанными заявлениями, можно направлять в Группу аудио- и видеоподдержки.

Отчет о заседании

Для упрощения процесса подготовки отчета о заседании, максимально полно и точно отражающего все выступления, просьба к делегациям передавать письменные варианты подготовленных заявлений в электронном виде в максимально короткий срок после выступления (желательно в тот же день) и не позднее 14 июля 2023 года в Группу по обслуживанию Ассамблей.

Устный перевод

В ходе пленарных заседаний будет осуществляться синхронный перевод на английский, арабский, испанский, китайский, русский и французский языки и с этих языков, а также с португальского языка на эти шесть языков.

Подготовленные в письменном виде тексты устных заявлений (даже в виде проекта) следует направить в порядке помощи синхронным переводчикам до выступления с тем, чтобы они могли адекватно передать суть заявления делегата. Это требование особенно актуально в случае пространных заявлений и заявлений, зачитываемых или произносимых дистанционно через онлайн-платформу ВОИС. Все материалы, используемые в порядке поддержки устного перевода, будут храниться с соблюдением конфиденциальности и сверяться с фактическим содержанием выступления делегата.

Качество звука

В целях обеспечения более высокого качества звука делегатам, выступающим дистанционно, настоятельно рекомендуется пользоваться проводными наушниками со встроенным микрофоном.

Заявления

Письменный текст озвученных заявлений, который может быть размещен на веб-сайте ВОИС после выступления, просьба направлять в Группу по обслуживанию Ассамблей (с указанием “ Check Against Delivery”– «В ходе выступления возможны изменения»).

Бронирование помещений

• Для бронирования залов заседаний координаторам групп необходимо обратиться в Группу конференционного обслуживания; информация о распределении залов будет доведена до их сведения заранее.
• Координаторам групп предлагается заблаговременно информировать Группу конференционного обслуживания о предполагаемом графике заседаний своих групп.
• Заявки на услуги устного перевода следует направлять в возможно более короткий срок и не позднее 10:30 в случае заседаний, проводимых во второй половине дня, и 16:00 в случае заседаний, проводимых в первой половине следующего дня. Информация о подтвержденных заседаниях групп будет фигурировать на электронных табло ВОИС, расположенных за пределами залов заседаний.

Двусторонние встречи

• Число залов ВОИС для проведения двусторонних встреч, к сожалению, невелико, поэтому мы можем организовать только двусторонние встречи в очном формате (без возможности гибридного формата/дистанционного участия). Заявки на бронирование залов ВОИС следует направлять в Группу конференционного обслуживания. Распределение помещений начнется 8 июля 2023 года. В интересах всех делегаций и в свете ограниченного числа доступных помещений сквозное бронирование конкретного зала в течение продолжительного периода времени не представляется возможным.
• Для срочного бронирования помещений можно также обращаться к сотрудникам, обслуживающим залы заседаний.

Документация

Информация об Ассамблеях и документы доступны в интернете.

В порядке вклада в дело охраны окружающей среды документы Ассамблей размещаются на веб-сайте ВОИС и доступны для скачивания. Все документы опубликованы на английском, арабском, испанском, китайском, русском и французском языках в доступном формате с учетом потребностей делегатов с ограниченными способностями воспринимать печатную информацию.

Распространение документации в залах заседаний производиться не будет. Просьба к делегатам приносить заранее распечатанные копии и/или пользоваться портативными компьютерами/другими устройствами.

Список участников

• Предварительный список участников будет распространен в первый день работы Ассамблей. В нем будут указаны те делегаты, которые зарегистрировались в режиме онлайн до 17:00 в пятницу, 23 июня 2023 года.
• Участники, зарегистрировавшиеся онлайн после этого срока, будут указаны в окончательном списке, который будет обнародован по окончании Ассамблей.

Уголок делегата

На полях Ассамблей силами ВОИС и делегаций будут организованы разнообразные встречи и параллельные мероприятия. Информация о них будет размещена на веб-сайте ВОИС.

СМИ

Журналистам, заинтересованным в информационном освещении Ассамблей, но не имеющим аккредитации при ООН, предлагается подать заявку на аккредитацию при ВОИС. Все журналисты, ходатайствующие об аккредитации, должны подтвердить, что они представляют добросовестное средство массовой информации согласно стандартам, установленным Организацией Объединенных Наций, они также должны отправить электронную заявку на аккредитацию на официальном бланке своего СМИ на имя сотрудников пресс-службы ВОИС не позднее 23 июня 2023 года.

Сотрудники пресс-службы ВОИС готовы оказать помощь по любым вопросам представителей СМИ на протяжении всей сессии Ассамблей (publicinf.mail@wipo.int; тел.: +41 22 338 8161 и +41 22 338 7224). Делегации, желающие распространить свои заявления для печати, могут передать их сотрудникам пресс-службы ВОИС или специалистам по конференционному обслуживанию ВОИС, присутствующим в зале пленарных заседаний.

Автостоянка

• На автостоянку ВОИС по адресу Chemindes Colombettes, 34, могут заезжать заранее аккредитованные автомобили постоянных представительств при наличии пропуска на территорию ВОИС в виде магнитной карточки.
• Делегаты могут пользоваться выделенной зоной D автостоянки, обозначенной желтым цветом (этажи −2 и −3), в порядке живой очереди.
• Неаккредитованные автомобили можно оставлять на городской автостоянке Parkingdes Nations, расположенной в непосредственной близости от комплекса зданий ВОИС.

Важная информация:   оставлять автомобили перед Центром доступа ВОИС строго запрещено .

Кафетерий, буфет и столовые

• Ежедневно во время утренних и дневных заседаний в фойе Конференц-зала ВОИС будет сервироваться стол с бесплатным чаем и кофе для делегатов.
• На 13-м этаже и первом подземном этаже (этаж −1) здания AB ВОИС установлены торговые автоматы.
• Во всем комплексе зданий ВОИС, залах и коридорах установлены кулеры.
• Кафетерий ВОИС, расположенный в Новом здании (здание NB), будет постоянно открыт с 8:00 до 17:00; предусмотрена возможность завтрака (с 8:00) и обеда (с 12:00 до 14:30), делегатам предлагается широкий выбор блюд, включая вегетарианские блюда, салаты и блюда на вынос.
• Для лиц с ограниченной возможностью передвижения справа от входа в кафетерий расположены сервировочные подносы на колесиках.

Веб-сайт и веб-кастинг

Общедоступная трансляция заседаний будет вестись через систему веб-кастинга на английском, арабском, испанском, китайском, русском и французском языках. После завершения Ассамблей запись трансляции будет доступна в качестве видео по запросу (VOD).

Беспроводной интернет (Wi-Fi)

Доступно бесплатное беспроводное подключение к интернету. Делегаты могут получить код доступа на стойке регистрации ВОИС. Все посадочные места в зале пленарных заседаний оборудованы электрическими розетками.

Телефон

Во время заседаний мобильные телефоны должны быть переведены в беззвучный режим.

Разное

Убедительная просьба к делегатам не приносить багаж в здания ВОИС и самостоятельно следить за сохранностью личных вещей. По всем вопросам относительно потерянных и найденных вещей следует обращаться в Центр доступа ВОИС (тел. +41 22 338 9338 или +41 22 338 7219, круглосуточно).

Контактный центр ВОИС

Сотрудники Контактного центра ВОИС готовы оказать помощь делегатам в вопросах общего характера и могут помочь в организации прямых контактов с сотрудниками ВОИС, предоставив соответствующую контактную информацию по требованию.

• Тел.: +41 22 338 9111 (с 9:00 до 18:00, понедельник – пятница)
• Электронная почта: contact.center@wipo.int

Центр знаний ВОИС (ЦЗВ)

Фонд ЦВЗ, расположенного в Новом здании (здание NB), включает монографии и периодические издания в печатном и электронном виде по всем аспектам интеллектуальной собственности. Перечень доступных наименований можно посмотреть в хранилище данных.

• Часы работы: с понедельника по пятницу с 8:00 до 18:00
• Тел.: +41 22 338 8573
• Электронная почта: library.wkc@wipo.int

Фотограф ВОИС

Как и в прошлые годы, на заседаниях Ассамблей будет присутствовать официальный фотограф ВОИС, он будет фотографировать делегатов и размещать сделанные снимки на веб-сайте Flickr ВОИС на условиях лицензии Creative Commons CC BY-NC-ND 3.0 IGO. Делегаты могут сообщить фотографу, что не желают, чтобы их фотографировали во время Ассамблей. Удалить фотографии с веб-сайта Flickr также можно, отправив электронное письмо по адресу photos@wipo.int.

Страхование

В период работы Ассамблей на всех делегатов будет распространяться система страхования ВОИС от несчастных случаев и для получения неотложной медицинской помощи в случае болезни.

Медицинские услуги

Медицинская служба ВОИС

• Часы работы: с понедельника по пятницу с 8:30 до 18:00.
• Тел.: +41 22 338 8000
• Цокольный этаж здания GBI (направо по коридору от вестибюля здания AB ВОИС, миновав стойку регистрации Центра доступа)

Если необходима неотложная медицинская помощь в штаб-квартире ВОИС вне рабочего времени Медицинского пункта ВОИС, просьба звонить с мобильного телефона по номеру 022 338 9999 (круглосуточно).

Информационная стойка для делегатов

Содействие делегатам, участвующим в конференциях в международных организациях в Женеве, оказывает служба CAGI. В период работы Ассамблей представители CAGI будут находиться на информационной стойке для делегатов (DID) в ВОИС и смогут рассказать об инфраструктуре для проведения встреч, городе Женева и услугах CAGI.

Контактная информация

Регистрация:

• Тел.: +41 22 338 9862
• Электронная почта: assemblies.registration@wipo.int
• Тел.: +41 22 338 7242
• Электронная почта: meetings@wipo.int

Оплата расходов делегатов по линии PCT/Мадридской системы:

• Тел.: +41 22 338 7237
• Электронная почта: assemblies.financing@wipo.int

Документация:

• Тел.: +41 22 338 9593
• Тел.: +41 22 338 9862
• Электронная почта: assemblies@wipo.int

Бронирование помещений и залов заседаний:

• Электронная почта: meetings@wipo.int

Интернет и вопросы ИТ:

• Тел.: +41 22 338 8574
• Электронная почта: helpdesk@wipo.int

Прочие вопросы:

• Тел.: +41 22 338 9862
• Тел.: +41 22 338 8718

Электронная почта: assemblies@wipo.int