Assemblées des États membres de l’OMPI: Soixante-quatrième série de réunions

Participation sur place

Accès à l’OMPI

• Pour les piétons, l’entrée sur le site de l’OMPI se fait par le Centre d’accès de l’OMPI au 34 chemin des Colombettes (côté nord du bâtiment AB de l’OMPI).
• Pour l’accès en véhicule, veuillez vous reporter à la section “stationnement”.
• L’accès au site de l’OMPI et la présence des délégués sur place seront limités aux détenteurs d’un badge. Les délégués devront présenter leur badge aux points d’entrée et, étant donné que l’accès est strictement contrôlé durant les assemblées, ils devront le porter en permanence de manière visible.
• Tous les locaux de l’OMPI sont accessibles aux personnes à mobilité réduite. Les personnes ayant une déficience visuelle peuvent être accompagnées de leur chien guide.  La salle de conférence de l’OMPI est accessible aux personnes en fauteuil roulant et est équipée d’un système audio à boucle d’induction.  Les demandes d’informations ou d’assistance peuvent être adressées par courrier électronique à l’ équipe chargée des réunions.
• Dans les locaux de l’OMPI, veuillez suivre les mesures de santé et de sécurité en vigueur .

Badges de conférence

• Les délégués des missions permanentes établies à Genève possédant déjà un badge des Nations Unies valable (avec photographie) peuvent l’utiliser, accompagné du badge pour les assemblées.
• Les autres délégués se verront attribuer un badge des assemblées portant leur photographie. Nous saurions gré à ces derniers de nous faire parvenir des photographies en format JPEG (taille : 2 x 2 pouces [51 x 51 mm], photographie numérique carrée d’au moins 600 xٔ 600 pixels ou photographie numérisée d’une résolution de 300 pixels par pouce).  La photographie doit montrer l’intégralité du visage de face sur fond blanc ou blanc cassé.  Les photographies prises avec un smartphone peuvent être acceptées.  Il serait souhaitable de faire parvenir à l’avance les photographies des participants avec leur nom ou le numéro de confirmation de l’enregistrement, afin d’accélérer le retrait des badges sur place, en particulier le matin de l’ouverture de la réunion.
• Les badges de conférence peuvent être retirés avant le début des assemblées :
• lundi 3 juillet 2023, de 13 h 30 à 18 h 30
• mardi 4 juillet 2023, de 13 h 30 à 18 h 30
• mercredi 5 juillet 2023, de 13 h 30 à 18 h 30.
  • Envoyer un message à l’équipe chargée des réunions

Participation à distance

• Les délégués participant à distance pourront suivre la retransmission des délibérations des assemblées en ligne et en direct, soit grâce à la retransmission en direct sur le Web, soit par l’intermédiaire de la plateforme de participation à distance en ligne (“plateforme en ligne”).
  
  
• Guide d’utilisation à l’intention des participants aux réunions hybrides

Réunions virtuelles et hybrides de l’OMPI

• Les délégués qui souhaitent prendre la parole à distance doivent se connecter par l’intermédiaire de la plateforme en ligne. Les délégués enregistrés participant à distance seront contactés individuellement au sujet des modalités techniques.  Il est vivement recommandé de se familiariser avec la plateforme au préalable.
• Pour les délégués n’ayant pas l’intention de prendre la parole, la retransmission sur le Web est le moyen le plus simple de suivre les délibérations, car elle est facile d’accès et ne nécessite ni authentification, ni formation, ni test de connectivité avant la réunion. La retransmission sur le Web sera disponible dans toutes les langues de l’ONU.

Enregistrement des délégués et accréditation

• Comme indiqué dans la circulaire d’invitation C. N 4126 envoyée le 16 décembre 2022 aux États membres et aux organisations ayant le statut d’observateur accréditées auprès de l’OMPI, les délégués sont priés de  s’enregistrer en ligne  d’ici au 22 juin 2023, y compris ceux en poste à Genève.
• Les délégués doivent remplir le formulaire d’enregistrement en ligne, qu’ils participent sur place ou à distance par l’intermédiaire de la plateforme en ligne. Comme à l’accoutumée, les délégués qui prévoient de suivre les débats par l’intermédiaire de la diffusion sur le Web uniquement ne sont pas tenus de s’enregistrer.
• La procédure d’enregistrement au moyen du formulaire en ligne sera achevée lorsque les participants auront présenté leur lettre de créance. La lettre de créance doit être une note verbale, une lettre officielle ou un document officiel daté et signé ou revêtu d’un timbre, émanant d’une autorité compétente d’un État membre ou d’une organisation ayant le statut d’observateur accréditée auprès de l’OMPI, désignant le délégué qui participera aux assemblées au nom de cet État membre ou de cette organisation ayant le statut d’observateur.
• Le code de sécurité pour l’enregistrement en ligne, figurant dans la circulaire C. N 4126 envoyée le 16 décembre 2022, ne peut être obtenu que dans des cas exceptionnels à l’adresse assemblies.registration@wipo.int.
• Une fois enregistré en ligne, chaque délégué reçoit par voie électronique un numéro d’enregistrement confirmant l’enregistrement pour les assemblées. Tous les enregistrements sont ensuite vérifiés par le Secrétariat, qui peut contacter individuellement un participant enregistré si nécessaire (en cas de questions relatives à la lettre de créance, par exemple).
• Les questions ou observations concernant l’enregistrement en ligne peuvent être envoyées par courrier électronique à l’adresse assemblies.registration@wipo.int .
• Les organisations doivent bénéficier du statut d’observateur à l’OMPI avant que les personnes qui les représentent puissent s’enregistrer. Les procédures applicables aux organisations souhaitant demander le statut d’observateur sont disponibles sur le site Web de l’OMPI.

Prise en charge des frais de participation des délégués de l’Union du PCT et de l’Union de Madrid

Demande de prise en charge

• Les circulaires C. M 1522 et C. PCT 1651, ainsi que les annexes I et II, envoyées le 6 mars 2023 contiennent toutes les informations utiles aux délégués dont les frais sont pris en charge. Les frais étant pris en charge pour un seul délégué de chaque État membre de chaque union (PCT ou Madrid), les membres sont invités à ne renvoyer qu’un seul formulaire de désignation pour chaque union, et ce au plus tard le 6 juin 2023 à 17 heures.

Frais de voyage et indemnité journalière de subsistance

• Les délégués dont les frais sont pris en charge peuvent se présenter au comptoir des finances et demander que leur indemnité journalière de subsistance leur soit versée par virement bancaire ou retirer un ordre de paiement. Le comptoir des finances sera situé dans le hall d’entrée du bâtiment AB de l’OMPI, près de la salle de conférence de l’OMPI, et sera ouvert le jeudi 6 juillet 2023, de 8 heures à 16 h 30, et le vendredi 7 juillet 2023, de 8 heures à 16 h 30.  Après ces dates, les délégués devront s’adresser aux membres du personnel de l’OMPI ci‑après : Mme Sylvia Moita (tél. : +41 22 338 9730), Mme Eve Duperthuy (tél. : +41 22 338 9747) ou Mme Elvira Roka (tél. : +41 22 338 7245).

Départ anticipé imprévu

• En cas de départ anticipé imprévu, tout délégué dont les frais sont pris en charge est tenu d’en informer immédiatement le Secrétariat de l’OMPI, par courrier électronique ou par téléphone (tél. : +41 22 338 7237). Les dispositions nécessaires seront prises à la convenance du délégué pour que toute indemnité journalière de subsistance payée en trop puisse être remboursée avant le départ, afin d’éviter la charge administrative qu’entraîne un remboursement par virement bancaire depuis le pays de domicile.
• En cas de départ anticipé ou pour d’autres raisons, les billets peuvent être modifiés s’ils ont été achetés ou émis par l’OMPI, par l’intermédiaire de son agence de voyages, Carlson Wagonlit Travel (CWT). Toute différence de montant est supportée par le délégué qui doit fournir le numéro de sa carte bancaire personnelle.  Les délégués sont invités à appeler le +41 22 338 7800 ou à envoyer un courrier électronique à CWT.  Ils peuvent également contacter la Section des voyages et de l’administration des missions à l’adresse suivante : tms@wipo.int, +41 22 338 9050 et l’équipe chargée des assemblées (Mme Martha Dorthe, tél. : +41 22 338 7237) pour obtenir une assistance.

Déroulement des sessions et méthode de travail

Horaire des sessions : de 10 heures à 13 heures et de 15 heures à 18 heures.

Les délégués et les représentants d’organisations ayant le statut d’observateur accréditées peuvent participer aux assemblées sur place ou à distance.

Déclarations générales

Les délégations souhaitant prendre la parole au titre du point 5 de l’ordre du jour “Déclarations générales” sont invitées à envoyer leurs demandes à l’avance à l’équipe chargée des assemblées.  La liste des orateurs sera établie selon le principe du “premier arrivé, premier servi”, selon la date de présentation des demandes reçues par le Secrétariat.

Il est rappelé que les demandes d’intervention doivent préciser si la déclaration orale d’un groupe ou d’une délégation sera prononcée :

• par un délégué sur place,
• en direct par l’intermédiaire de la plateforme en ligne, ou
• sous la forme d’une déclaration préenregistrée (envoyée à l’avance).

Les règles applicables aux déclarations générales et aux déclarations préenregistrées sont les suivantes.

• Les déclarations générales orales doivent être prononcées en trois minutes (environ 390 à 480 mots lus à une vitesse permettant une interprétation précise) si elles sont présentées par les ministres au nom de leurs États membres ou par les coordonnateurs de groupe au nom de leurs membres, en deux minutes (environ 260 à 320 mots) si elles sont présentées par les différents États membres, et en une minute (environ 130 à 160 mots) si elles sont présentées par des observateurs. La limite de temps sera strictement appliquée et un système d’affichage sera mis en place afin d’aider les délégués à la respecter.
• Dans un souci d’efficacité, les délégués qui souhaitent prendre la parole sont priés de limiter autant que possible les formules de courtoisie de manière à communiquer rapidement les éléments de fond de leur déclaration. En outre, dans la mesure où les déclarations de groupe reflètent la position de tous les membres, nous encourageons chaque État membre à ne pas y faire référence et à ne pas répéter des positions déjà présentées par les coordonnateurs de groupe.
• Si une déclaration ne peut pas être prononcée dans le temps imparti à un débit permettant d’assurer l’exactitude de l’interprétation, il convient de la résumer verbalement et de soumettre la version complète par écrit à l’équipe chargée des assemblées. Dans un souci de gestion du temps, les délégations qui le souhaitent peuvent également présenter l’intégralité de leur déclaration générale par écrit sans prendre la parole.
• Toutes les déclarations générales soumises au Secrétariat par écrit ou sous la forme d’une vidéo préenregistrée seront également publiées sur une page dédiée du site Web de l’OMPI. Toutes les déclarations, y compris celles qui n’auront pas été présentées oralement, seront intégralement reproduites dans le rapport.
• Pour ce faire, les délégués doivent enregistrer une vidéo en format panoramique (16/9 et non en format vertical de type “autoportrait”) ayant une définition d’au moins 720 p, voire 1080 p si possible, et l’envoyer dans un fichier MOV ou MP4. L’orateur doit faire face à l’objectif lorsqu’il prononce sa déclaration.  Le niveau sonore doit être compris entre ‑6 dB et 0 dB.  Les fichiers enregistrés peuvent être envoyés à l’équipe chargée des assemblées et au Groupe d’appui audiovisuel par Wetransfer.com, accompagnés d’une copie de la déclaration rédigée dans l’une des langues officielles de l’ONU et, le cas échéant, en anglais au plus tard le 30 juin 2023.  Les questions techniques concernant les déclarations préenregistrées peuvent être envoyées par courrier électronique au Groupe d’appui audiovisuel.

Rapport de la réunion

Pour faciliter la rédaction du rapport de la réunion, afin que celui‑ci contienne un compte rendu le plus complet et précis possible de toutes les interventions, les délégations sont priées de soumettre une version écrite des déclarations qu’elles ont établies par voie électronique, dès que possible après les avoir prononcées (de préférence le jour même), au plus tard le 14 juillet 2023, à l’équipe chargée des assemblées.

Interprétation

Pendant les réunions plénières, l’interprétation simultanée sera assurée en français, anglais, arabe, chinois, espagnol et russe et à partir du portugais dans les six autres langues.

Le texte des déclarations orales (même sous forme provisoire) devrait être mis à la disposition des interprètes avant qu’elles soient prononcées afin d’aider ces derniers à transmettre fidèlement le message des délégués.  Ce point est particulièrement important pour les longues déclarations, ainsi que pour les interventions lues ou faites à distance par l’intermédiaire de la plateforme en ligne de l’OMPI.  Les documents destinés à l’interprétation seront traités comme confidentiels, conservés et vérifiés à l’audition.

Qualité sonore

Les délégués sont vivement encouragés à utiliser un casque filaire avec microphone intégré afin de garantir la qualité sonore des interventions lues ou réalisées à distance.

Déclarations

Veuillez transmettre les textes de déclarations orales pouvant être publiés sur le site Web de l’OMPI après avoir été prononcés à l’équipe chargée des assemblées (avec la mention “Sous réserve de modifications”).

Réservation de salles

• Les coordonnateurs de groupe doivent adresser leur demande de réservation de salles par courrier électronique à l’ équipe chargée des réunions et seront informés au préalable des affectations de salles.
• Les coordonnateurs de groupe sont invités à communiquer par avance à l’ équipe chargée des réunions le calendrier prévu des réunions de leur groupe.
• Les besoins en matière d’interprétation doivent être communiqués aussitôt que possible et au plus tard à 10 h 30 pour les réunions de l’après‑midi et à 16 heures pour celles du lendemain matin. Les réunions de groupe confirmées seront annoncées sur les tableaux d’affichage électroniques de l’OMPI situés à l’extérieur des salles de réunion et de conférence.

Réunions bilatérales

• Le nombre de salles disponibles à l’OMPI pour les réunions bilatérales étant malheureusement très limité, seules des réunions bilatérales en présentiel peuvent être organisées (aucune réunion hybride ou à distance). Les demandes de réservation de salles à l’OMPI doivent être adressées à l’équipe chargée des réunions.  L’attribution des salles commencera le 8 juin 2023.  Dans l’intérêt de l’ensemble des délégations et en raison du nombre limité de salles disponibles, aucune salle ne pourra être réservée pour des périodes prolongées.
• Il est également possible de s’adresser aux responsables des salles de conférence pour les réservations de dernière minute.

Documents

Toutes les informations et la documentation relatives aux assemblées sont disponibles en ligne.

Afin de contribuer à la protection de l’environnement, les documents des assemblées sont publiés sur le site Web de l’OMPI pour téléchargement.  Tous les documents sont disponibles en français, anglais, arabe, chinois, espagnol et russe, en format accessible pour les délégués ayant des difficultés de lecture des textes imprimés.  Il n’y aura pas de distribution de documents dans les salles de réunion.  Les délégués sont priés de se rendre aux réunions avec leurs propres exemplaires des documents ou d’utiliser des ordinateurs ou autres appareils portables.

Liste des participants

• Une liste provisoire des participants sera mise en ligne le premier jour des assemblées. Elle sera établie à partir des enregistrements en ligne reçus jusqu’au vendredi 23 juin 2023 à 17 heures.
• Les enregistrements en ligne soumis après la date limite seront inclus dans la liste finale des participants, diffusée après les assemblées.

Informations à l’intention des délégués

Plusieurs événements et activités seront organisés par l’OMPI ou par des délégations en marge des assemblées.  Des informations sur ces manifestations seront publiées sur le site Web.

Médias

Les journalistes qui souhaitent couvrir les assemblées et qui ne sont pas accrédités auprès des Nations Unies sont invités à présenter une demande d’accréditation à l’OMPI.  Tous les journalistes qui demandent une accréditation doivent prouver qu’ils représentent un organisme de presse de bonne foi conformément aux critères définis par l’Organisation des Nations Unies et envoyer leur demande d’accréditation par courrier électronique aux attachés de presse de l’OMPI, sur un document à en‑tête de leur organisme de presse, au plus tard le 23 juin 2023.

Pendant toute la durée des assemblées, les attachés de presse de l’OMPI seront disponibles pour répondre à toute demande dans ce domaine (publicinf.mail@wipo.int; tél. : +41 22 338 8161 et +41 22 338 7224).  Les délégations souhaitant distribuer leurs déclarations à la presse peuvent les remettre aux attachés de presse de l’OMPI ou au personnel de la Section des conférences de l’OMPI présent dans la salle de conférence plénière.

Parking

• Le parking de l’OMPI situé au 34 chemin des Colombettes est accessible aux véhicules des missions permanentes bénéficiant d’une autorisation préalable et possédant un badge électronique d’accès de l’OMPI.
• Les délégués peuvent garer leur véhicule sur les aires de stationnement leur étant réservées selon le principe du premier arrivé, premier servi (parking D, places marquées en jaune aux niveaux ‑2 et ‑3).
• Les véhicules ne bénéficiant d’aucune autorisation préalable peuvent être garés au parking public situé Place des Nations, à proximité de l’OMPI.

Important : il est strictement interdit de stationner devant le Centre d’accès de l’OMPI et en dehors des places de stationnement.

Cafétéria, bars à café et restaurants

• Du thé et du café seront mis gratuitement à la disposition des délégués pendant les séances de la matinée et de l’après‑midi dans le hall de la salle de conférence de l’OMPI.
• Des machines fonctionnant avec des pièces sont situées au 13^eétage et au niveau ‑1 du bâtiment AB de l’OMPI.
• Des fontaines à eau sont mises à disposition à différents endroits des bâtiments, salles et couloirs de l’OMPI.
• La cafétéria de l’OMPI, située dans le nouveau bâtiment (bâtiment NB), sera ouverte en continu de 8 heures à 17 heures; le petit‑déjeuner sera proposé à partir de 8 heures et le déjeuner de 12 heures à 14 h 30, avec un large choix de repas, de plats végétariens, de salades et de plats à emporter.
• Pour les personnes à mobilité réduite, des plateaux de service sur roulettes sont à disposition à droite de l’entrée de la cafétéria.

Site Web et diffusion sur le Web

Les séances seront diffusées sur le Web en français, anglais, arabe, chinois, espagnol et russe.  À la fin des assemblées, les enregistrements pourront être visionnés à la demande.

Internet sans fil (Wi‑Fi)

Une connexion Internet sans fil gratuite sera disponible.  Le code d’accès sera communiqué aux délégués au comptoir d’enregistrement de l’OMPI.  Les tables de la salle de conférence plénière sont équipées de prises électriques.

Téléphone

Les téléphones portables doivent être mis en mode “silencieux” pendant les réunions.

Divers

Il n’est pas recommandé aux délégués d’apporter leurs bagages à l’OMPI; en outre, les délégués sont invités à surveiller leurs effets personnels en permanence.  Toute question concernant les objets trouvés doit être adressée au Centre d’accès de l’OMPI (tél. : +41 22 338 9338 ou +41 22 338 7219 – disponible 24 heures sur 24, sept jours sur sept).

Centre de contact de l’OMPI

Le Centre de contact de l’OMPI est à la disposition des délégués pour répondre à leurs questions d’ordre général et peut faciliter la mise en relation avec les membres du personnel de l’OMPI en fournissant leurs coordonnées sur demande.

• Tél. : +41 22 338 9111 (du lundi au vendredi, de 9 heures à 18 heures)
• Adresse électronique : contact.center@wipo.int

Le Centre de connaissances de l’OMPI

Le Centre de connaissances de l’OMPI, situé au premier étage du nouveau bâtiment (NB), compte de nombreux ouvrages et revues aux formats papier et électronique et couvre tous les domaines de la propriété intellectuelle.  Un répertoire des connaissances regroupe les titres disponibles dans la collection.

• Heures d’ouverture : du lundi au vendredi de 8 heures à 18 heures.
• Tél. : +41 22 338 8573
• Adresse électronique : library.wkc@wipo.int

Photographe de l’OMPI

Comme les années précédentes, le photographe officiel de l’OMPI sera présent au cours des assemblées pour prendre des photographies des délégués.  Ces photographies seront par la suite accessibles sur le site Flickr de l’OMPI sous une licence Creative Commons (CC BY‑NC‑ND 3.0 IGO).  Les délégués qui ne souhaitent pas être photographiés peuvent l’indiquer au photographe durant les assemblées.  Les photographies peuvent également être retirées du site Flickr sur demande en envoyant un courrier électronique à l’adresse photos@wipo.int.

Assurance

Pendant la durée des assemblées, tous les délégués seront couverts par une assurance de l’OMPI qui prend en charge les accidents et les soins médicaux urgents faisant suite à une maladie.

Installations médicales

• Unité médicale de l’OMPI
• Horaires d’ouverture : du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 18 heures.
• Tél. : +41 22 338 8000
• Lieu : au rez‑de‑chaussée du bâtiment GBI (à droite du hall d’entrée du bâtiment AB de l’OMPI, après le comptoir d’enregistrement du Centre d’accès).

Pour toute assistance d’urgence requise au siège de l’OMPI en dehors des heures d’ouverture de l’Unité médicale, veuillez composer le 022 338 9999 depuis un téléphone portable (disponible 24 heures sur 24, sept jours sur sept).

Comptoir d’information des délégués

Le CAGI aide les délégués participant aux conférences organisées par les organisations internationales à Genève.  Des représentants du CAGI seront disponibles à l’OMPI pendant les assemblées, au comptoir d’information des délégués (DID), pour fournir des informations sur les salles de réunion, la ville de Genève et les services du CAGI.

Coordonnées

Enregistrement :

• Tél. : +41 22 338 9862
• Adresse électronique : assemblies.registration@wipo.int
• Tél. : +41 22 338 7242
• Adresse électronique : meetings@wipo.int

  Prise en charge des frais de participation des délégués de l’Union du PCT et de l’Union de Madrid :

• Tél. : +41 22 338 7237
• Adresse électronique : assemblies.financing@wipo.int

Documentation :

• Tél. : +41 22 338 9593
• Tél. : +41 22 338 9862
• Adresse électronique : assemblies@wipo.int

Locaux et réservation de salles :

• Adresse électronique : meetings@wipo.int

Questions relatives à l’Internet et à l’informatique :

• Tél. : +41 22 338 8574
• Adresse électronique : helpdesk@wipo.int

Autres questions :

• Tél. : +41 22 338 9862
• Tél. : +41 22 338 8718
• Adresse électronique : assemblies@wipo.int